PPT方法论，从0到1教你制作优质的PPT

职场中，需要用到PPT的场景越来越多，掌握PPT制作的方法论，能够拉开你与别人的差距！

如今，不管是大型会议论坛，还是各类交流会议，99%以上的会议都需要用到PPT演示。我发现，很多人制作PPT均存在诸多误区，主要为四类：

1.信息过量，让观众动脑。

直接将大篇幅内容从word或EXCEL中粘贴到PPT中，导致PPT信息密密麻麻，整个PPT内容篇幅过长，让人找不到重点，甚至有些人把PPT当成讲义和演讲稿。信息过量，需要听众去思考，人们就不想去听。

2.设计不当，让观众眼累。

有些人不去探究演示的思路和逻辑，而是对一张PPT进行过分修饰，添加各种颜色、动画，本末倒置，让人眼花缭乱。

3.逻辑不清，让观众心烦。

逻辑不清是很多PPT中普遍存在的问题，包括整体逻辑、单页逻辑混乱等情况，导致各部分内容或观点之间没有紧密联系，给观众带来思路混乱，需要去思考才能理解，最终不想再听下去。

4.情感缺失，让观众耳背。

最后一种是PPT明明逻辑清晰、设计简约、信息量也不大，但演示思路平庸、内容枯燥无趣、演讲毫无情感，导致听众不愿意听。

我们制作任何一份PPT，都是为了说服听众接受自己的观点，如果出现以上四大问题，听众都不愿意听，何来的说服。为了帮助大家做好每一次PPT演示，这里分享一下商务PPT制作的方法论：

分析观众--搜集资料--梳理逻辑主线--制作PPT—检查与提炼

本文将系统地介绍整套方法论，或许不能让你学会制作出炫酷的PPT，但如果你坚持使用，将不断提升你说服别人的能力。

l 01.分析观众，一切从观众出发

我们无论制作什么样的PPT报告或方案，最终都是呈现给观众，让观众接受并认同我们的观点，甚至采取行动。这就需要PPT内容与观众相关，甚至是能让观众意识到PPT观点能给其带来利益。所以，要想PPT演示取得成功，就需要分析观众的需求。

这里给大家分享3W1H观众分析法：

Who（谁）：观众是谁，谁能决策，我最终要说服的人是谁。这里的重点是，你要搞清楚，对于你想实现的目标，谁是能够拍板的决策人。

Why（为什么）：我为什么要演示，对方为什么来听我演示。这里的重点是，你必须要让自己的演讲目标与观众来听演讲的目标尽量一致。

What（内容）：我想讲的内容是什么，对方想听的内容是什么。这里的重点是，你要想办法让自己想讲解的内容和观众想听的内容尽量融合，必要时做一定的取舍。

How（怎么讲）：你打算用什么方式说服听众。这里的重点是，如何让观众跟随你的演讲节奏一步一步地被吸引和打动。

l 02.搜集资料，有的放矢

俗话说巧妇难为无米之炊，PPT制作过程中，没有素材是无法做出好的PPT文档的。PPT制作和做菜一样，需要知道自己做这份PPT要什么素材，避免盲目搜索素材的无用功。所以，在搜索资料之前要明确目标，有的放矢。

当你在搜索资料的过程中，可能会出现两个极端：素材太多，不知如何取舍；素材太少，无从下手。针对这两个极端，这里分享搜索素材的思路：主动、宽泛、有节制。

1.主动，是素材足量的保障。

我们去搜集素材的方式有很多种，可以去互联网上查找，也可以找他人帮忙提供，还能约他人访谈，素材的搜集做不到足量，往往是个人的主动性不够，超强的主动性是资料搜集做到足量的保障。

2、宽泛，有目的的多，找到足量的标准。

所谓的宽泛，是要跳出单一维度，带着目标意识的多。例如要搜集制作PPT的素材时，我们就需要带着“为什么要做PPT”的目标去搜集素材，还要带着“如何做好PPT”的目标去搜集素材，同时，还要带着“搜集不同类型PPT有何区别”的目标收集素材。

这就是我说的宽泛，跳出单一维度带着目标意识的多。

3、有节制，有针对性‍的‍多。

很多人在搜集素材的过程中，遇到自己感兴趣的领域就开始大量搜集，结果搜集很多素材对制作目标PPT没什么帮助，浪费大量时间，所以我们要做大有节制。要做到有节制，我们需要围绕主题

怎样做到搜集素材的足量呢，需要我们围绕主题，放弃个人情绪、情感的搜集，成为一个无情的素材搜集者，才能做到有针对性的多。

l 03. 梳理逻辑主线，用结构化思维武装大脑

搜集完素材后，我们需要对零散的素材进行归纳整理。

1.采用MECE法则，让素材更有序

MECE（发音：me see）是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive的缩写，意思是“相互独立，完全穷尽”，对问题的分析以及对事物的分类，既要做到不重复，又要保证不遗漏。

我们在使用MECE法则整理素材的时候，不仅能让我们的思路更加清晰，也能够锻炼我们的逻辑思维能力。

例如，当你做一份市场调查研究报告时，搜集了1G的素材，这时你使用MECE法则，则可以将素材分为行业背景、竞争格局、先进经验、未来预测四部分，将素材进行归类。

2.用结构化思维，让PPT思路清晰

整理完素材之后，就需要思考自己写这份PPT的目标，以及通过几步去说服他人，以此来搭建PPT整体结构，如此才能让PPT思路清晰。

从我多年做PPT的经验来看，PPT常见的基本结构分为四类：并列、顺序、因果和对比。

（1）并列关系的结构

并列是单页幻灯片内容最常用的一种结构关系，每一项并列的内容之间属于平行关系，应用并列关系的前提是学习归纳。

（2）顺序关系的结构

顺序也可以理解为按历程、流程、步骤、重要性排序等，顺序关系的结构与并列关系的结构最大的区别在于有先后之分。

（3）因果关系的结构

看幻灯片内容是否是因果关系，一般可以用万能公式“由于……原因，所以……”或者“通过……手段，达到……目标”来检验。例如：通过销售部和市场部共同努力，实现1000万元的业绩目标。

