疫情之下，远程办公是应急之策还是长久之计？

撰文：李硕

 

年关已过，对于所有人来说，2020年的开端似乎不太友好。2019年12月中旬，湖北省武汉市发现新型冠状病毒肺炎病例，那时，大多数人都没有想到，这场疾病会牵动着全中国乃至全世界的心跳。伴随着疫情的蔓延，五十多日来，从国家卫健委、医务工作者、军队到社会各界慈善人士、物流运输人员甚至是口罩工厂的一名生产工人，都前赴后继地投入了这场“没有硝烟的战争”中。

 

为了有效减少人员聚集、阻断疫情传播，2020年1月26日，国务院办公厅发布了《国务院办公厅关于延长2020年春节假期的通知》（以下简称“《通知》”）。《通知》表明，延长2020年春节假期至2月2日（农历正月初九，星期日），2月3日（星期一）起正常上班。在此基础上，各省市也根据自己地区的情况对于假期时间再次做出调整，截至2020年2月3日，中国大陆已有24个省市将上班时间延长至2月10日。

 

此外，为了确保员工们的身体健康和生命安全，许多企业在疫情之下，采取了让员工在家办公的方式，希望尽可能的将公司损失降到最低。而在各行业中，采取在家办公措施的企业占比最多的毋庸置疑是IT/通信/电子/互联网企业。据智联招聘近期发布的《2020年春节企业复工情况调研报告》显示，疫情期间，要求员工在家办公的互联网企业在整体行业中占比32.1%。

 

图片来源：智联招聘《2020年春节企业复工情况调研报告》

字节跳动：2月3日在家办公，2月9日之前留在当前所在地，2月10日至13日再返回工作地，然后再在工作地自己家里隔离14天后，确认没事，大概在2月25日至27日回公司上班；

腾讯：2月3日~7日在家办公，2月10日（正月十七）回公司上班；

阿里：2月3日~7日在家办公，2月10日（正月十七）回公司上班；

滴滴：2月3日~ 7日在家办公；

360：在家办公到2月10号；

新浪：2月3号~2月7号在家办公，2月10号正常上班；

同程艺龙：2月3号~2月7号在家办公，2月10号正常上班；

小米：外地员工返回工作城市后，需在家中隔离观察满14天远程办公。其余2月3号正常上班。

随着各个“大厂”先后提出“员工在家办公”的要求，一时间，弹性工作、移动办公、远程办公、协同办公等名词纷纷出现。2020年2月3日，在春节假期后开工的第一天，“远程办公”的话题也登上了微博热搜，成为人们热议的话题。

 

图片来源：新浪微博

 

远程办公的优势

所谓远程办公，是指企业借助带调制解调器的计算机、电话或移动电话、传真机、语音信箱、因特网、电子邮件和音频视频会议软件等工具，在传统办公地点范围之外进行协同工作的新型办公方式。简单的来说，就是让员工分散在不同地点实现办公，让雇员享有选择灵活的工作时间和地点的权利。

 

在支持者眼中，远程办公为员工和企业带来的好处数不胜数。2017年，据美国《全球职场分析》（Global Workplace Analytics）披露，某些上班时间或全部上班时间选择远程办公形式，对绝大多数全职员工都具有吸引力，因为这样可以减少通勤所需的时间和费用，而且能够较好地平衡工作与家庭之间的矛盾。

 

因此，从员工层面来说，他们不仅可以获得时间和空间的自由，还可以避免受到来自办公室的压力，在轻松舒适的工作环境下，员工的工作效率自然会提高。

 

而对于企业来说，施行员工远程办公机制，不仅满足了当今职场很多员工和求职者的需求，而且还能节省一大笔公司开销。不仅如此，远程办公还能有效的支持企业的业务国际化需求，身处不同时区的远程工作者甚至还能确保企业24小时运转。

 

作为远程办公普及率领先的国家，波兰早在十几年前就在本国企业中推行了远程办公机制。在波兰，采用远程办公的不仅有IT界的专业人士，还涉及金融、保险、电子商务等其他领域的从业人员。由于受地区房租差异约束，波兰的从业人员跳槽成本高，职场流动性小，而远程办公恰好有效地弥补了这一不足，使从业人员可以在不更换居住地点的情况下轻松更换工作，大大降低了跳槽成本。

 

另一方面，对于中小企业主来说，选用远程办公模式雇佣员工，既可减少办公室租赁费用，也可免去电费、暖气费等日常维护费用，因为每天总有一定百分比的工作人员会不在公司里。

 

