- 2021年第 222 篇文章 -
从金秋到暖春，都是应届生们选择工作的关键时期。在此期间，应届生会挑选心仪的岗位投递简历、参加面试、开始实习，如果表现优异就会获得留用机会，开启正式的职场生涯。为了帮助同学们更好地应对就业，我们的“星瀚技术派”栏目将在之后的几个月中推出「校招季」。已经分享的内容包括：简历制作技巧、高效使用Word、制作PPT，后续还会介绍诉讼、非诉、常法业务，帮助大家了解合同审核、法律调研、文书写作等技能……祝愿大家都能和喜欢的一切在一起。
“The devil is in the details细节决定成败”。
律师行业，每人每天都要经手大量邮件，养成良好的习惯会成为加分项。在此，我们和大家分享关于邮件形式与内容上的九项法则，以供读者参考，希望大家可以在邮件收发中展现出专业的职业形象！
一定记得写正文
对初入职场的年轻学子们而言，第一次任务交付通常就是通过邮件完成的，但是，不少同学可能会出现不写正文的问题。
尽管布置任务的律师知道大家的附件就是工作成果，但以规范的书信形式写一段正文，会更加符合商务礼仪，即便内容往往就是简单的：XX律师，您好/附件是…请您查收并指教/如有疑问可以随时联系我/祝顺利（顺颂商祺）。当然，若需要对交付的成果进行解释说明或有问题要再进一步确认的，也可以写在正文里。此外，就算是简单的转发，正文里也可以附上FYR / FYI 等字样。
正文突出重点
邮件的正文部分切忌长篇大论，开头最好结论先行，以终为始，以便阅读者快速掌握你要表达的内容和意思。
我们可以利用项目符号及编号的方式，确保内容清晰明确，使邮件看起来更富条理性。
此外，还可以适度利用粗体、下划线、斜体、大写等方式，突出重要内容，帮助客户醒目地看到。而在回答客户的问题时，可以将答案设置成和正文其他内容不同的颜色。但格式颜色也不宜太多，否则相当于没有体现重点。
利用主题传递有效信息
邮件的主题能让对方快速地了解邮件用意。因此主题要简短，不宜冗长。在尽可能短的文字中传递出有效信息，由此也能为客户节省时间。
同时，针对同一主题的内容，尽量不要频繁地新开邮件，而应在源话题下形成系列邮件，这样才能供收件人及时把握过往的沟通内容；而如果邮件的周期过长，后期邮件内容偏离原有主题，则可对主题进行一定的修订调整。
合理使用发送／抄送／密送功能
一封邮件中的发送、抄送、密送都涉及不同的对象。大家需要清楚地知道，收件人有义务受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应；被抄送的人仅需要知晓这封邮件，并无义务对邮件予以响应；而被密送的人更多情况下是“悄悄”收到邮件，收件人与抄送人对此都并不知晓。基于不同的需求，我们可以合理使用这三项功能。
此外，发送、抄送中的各收件人排序应遵循一定的规则。以给客户发送邮件为例，一般情况下，我们要遵循客户优先、高职级优先、核心成员优先的规则，以此体现职场礼仪。
根据不同客户调整细节
针对不同的客户群体，我们在邮件的撰写上往往需要一些不同的小习惯。
比如给外资客户写邮件时，主题及内容应尽量使用全英文，否则在对方的邮件系统上很容易显示为乱码；此外，字体、字号也是值得商榷的细节，中资客户倾向于宋体+Times New Roman 或者 楷体+ Calibri，而外资客户则更倾向于Arial 或者 Calibri；新型互联网公司喜欢小而美的精致字体，而传统国企则喜欢清晰、大气的字体……当然，这也并非一成不变，关键是我们要在邮件的往来中发现客户的使用倾向，并相对适应客户的邮件撰写习惯。
重视利冲检索
在收到客户涉及相对方的工作任务或咨询邮件时，要记得先做利益冲突检索，再开展具体工作，比如，涉及诉讼、仲裁事宜的，或者涉及投融资、并购的。
同样的，我们有些案子也会和外资所等其他外部伙伴合作，不能为了效率就直接把案件信息、客户资料等先发送过去，而是要请伙伴先进行利冲检索，确认不存在利冲之后方可正式对接。
关注保密义务
在邮件沟通过程中，一定要带上律所官方的签名档，因为签名档中通常都会有对保密义务的说明。此外，对于特别强调保密性的邮件，建议在邮件标题中就写上“保密信息”或“保密邮件”字样；包括在邮件正文中，也可以对保密加以强调。
用好结尾
结尾除常规的寒暄外，还可以将它充分利用起来，比如给对方一个时间节点，请对方在特定时间段内回复，这样可以把邮件的节奏掌握在自己手中。
发送之前我们需要整体检查一遍，格式是否完善，叙述是否流畅，有无遗漏附件，以及尽可能避免拼写错误和错别字。
附件亦要件
如果一封邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；在附件数量比较多的情况下，我们可以采用逐个编号的方式使内容更加清晰，邮件正文中亦应当有对附件的逐一说明，方便收件人进行后续操作。特殊情形下，将多份邮件储存在压缩包中发送也是一个不错的选择，还可以选择加密压缩。
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