时间管理【网络书籍】

2. 整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。

3. 组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。下一步清单是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-dolist最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作。未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子邮件等等。

4. 回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

5. 行动：根据时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单上的事项来行动。

实现GTD的五类工具：

在线：资源很多，可以直接查找如 RTM(remember the milk)

计算机：outlook MLO lifebanlance

PDA：MLO(wm版) lifebalance(Palm)

纸+笔：GTD笔记本

计算机+PDA：文夹GTD工具

6点优先工作制

该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……

艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

帕累托原则

这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上

根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：

A.重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。

帕累托原则拓展

B.紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

C.重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

D.既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。

麦肯锡30秒电梯理论

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

莫法特休息法

《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。

“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

具体方法

1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。

2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。

3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。

4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。

5、要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。

6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。

7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。

8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。

9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。

11、巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。

12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说"不"。

13、奖赏自己。即使一个小小的成功，也应该庆祝一下。可以事先给自己许下一个奖赏诺言，事情成功之后一定要履行诺言。

3最终目标编辑

人生的追求无非是健康、财富、快乐和爱，只是由于价值观不同，这四者的比例有所差异罢了。而这些追求的实现，无一不是用时间的分配、利用来实现的。从这个角度来讲，时间管理对于人生的意义就是帮助人实现健康、财富、快乐和爱，所以，时间管理的最终目标，就是实现认识人生的追求健康、财富、快乐和爱。

4培训专家编辑

怎么样提高工作的有效率？

怎么样有效支配人生的职业生涯和事业生涯？

怎么样改变时间总是不够用的现状？

怎么样把工作时间和私人生活时间有效地调节开来？

青山焱：国内第一梦想导师、实战时间管理培训专家，开发的《高效时间管理的终极秘诀》，从时间管理的道、术、器三个层面提升时间效率。提出的第六代时间管理理论，聚焦在时间管理的规律-价值观、目标、心理状态、习惯；时间管理的方法-GTD、六点优先工作制、番茄工作法等主流的时间方法一网打尽，同时配合落地执行的时间管理工具手册和工具软件，让时间管理真正做到。

谭小芳：权威时间管理培训专家，谭小芳老师在国内时间管理培训领域处于数一数二的地位，研发的时间管理培训课程深受众多企事业单位欢迎！谭老师表示：在这样激烈而复杂的市场竞争中，无论企业或个人都需要高度关注一个问题：对资源的使用及整合。而根据“水桶理论”，“时间”恰恰是那个最稀缺的资源－短板！不能管理好时间，就什么都不能管理。

平梵：全球500强华人讲师，亚太地区十大金牌讲师，权威时间管理培训专家。平梵老师的课程顾问式而非简单化，经营的眼光全球化；深奥的理论通俗化，零散的问题系统化；枯燥的文字图象化，演讲的表达本地化。受到学员们长期青睐！

李绘芳：中国十大权威HR管理专家，知名时间管理培训专家，清华、北大等知名大学特邀培训师，李老师的课程“生动”、“互动”、“感动”三动合一，其演练效果是一般培训的四倍！在时间管理培训领域有一定影响，李绘芳老师的公开课、内训、论坛数百场，学员十万余人，广受好评。

胡一夫：赢在前沿特邀讲师，中国总裁培训网特邀讲师，权威时间管理培训专家，近十多年来，足迹遍布欧亚及中国大陆地区，在先后为国内外各类企事业单位举行了上千场主题演讲与管理培训。

卢绪文：时间管理专家，著有《时间管理改变命运——从加薪不加班到有钱有闲》[1]（中国财富出版社中国100强名师名作之一）；联合国工业发展组织认证管理培训师、商务咨询师，北京大学、中国人民大学、网易、百度合作培训师，组织效能专家，员工职业化导师。

成功案例

华为成功之宝

界定“时间管理”的两大误区

时间管理(18张)

“华为”时间管理培训的第一部份，就是让员工们清楚了解时间管理的2大误区：

误区一：工作缺乏计划

大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。

误区二：不会适时说“不”

“时间管理当中最有用的词是‘不’”。华为人认为，人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝，这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自己，往往把把来自于各方的请托都——不暇思索地接受下来，但这不是一种明智的行为。

量力而行地说“不”，对己对人都是一种负责。首先，自己不能胜任委托的工作，不仅徒费时间，还会对自己其它工作造成障碍。同时，无论是工作延误还是效果都无法达标，都会打乱委托人的时间安排，结果是“双输”。

所以“华为”一向强调，接到别人的委托，不要急于说“是”而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能，那要具体与委托人协调，在必要时刻，要敢于说“不”。

个人案例

最近这段时间，我越来越感觉到时间管理的重要性。因为在我日常的生活中，由于疏忽对时间的管理利用，让自己做一些事没有头绪，有时在电脑面前一呆就是几个钟头，这对于自己的身体都是极为不利的。

