万恶的合并单元格！
这句话想明白为什么了吗？因为合并单元格会影响排序、筛选、分类汇总、数据透视表、函数公式等等，影响这么强大的功能不能使用或者造成错误的结果，难道还不万恶吗？
其实，这都是日常工作中一些陋习造成的，因为这些细节造成了后面工作的失败。
在我们的工作中，每天都在使用Excel，你是不是自觉或不自觉的形成了自己的习惯呢？我相信，每个人在不同的时期，对Excel的理解和熟练程度不同，都会形成一些后来认为是不良的习惯，很可能就会折杀Excel的功能。下面说说几个常见的陋习，看看你有几次中枪。
（一）合并单元格
有人觉得这个很好用或合并居中好看，不但标题行使用，甚至了表格中部还要不停使用。开篇就说了它是万恶的，原因就不再多说了，能不使用的尽可能不要使用吧。千万记住，合并单元格是万恶的，最好离得远远的。
（二）多行头表
我们常见的下面这样的表头呢。如图：3-2-1
这样的多余表头，跟万恶的合并单元格一样，很多功能无法使用，应该去掉。如果你说我打印时需要，那就到页眉设置中去添加。
（三）表内表头和表内小计
我曾经见过有人做的工作表有很多表头和表内小计，问她原因，曰：打印时一张纸只能打印这么多，我不设置表头和表内小计，我打印的出来工资表只有第一张有表头，最后一张才有合计。
听到这样的解释，我也是醉了，典型的把Excel当word用了。
（四）表中随便敲一些空格键
中国人的名字有三个字的，也有两个字的，有些人为了所谓的美观习惯常常在两个字的名字中间敲空格键。可是常常敲的空格键个数又不一致。Excel可是分得很清楚，稍微有一点不同就认为两个不同的人。
（五）输入的时间是Excel不认可的格式
比如把2016年9月8日在Excel中输入为：2016.9.8。这样，软件只会当文本处理，无法认为是时间，自然也就无法参与计算了。
（六）数量和单位在同一单元格或数字和文字在同一单元格
比如：3-2-2
或
看看这样的表格，怎样计算？看看这样的表格我也是醉了！这还叫Excel吗？如果你这样做基础表，月末统计时你绝对会累成狗！
另外，财务方面最常见还有把开户行和账号也同时输入在同一单元格内，很不方便批量导入至网银等。
（七）斜线表头
斜线表头有一种“古典美”，有木有？因为喜欢或者看见人家印刷品上的表格有斜线表头，觉得很美，你就模仿，可是Excel一样是不认可的。
（八）表内留下空行或空列
有人为了所谓的方便或美观，在表内留下空行或空列，甚至有人做表是最上面空出几行、左边空出几列，简直是把Excel当成了“白纸”，以为可以在上面随便写写画画。
哎，不说了，说多都是气啊，自己去对照吧！
一句话，要想后面的成功，必须从源头控制，细节决定成败！
下面这些操作细节都是玩Excel的表哥表姐的长期经验总结，不是我的发明，但是我觉得很有用，特推荐给您。
1、所有“相同事件”都储存到同一个工作表中；
2、每个事件占工作表的一行；
3、工作表的第一行是标题行；
4、工作表的数据源中无合并单元格或空格，数据之间无空行或空列；
5、工作表中的字段名称不重复，字段名称应简单而具有良好的标识作用；
6、相同内容的记录要用相同类型格式记录，不能有些用文本格式，有些用数字格式；
7、数据的储存不混淆于数据的使用。工作表的数据库存储设置只需要将“事件”完整记录下来，而不需要“看起来像报表”。
8、采用计算机认同的数据格式，如日期格式应采用2016-09-08等，而不采用2016.09.08。
9、做到了以上各项原则，只要掌握了Excel的几个基本函数，就可以比较好的进行数据管理了；反之，即使有很高的水平，也管理不好数据。对数据库的字段设置，是最基础的水平。
