如何避免电子发票重复入账

电子发票已逐步普及，由于电子发票可以无限次打印，财务人员做账时常常会思考一个问题：这张票是否已经入过账？有些财务人员会采用建立发票台账的方式来解决这个问题，其实有更简便的方法来避免电子发票重复入账。

只需登录电子税务局，点击“税务数字账户”→“发票入账标识”，输入发票号码，如果发票已入账，并且在入账后已更改“入账状态”为“已入账（企业所得税税前扣除）”，便不能再次用于报销。

如果企业之前没有启用这个功能，有大量已入账发票未更改“入账状态”，可以“清单导入”，导入成功后，会显示已成功入账数据条数和入账失败数据条数。如果有入账失败的数据，可以“下载疑似异常入账失败明细”查看失败原因，这样就可以剔除重复入账的发票和入账错误的发票。需要特别注意开票方恶意红冲导致入账失败的情况。

在没有“税务数字账户”的“发票入账标识”功能前，通常只有已抵扣认证的专用发票才不能随意红冲，需要受票方开具“红字信息表”，开票方才能进行红冲。

有了“发票入账标识”功能后，受票方在收到发票入账后应及时更改发票“入账状态”为“已入账（企业所得税税前扣除）”，这样即便是普票，开票方再要红冲发票也需要受票方确认后才能红冲，这样就可以避免开票方恶意红冲发票的情况。

“税务数字账户”功能强大，所有通过发票系统开具和收取的发票都可以查询，因此对发票入账归档有了新的标准。简单来说，只保留XML文件，不打印纸质发票。

但是开具的“数电纸质发票”依旧要打印入账。数电纸质发票的密码区不同于之前的纸质发票，收到发票时可以在发票查验平台进行查验，不要随意判定为“假发票”。

财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准（试行版）的通知财会便函〔2023〕18号《电子凭证会计数据标准——全面数字化的电子发票（试行版）》指南

接收方取得数电票报销入账归档的，应按照《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号，以下称《通知》）和《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）的相关规定执行。

第一，接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。

第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。

随着金税四期系统上线，部分地区已试行“确认式申报”。“确认式申报”是在金税四期系统下，依托税收大数据和智能算税规则，结合纳税人缴费人标签特征，针对业务要素特征简单的纳税人提供增值税及附加、消费税及附加、企业所得税、文化事业建设费共7个税费种的一次性确认申报。由系统自动提取数据、自动计算税额、自动生成要素化表单，经纳税人确认，实现多税费“一次确认”“一次提交”的简易确认式申报功能。

以前需要财务人员手动填写的企业所得税报表，也可以自动生成计算税款了。若纳税人仍想采用传统表单填报的方式申报模式，在申报模式页面首行，有“我要填表”的显著字样，纳税人点击“我要填表”，即可进入到传统表单填报的方式申报模式。

虽然“确认式申报”简化了企业算税、报税流程，但是不能简单理解为“还需要财务干嘛”。相反，企业应该加快推进“精细化记账”，避免不及时开票延迟缴纳税款和不及时取得发票多缴税款的情况。企业提供业务票据要与企业实际业务逻辑匹配，收入与成本、费用应匹配。比如服装生产企业购入大量布料，但是生产销售的服装却寥寥无几。比如企业未开展物流业务，没有购车和租车发票，却取得大量油费、过路费发票入账抵税。

以上是我关于全面数字化的电子发票想说的内容，大家有什么想补充的，欢迎留言。