此外，波兰政府对远程办公也给予了大力支持，出台了一系列措施鼓励远程办公的发展：修改劳动法，保护远程办公人员工作合同关系；颁布新条例，规定新成立的公司要保证一定的远程办公应用率；规范合法远程办公定义，加强远程办公监督，打击非正当远程办公。

 

抛开以上层面，远程办公能够有效缓解员工因通勤而造成的交通拥堵和通勤工具燃料的使用，这很有可能对环境保护带来巨大帮助。据美国一项研究表明，美国有三千三百万员工有条件在家办公，如果这一情况得以实现，美国可以减少24%—48%的波斯湾石油进口，每年减少温室气体高达6,700万吨，并且每年节约75亿加仑的汽油，而这些远程工作者也可以省去1,540亿英里的驾驶和250亿美元的燃料费。更重要的是，他们的研究表明，没有了上下班的通勤，这些远程工作者相当于多享受了每年5周的休息时间。

 

办公平台做出调整，

满足企业远程办公需求

 

虽然远程办公的概念已出现多年，但在中国企业中的推行效果却并不明显。许多企业只会在员工因突发性事件或不可抗因素而无法到达指定工作岗位时，才会允许员工暂时性地使用远程办公的方式完成工作。

 

从另一个角度来说，当前这段时间也许可以算是远程办公的一个转折点。很多人认为，疫情出现可以让之前对移动办公不感兴趣的企业，开始主动尝试远程办公SaaS。据每日经济新闻在微博上发起的一项调查显示，15.7万人中，10.6万人所在企业已经采取了远程办公机制，占比达66%。

 

图片来源：每日经济新闻官方微博

 

为了满足企业在线远程办公的需求，各大远程移动办公平台和协同办公SaaS厂商纷纷进行系统升级，在疫情期间，为公户提供免费的网上办公、视频会议、即时通讯、打卡、审批等产品功能。

向上滑动阅览

2020年1月26日，华为宣布1月25日至6月1日期间华为云WeLink为用户免费提供视频会议，1000 用户数以下的单位可以在线免费开通，并支持100 方实时在线会议；

2020年1月28日，企业微信发布指南，将疫情期间百人在线会议人数上限升级至300人，支持随时随地发起音视频会议；

2020年1月28日，苏宁旗下协同办公平台苏宁豆芽宣布即日起至12月31日期间免费开放，面向对象不仅是苏宁的协同合作伙伴，还包括全社会企业与相关社会组织等；

2020年1月29日凌晨5点，阿里钉钉发布员工健康功能，员工可以健康打卡“报平安”，并免费开放百人视频会议功能，向1000万家企业免费开放全套的“在家办公”系统；

2020年1月31日，金山办公宣布疫情期间，金山办公旗下WPS+一站式办公平台，将面向企业客户免费提供远程办公及音频会议服务；

2020年2月1日，字节跳动旗下飞书宣布1月28日-5月1日期间，将向所有用户免费提供远程办公及视频会议服务。

面对多家企业对于远程办公机制的采用，以及远程移动办公平台的升级，有人认为，远程办公风口已到；但也有不少人觉得，这只是企业在面临疫情时，不得已的应急之策。

 

中国企业离真正的远程办公还有多远？

虽然在疫情之下，远程办公风口出现的可能性不可否认，但是更加不能被忽略的是，中国企业在远程办公的发展之路上，还存在许多问题。这些问题不解决，远程办公机制在中国企业这里，也许永远只能解一时之困，而无法成为帮助企业长期发展的良方。

 

伴随着各大企业对于远程办公产品的使用，2020年2月3日，在A股春节后第一个交易日，虽然各指数大幅低开，一众股票开盘跌停，但A股“云办公”概念却逆市飘红，纷纷出现上涨或涨停的情况。

 

不过尴尬的是，钉钉、企业微信等在线办公App却在远程办公第一天集体出现问题。不少网友在微博反映，企业微信和钉钉出现Bug。有网友表示“一小时进不去”，也有网友称，“不断有人掉出会议进不来，重新建立完全死机。”“全国远程开工的第一天，企业微信的音频群聊，炸了… ”

图片来源：新浪微博

 

图片来源：新浪微博

 

虽然钉钉和企业微信随后恢复了系统，并在官方微博回应，系统问题是由于用户数量庞大，造成的网络限流和拥堵。但仍有很多用户表示“体验不佳，工作效率受到了影响”。由此可见，在当前环境中，远程办公产品的硬件发展还不足以支撑庞大的企业和员工用户群体。

图片来源：钉钉官方微博

图片来源：企业微信官方微博

图片来源：凤凰网科技官方微博

 

