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档案整理是律师工作中的重要环节，通过文档检索，律师能够随时还原特定事项的发生原因、处理细节、处理过程和处理结果，提升工作效率。而文档命名与档案管理，是实现上述目标的核心方法，也是律师防范职业风险的重要措施。
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文丨杨博
来源 | 同川晓律
我认为，律师的文档应能够随时还原特定事项的发生原因、处理细节、处理过程和处理结果。文档命名与档案管理便是我实现上述目标的核心方法，也是我防范职业风险的重要措施。
接下来，我将使用示例+流程的方式，介绍我是如何做律师工作文档命名与档案管理。本文的结构如下：
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制定规范
我与团队小伙伴一起制定了《档案管理基本流程》《文件命名规则》《本团队文件格式要求》(含法院文书、法律意见格式、尽调报告格式)等一系列规范，着实加强了团队文件质量的标准化建设，有效提高了文件共享率和利用率，同时避免了在逐级审核文件过程中，花费重复的时间在调整修改格式上。
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如何建立、命名电子文档
1. 基础工作：用户信息设置
对WPS和Word中的修订进行留痕，会更有助于向同事、客户反馈修改信息。而办公软件中，默认显示的修改人（或创建文档的作者）姓名，是这台电脑的用户账户名（默认为admin）。
方法1：大家可以到控制面板中进行修改，路径如下图：
方法2：可在“用户信息”中，将“姓名”一栏设置为“律所+本人姓名首字母”。
以WPS为例，用户信息的设置方式为：依次点击WPS文件左上角“文件”-“选项”-“用户信息”-“填写”-“确定”。我目前是这样设置的：
1. 团队内部文档命名规则
将同一文件的不同版本按照“时间顺序+版本顺序”依次排列，可更利于寻找。因此，我在新建Word、PDF、Excel、图片等电子文档时，通常以“【年月日+承办律师姓名首字母】+项目名称+文件类型命名+版本序号（版本序号即v1、v2、v3……）”命名。
若同一个版本的文件有修订稿、清洁稿，也可以在文件名末尾继续进行标注。例：【200429yb】广州xx股权投资项目之A轮投资协议v1。
2. 团队对外文档命名规则
对于发给团队外机构或人员的文件，我通常以“【年月日+律所简称首字母】+项目名称+文件类型命名+版次（如涉及）”进行命名。
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如何建立、管理工作档案
律师的文档，应当能够随时再现特定事项的细节与全貌。因此，我按照如下方式建立、管理自己的文档：
1. 电子档案
项目文件夹的建立：根据项目的类型，我会选择在常年、诉讼或非诉项目文档下新建“XX项目”文件夹，用来存放新项目全部文件。“XX项目”项目文件夹的命名体现委托时间、委托主体、项目所在地、项目交易模式等信息。
具体事项文件夹及文档的建立：按照一定的逻辑，例如时间顺序、项目流程顺序等建立项目具体事项文件夹。文件夹及其项下律师编辑文档的命名与客户的咨询事项、发送文件的基本内容保持一致。
如果客户发送的是电子文件，我会命名之后直接保存（即保留客户原始文件版本）。
对于纸质函件，我会扫描成清晰可辨的PDF文档，再命名归档保存。扫描时，我会根据实际需求调整扫描浓度、清晰度。
不同版本文档的保存：如团队多人对具体事项文件夹中的文档，均进行了编辑，我会在该事项所在文件夹下，保存每个人编辑的版本（包括但不限于清洁稿、修订稿），并对不同版本进行研究学习，以查缺补漏。
另外，为防止客户收到的Word版文件可能出现乱码等情况，我会将团队已经定稿的Word版文件保存为PDF版存档，然后一并发送客户查阅。如客户收到定稿文件后，还需要进一步的服务，我会再按照上述操作方法，对文档进行命名与建档。
项目法律服务的记录及项目总结：我会同步建立《法律服务工作清单》，对团队提供的法律服务过程、结果进行详细记录。该清单可供内部管控使用，也可以对外提供给客户。
另外，在项目办结后，我会对项目办理经验进行总结，并作为项目文档保存。
【注：关于《法律服务工作清单》的设计、记录和使用，项目办理经验总结，我将会在后续文章中进行分享】
电子文档的备份：我习惯在电脑中专门使用一个磁盘放置全部的工作文档，并在桌面建立特定单位工作文档的快捷方式。
为避免工作文档丢失，我会对自己的所有工作文档进行备份。备份方式一为用单独的硬盘（1T）专门备份，方式二为通过百度网盘、WPS网盘或Alpha等进行备份。
备份时，我会把已经办结的项目文档直接保存，对正在办理的项目，则根据项目文档更新的速度，不定期进行备份。
2. 纸质文档
我的纸质档案与电子档案同步建立（电子文档相较纸质文档多了过程稿），并按照电子档案的归档逻辑，对纸质档案进行整理。在建立纸质档案时，使用专门的档案袋/盒，在封面填写项目基本信息，并存放在特定的储存空间内。
纸质档案中主要收集的是：客户原始文件，以及律师定稿服务方案、投标文件、起诉状、尽调报告和发票复印件等。如涉及律师函的，除律师函原件外，出具律师函所依据的相关文件、邮寄单据、EMS回执和邮寄情况查询结果也要放在档案里。
服务期限届满后，我会把《法律服务工作清单》《月度/季度/年度汇报》等反映法律服务过程、结果的汇总文件一并放入档案中。
另外，根据项目类型，我会制作档案目录，并用“页码章”在文件右下角标注页码，用“校对章”、便利贴（注：可以自行刻字）在文档右上角对文件名称进行标注。上述“印章”可以在文具店或电商平台购买。
档案整理完毕后，我会将经团队合伙人审核后的纸质档案及相应的电子档案移交统一管理。
同时，把项目电子文档（仅客户提供的原件、最终的定稿文件及相关EMS邮寄单据、EMS回执和邮寄情况查询结果）通过U盘拷贝、网盘链接或电子邮件等形式发给客户，并将纸质档案按照标书规格/客户要求的方式装订后提供给客户。
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