（4）对比关系的结构

这里的对比关系不是绝对意义上的对比关系，而是语境上的对比分析，如swot分析、前后对比分析、投入/产出对比分析等。

同时，在整篇PPT架构设计时，可以采用金字塔结构，凝练PPT的整体结构及各页面结构。

3.自下而上归纳结构，收敛思维

当我们搜集了大量素材，需要将其归纳、总结、提炼成一份有说服力的PPT，这时你需要自下而上地归纳结构，锻炼收敛思维。

所谓收敛思维，是指围绕一个观点，尽可能用已有的素材、经验、知识，将各种信息重新组织，最终形成支撑观点的论据，从而达到解决问题的目标。

4.自上而下推演，锻炼发散思维

当我们遇到一个复杂的新问题时，可以采用自上而下的推演结构，对问题进行逐级解构，逐步找到解决问题的思路。

解构的方法包括利用公式法、子目录法、时间顺序法、逻辑模型法。

公式法：利润=收入-成本。那么要解决利润问题，可以从增加收入、降低成本两方面去解决。

子目录法：公司的各部门包括财务部、市场部、销售部、方案部。要解决公司运营问题，可以去分析各部门之间的合作机制，从而发现问题，提高效率。

时间顺序法：过去-现在-未来。我们可以从过去找原因，从现在找问题，从未来找方法。

逻辑模型法：PDCA循环模型、5W1H模型、麦肯锡7S模型、波士顿矩阵模型等。利用成熟模型，帮我们快速构建问题解决模型。

l 04. 制作PPT

通过上述梳理，我们可以将素材先堆砌成一份PPT初稿，然后再不断美化PPT。那么，在制作PPT的时候，需要做到如下几点：

1.从全局视角，审视PPT整体逻辑

很多商务PPT在制作过程中都会出现多次推翻重来的悲剧，根本原因是PPT整体逻辑混乱。要想避免这种悲剧发生，需要我们用结构化思维，从全局角度，审视PPT整体逻辑。

一份完整的PPT应该包括封面页、目录页、转场页、内容页和结束页五个部分。我们需要利用结构化思维，梳理好PPT各部分的关联关系，如此思路会很清晰，制作效率也会提高很多。

2.关注内容，提升内容的质量

如果PPT只有好的图片，而没有好的文案，那么它就是“相册”；同样，PPT只有文案，没有图片搭配，那么它就是“word文档”，所以制作PPT时，需要同时注意设计和文案，两者相得益彰。

优秀的PPT文案具备三个特点：

（1）精炼：制作PPT时，我们需要学会在保证讲清楚的前提下删字、重组、提炼，最终把臃肿的文字提炼成有“筋骨”的文案。这个过程就好比提炼精油的过程，剔除杂质，保留精华。

（2）简单：优秀的PPT文案总是非常简单的，让人一目了然，不需要观众思考就能理解PPT传递的信息。

（3）明确：优秀的PPT文案不会让观众产生歧义，要确保台下所有的人理解的意思都一样。

3.标题吸引眼球，简短且与观众利益/痛点相关

想要设计吸引眼球的标题，要求标题简短、与观众利益/痛点相关，这就要求我们不断提升归纳总结和提炼的能力、抓住重点的能力、化繁为简的能力。

标题设计可以分三步：

（1）用一句话提炼PPT的核心结论，该结论需要和观众相关。

（2）找出核心结论的关键词。

（3）对关键词进行文案包装。

4.视觉化思维，让PPT内容一目了然

视觉化思维是基于视觉的表达策略，让观众不需要动脑思考就可以一目了然地看懂页面信息。

想要培养视觉化思维，需要做到以下三点。

（1）有意识积累视觉好的PPT文档；

（2）尝试用视觉表达方式提升视觉思维；

（3）多尝试草绘PPT，加深视觉思维深度。

l 05. 检查与提炼，提升PPT内容的高度

做完PPT后，一定要全面检查一篇PPT，确保PPT符合优秀PPT的四大特点。

1.一页一个观点：不管是演讲型PPT还是阅读型PPT，我们都需要明确一个理念：一页幻灯片只能呈现一个核心观点。

2.整个PPT中颜色种类不超过三类：在整个PPT中请控制颜色种类不超过三类，注意不是三种颜色，而是三类颜色。例如，深红色和浅红色都属于红色系，这属于同一类颜色。

3.整个PPT字体不超过三种：一份PPT报告或方案中不要超过三种字体，唯有这样，才能简约、自然。

4.信息层次不超过三层：一般一页幻灯片的信息结构层次是这样的：第一层次是页面标题（即页面观点），第二层次是对这个标题的阐述、分论据，第三层次是分论据具体的内容呈现。层次多了，会给观众增加理解负担，很难短时间内看懂。

写在最后：

PPT制作能力是当今重要的价值呈现能力，它将帮助你快速展现自己的价值及能力。

这篇文章教你如何从0到1打造一份优质的PPT文档，如果能够学会，将会为你的职业发展带来非常大的助力！

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