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查找与引用函数的普及和其中的一个函数有关。谈到函数公式,绝大多数的Excel小伙伴都会感到头疼,觉得很专业,也不愿意花时间深入学习。但有一个函数例外,这个函数难度中等但普及率相当高,可以说几乎所有接触过函数公式小伙伴都知道这个函数,很多人了解运用函数公式就是从这个函数开始的。
这个函数就是人见人爱的函数领域中的大众情人——VLOOKUP。
为什么说VLOOKUP函数是函数领域的大众情人?原因在于这个函数的确非常管用,尤其在处置大量数据的查找时效率可谓惊人。下面以一个实例来认识一下这个神秘的函数。
一个典型的单条件查找示例
某公司月底结账时需要编制进销存报表,进销存报表中D列“本期销售”需要从H列“销售汇总” 中取数,匹配的原则为A列“货号”与G列“货号”相符。
问题分析:这是一个非常典型的查找问题,D列需要填列的数据在H列已有,仅需要根据A列与G列货号匹配后返回。在函数应用没有普及的时候,很多人的做法是一个个手工查找,然后把找到的数值,录入电脑。这种做法现在早已成为笑谈。
解决方案:在D2单元格录入一个函数公式然后向下复制。
=VLOOKUP(A2,$G$1:$H$15,2,0)
公式解析:由上述公式可见VLOOKUP函数有4 个参数,VLOOKUP函数的语法结构如下:
VLOOKUP(要查找的值,查找的区域,查找区域中返回的列,查找模式)
这个函数的含义就是在查找区域中的第1列查找,如有找到则返回该值在查找区域中对应列的值,4 个参数的含义如下:
估计很多初学者看了上面这个表格后仍很难理解透彻,刚接触函数时一下子要理解这么多概念的确不容易。
我们可以先跳过难以理解的理论部分内容,从D2单元格返回的值来看一下函数公式的运算原理。遇到问题时再回过来看对于函数参数的解释。
以D2 单元格中的公式为例,就是在查找区域$G$1:$H$15 的第1列中查找A2单元格的值“E091”, 结果在G6 单元格中查到了结果,这时候返回查找区域$G$1:$H$15对应行(第6 行)第2列的值。
备注:第4参数在保留第3个参数和第4个参数之间的“,”,后面省略内容和使用0值或者False是等价的,以下两个公式也能返回类似的结果。
=VLOOKUP(A2,$G$1:$H$15,2,)
=VLOOKUP(A2,$G$1:$H$15,2,FALSE)
职场点睛:演示的示例中只有10多行,实际工作中的数据源可能有成百上千行,一样只要用一个 公式向下复制就能解决问题。学会这个函数后在实际工作中遇到类似问题可以大幅度提高工作效率。
大众情人往往并不完美,实际生活中如此,函数领域中亦如此。VLOOKUP 函数在大数据量查找中具有优势,但也有其局限性。使用VLOOKUP函数最常见的困惑有如下几种:
A 查找值必须位于查找区域的第一列;
B 仅能处理单条件查找的问题;
C 只能返回满足查找条件的第一个值;
D 不能用一个公式返回所有满足条件的查找值。
我们没有必要为难VLOOKUP函数,退一步海阔天空,思路开阔一些,运用其他函数也能轻松搞定 查找问题。正如一个人的能力是有极限的,一个函数的能力也是有限的,运用函数组合能够解决更多的问题。
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