快速搞定重复数据合并汇总

 

　　近日，单位一同事拿来了一个内容繁多的Excel表格文件 “x1.xls”，记录数据有数千条，说要将表中的数据以“mc”为关键字进行合并汇总，即将“mc”列中重复的数据进行合并汇总，但他在Excel中试了多种方法都没有成功。
　　实际上，将此类数据放到数据库中，一条命令就能解决问题。使用何种数据库呢？笔者想到，大部分默认情况下安装的Office 2003/2007的电脑都应该安装了Access，使用它解决这个问题就很简单。
　　第一步：导入数据。右击“x1.xls”文件，在出现的快捷菜单中选择“打开方式Microsoft Access for Windows”，此时可能会出现“Microsoft Access项目中不支持ADP文件”的提示，没关系，点“确定”按钮关闭此提示窗口。
　　接着就会出现“链接数据表向导”窗口，点击“下一步”按钮，在“链接数据表向导”的第二个窗口中选中“第一行包含列标题（I）”选项（图1），然后点击“下一步”按钮，在下一个窗口中点击“完成”按钮，这样数据就导好了。

图1

　　第二步：建立查询。在如图1所示的数据库窗口中，选取左侧“对象”中的“查询”选项。在右侧窗口中双击“使用向导创建查询”选项，在出现的“简单查询向导”窗口中（图2），将“可用字段”中的字段选择到右边的“选定的字段”中（“>>”全选，“>”单选）。

图2

　　接着点击“下一步”按钮，在“简单查询向导”的下一个窗口中选中“汇总”，并点击“汇总选项”按钮，在“汇总选项”窗口中将需要汇总的字段的“总计”选项选中（图3），点击“确定”按钮。

图3

　　点击“下一步”按钮，在出现的下一个窗口中点“完成”按钮，这时我们可以看到，在接下来出现的“选择查询”窗口中数据已经按要求汇总好了。
　　第三步：导入计算结果回Excel表。点击“编辑选择所有记录”，然后点“复制”快捷图标，再将复制的记录“粘贴”到Excel表中，保存即可。