说白了，企业现在之所以选择远程办公，一来是因为被疫情所困，二来是许多远程办公平台在疫情期间提供免费的产品和服务，这样的措施也为他们吸引了不少新的企业用户。然而，如何完善系统和服务，加强功能差异性，开发适用于不同企业的，具有针对性和个性化的服务产品，并且寻找利润点，引流更多优质的付费用户。这是远程办公平台在疫情过后需要考虑的问题。

 

除了硬件条件外，远程办公之所以在中国流行不起来，还受到了软件条件的制约。信任问题就是许多企业不想启用远程办公机制的软件原因，这一原因涉及到了人性，而人性的问题往往最难解决。首先，对于企业而言，远程办公可能造成公司重要信息数据泄露，这是企业管理者无法信任远程办公的主要问题。尤其是对于金融、IT、研发等企业来说，公司的重要信息和数据等同于公司的“命脉”，一旦被泄露，则面临着破产的危机。很多企业的机密内容可能只有公司的某几台电脑或几个员工账户可以登录，远程办公很可能降低企业数据的安全性，员工很可能在主动或被动的情况下，将公司数据泄露。因此，管理者不想，也不敢冒这个风险。

 

其次，对于员工而言，主要就是自律问题。虽然很多人认为舒适的环境能够激发潜能、提升效率。可是在很多管理者眼中，有压力才会有动力。没有办公室的工作环境和其他人的督促，很多老板并不相信员工可以靠着自己优秀的自律品质在指定时间内完成所有工作。远程办公意味着员工管理的难度加大。一般来说，远程工作者都在离公司比较远的地方，与其他同事和上司的联络全靠移动办公产品，因此，公司需要承担与远程员工“失联”的风险。

 

我们不得不承认，每个人都有惰性，事实上，这样的不信任是有理由的，因为很多员工确实会把远程办公当成放假。举个例子来说，虽然此次疫情中，很多企业要求员工在2月3日至2月7日在家办公，2月10日正式返岗上班。可扪心自问，各位员工难道就没有一位默认这个假期一直放到2月10日吗？

 

再加上很多员工是和家人们住在一起，家里很可能有孩子、有父母。孩子总是叫你陪他玩，父母不时地过来端茶送水。这样一来，即使员工一开始信誓旦旦的要在家里工作一整天，可面对一次次的被打扰，工作效率会受到很大的影响，可能干着干着就跑偏了。

事实上，很多员工并没有意识到远程办公也是办公。对此，许多人力资源专家给出了相应的调整意见。

 

员工个人

一、员工需要保持自律。

01.即使在家办公，也要准时起床

02.把家中的书房当成办公室

03.不要在休息区域工作，毕竟离床和沙发近的地方很容易让人想要躺下...

二、员工在家办公时，要跟家人说好不要打搅。

01.要让家人也明白自己是在家办公，不是在家休息

02.工作时尝试自我“隔离”，不能一会儿去吃零食，一会儿又去哄小孩

 

企业

即使员工在家办公，站在协作的角度，企业也有责任让员工感受到办公的仪式感和团队的奋斗精神。

 

一、在实行远程办公之前，企业应该和团队及全体员工约定好上下班的时间规范。

 

二、明确固定的讨论和视频会议时间，不在线或者外出的成员应在即时通讯工具上明确自身状态，对此，润米咨询创始人刘润建议企业建立以下两种制度：

01.早会制度：沟通每位员工当天要做哪些工作

02.晚报告制度：员工需要把自己当天工作的进度和结果在钉钉或企业微信等办公平台上进行报告

三、把目标分解为任务。企业可以为每个团队及成员分配工作和完成时限，并加强沟通。如何实现远程高效沟通？

01.企业指定明确的责任人；

02.员工在任务执行过程中，对于工作的进度、问题和计划可以及时与负责人沟通；

03.负责人将员工意见和问题统一汇总，形成周全的任务计划。

因此，此次的疫情，只是给了中国企业一次尝试远程办公的机会。中国企业要想实现成熟的远程办公机制，首先要解决目前远程办公所存在的软硬件问题。也许在未来，远程办公会在中国市场真正流行起来，但那绝不是外因所致，而是中国的远程办公体系已经“瓜熟蒂落”了。

为了不错过推送消息，建议你按照图片的提示，将【HRoot】设为星标（安卓用户设为“置顶”）。

本文系HRoot原创，未经授权，严禁转载。部分图片和文字来源于网络。如因版权存在问题，请于本文刊发30日内联系我们进行删除。