10、对数据量大，操作步骤多，数据源复杂，特别是针对有重要数据的，在执行数据分析与处理后，应进行抽查或对结果进行检查，抽查为随机，但一般包括前、中、后及有特殊格式的数据条，对结果的检查应采取不同的方式进行（如对总计或总和进行检查），避免检查思路与操作思路一致。
11、对数据进行分析处理时应建立副本（不在同一工作薄）进行操作，不破坏原始数据。
12、对数据分析处理时在进行多个操作步骤后应保存，避免死机等意外情况后一切又从头再来。
13、懒人原则。要认同Excel一定会有好的方法供我们使用，尽量采用简单易行的操作方法（即便多几个步骤）达到目的，不推荐使用极其复杂的操作一步到位（学习时除外），因为EXCEL的宗旨即是减轻我们的工作量。
14、重要数据即时备份。
15、报表如仪表原则，报表在直观、易用和容易理解的基础上还应美观而赏心悦目。
我们工作中可能需要的基础数据表格是其他人发给我们的，或者是从一些软件或网站导出的，可能极为不规范，根本无法使用Excel强大功能。比如数据的来源不是手工输入，是从其他软件系统或网站导出，导出的数据可能并不规范，比如数字是文本格式、数字后有空格、不可见字符，这些数据就没法直接参与运算。原始数据一定要规范，否则，还要使用函数公式清洗不规范的数据，徒增中间环节，影响计算速度。
下面我们就讲讲一些常见的整理方法，这些整理也是“磨刀不费砍柴功”，整理规范后我们才能充分发挥Excel的功能。
（一）批量取消合并单元格
单个的合并单元格取消合并，我相信大家都会，那如何批量取消表格中的合并单元格呢？
其实很简单，先“Ctrl+A”选择表格的全部内容，然后点击“合并后居中”，整个表格内的合并单元格全部被取消合并了。与单个取消合并，是不是差不多呢？
有人说，我有几个必须保留合并，初次以外全部取消合并，又怎么办？这还不好办吗？全部取消后再次合并，或者用鼠标选中可以取消合并单元格的区域，然后点击“合并后居中”。
（二）空行或空列的清理
此处我们说的空行或空列是指在表格有数据的区域内整行或整列都是空白的。清理空行办法如下：
打开需要清理的表格，先用鼠标选中数据最多的列（一般选择列标题），然后点击“查找和选择”→选择“定位条件”→选择“空值”→点击“确定”。如图：3-3-1
点击定位条件的确定后就可以看到空行的单元格被选中，此时点击“删除”，然后选择“整行删除”即可。
对于空列的清理方法一致。
（三）不规范的时间清理
比如我们前面说的“2016.09.08”就是计算机无法识别的时间，必须整理为计算能识别的格式，具体办法就是使用“分列”。此处不具体讲，详细内容请参看本书第四章第二节相关内容。
（四）源数据中空格键、回车键及不可见字符的清理
空格键的批量删除可以使用“查找和替换”功能，在“查找内容”处敲一下空格键，“替换为”处什么都不输入，然后进行全部替换。
回车键（换行符）的批量删除可以使用手动批量删除，也可以使用函数公式批量删除。手动删除是使用“Ctrl+H”调出“查找与替换”，将光标定位到“查找内容”输入框中，按住键盘上的“Alt”键不放，用小键盘输入10，然后松开“Alt”键，点击“全部替换”。
不可见字符的清理：第一步：先复制粘贴到文本文档。首先打开一个“文本文档(.txt)”，其次对需要的清理的Excel工资表使用“Ctrl+A”→“Ctrl+C”，然后在“文本文档(.txt)”进行粘贴(“Ctrl+V”)。第二步：在将文本文档的内容全部选中复制粘贴到Excel的新工作表。这样，里面所有不可见的字符或设置都去掉了，但是空格键或回车键（换行符）还在，需要使用前面介绍的办法进行清除。
文章来源：内容节选自《不加班的秘密：高效能Excel财务达人养成记》
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