针对这些，自己对自己以后的时间进行一下管理，约束。

1、每天晚上看一下自己的邮件，并回复一下邮件，对于国际电子商情一些商业情报信息及商业视进野信息进行简单阅读。

2、每周登录一下自己的博客，并将自己的一些工作体会，写成文字，便于以后学习。

3、不定期的发发邮件或QQ给周围的认识的人，保持一定的联系。

4、在五月份，对自己在网站上的所有商务信息，进行完善。

5、每天抽一些时间来关心一下我的女朋友，跟她聊聊天，享受生活乐趣。时间必须要善于去运用，不然自己会在人生的大海中迷失方向。

6.每天都应该做预习工作，这样学习起来就会很轻松。

4D原则 ØDo it now（亲自做）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。ØDelegate it（授权）：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。ØDo it later（稍后再办）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。ØDon’t do it（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管　时间管理十一条金律

四大法宝

“成功地界定问题就已经解决了问题的一半”，但如果没有切实可行的解决方案，困境还是不会改变。“华为”对于时间管理有4大法宝。

法宝一：以SMART为导向的“华为”目标原则

“华为”的时间管理培训指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：

具体性（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的‘华为人’”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。

可衡量性（Measurable）。是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的华为最佳员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。

可行性（Attainable）。这里可行性有两层意思：一是目标应该有能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。如果目标经常达不到，的确会让人沮丧，但同时也应注意：太容易达到的目标会让人失去激情。

相关性（Relevant）。这里的“相关性”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。

及时性（Time-based）.及时性比较容易理解，是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，华为的时间管理培训指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”，以便进行工作进度的监控。

法宝二：关注第二象限的华为四象限原则

根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系），见表：

类别

特征

相关事宜

第一象限

“重要紧迫”的事件

处理危机、完成有期限压力的工作等。

第二象限

“重要但不紧迫”的事件

防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划

第三象限

“不重要但紧迫”的事件

不速之客、某些电话、会议、信件。

第四象限

“不重要且不紧迫”的事件

或者是“浪费时间”的事件

阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。

第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。新员工来华为的初期，比较关注于第一象限的事件。天天加班，而且工作质量也不尽如人意，感觉很糟糕。经过培训后，转换了关注的方向，发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好。因此，增强了新员工的自信。

法宝三：赶跑时间第一大盗的华为韵律原则

日本专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%的工作时间（按每日工作8小时计），其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的 68.7%。”

华为培训也认识到：“打扰是第一时间大盗”。为了解决这个问题，华为提出了自己的时间管理法则——韵律原则，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用干扰性不强的沟通方式（如：Email），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。

法宝四：执着于流程优化的华为精简原则

著名的时间管理理论——崔西定律，指出：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个步骤，由此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”

无论对于1部门的工作流量，还是7部门的工作流量，华为要求员工们做到“能省就省”，并编制“分析工作流程的网络图”，每一次去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这意味着大量时间被节省了。

综上所述，通过研究和剖析华为的时间管理，华为给我们一个重要的启示：时间管理是企业提高员工整体素质的最有效法宝。

5十一条金律编辑

主要内容

要和你的价值观相吻合

你一定要确立个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。

设立明确的目标

成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标；你必须把今年的4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。

改变你的想法

美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度：“这件工作必须完成，它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后，从明早开始，每天都从你的time list中选出最不想做的事情先做。

遵循20比80定律

生活中肯定会有一些突发和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要的事，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。

安排“不被干扰”时间

每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时侯这一小时比你3天工作的效率还要好。

严格规定完成期限

帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法则》(Parkinsons Law)中，写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

做好时间日志

你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。

理解时间大于金钱

用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验?

学会列清单

把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。

同一类的事情最好一次把它做完

假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业;假如你是在思考，用一段时间只作思考;打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。

每1分钟每1秒做最有效率的事情

你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好。(始终直瞄靶心一绩效(晋升)[1]

企业更需要

时间管理是一个概念，更是一种方法，每一个人都需要对自己进行时间管理，但是更需要时间管理的其实是企业，因为作为单个人员如果你没有时间管理的概念也可以去工作，个人还能应付的了自己的工作，但是作为企业，他需要的时间管理概念是一个整体，如果这个整体出了问题那么整个公司就会处于不健康的状态，因为一个企业不是靠某一个人来运转的，而是要靠所有的员工高效率的配合才能产生最大的效益和价值。单个员工工作不进行时间管理看不来什么问题，但是如果所有的员工都没有时间管理的概念，那么对于公司来说将会造成巨大的损失。

但是因为时间管理是一个虚拟的概念，很多人对时间管理没有很明确的定义，并且时间管理不仅仅是个人安排一下自己的日程表这么简单而已，时间管理有很多需要总结计划调整的环节在里面，所以企业必须有一个系统的时间管理概念来贯穿整个公司的体系，所以企业需要提高时间管理的体系，更需要给员工提供一个学习时间管理的手段。而学习时间管理的方法，无非就两种方式，一种是创建自己的培训部门来培训员工，或者是花钱聘请培训公司对员工进行培训。另外一种方式就是找一些可以强化员工时间观念的工具来使用。第一种方式是给员工一个方法，第二种方式是让员工强制使用工具来塑造自己的工作习惯。我个人认为第二种方式要好过第一种，因为及时你花钱去请人来培训员工，可是培训过后还是需要面临执行问题。所以倒不如直接找一款管理工具让员工来使用，直接落实到执行层面。

例如我作为公司领导，我可以直接让员工将工作通过WETASK汇报给我，我有什么工作任务也通过WETASK分配下去，所有工作细节都在WETASK中体现出来，什么时间要完成什么工作，完成之后要对任务进行汇报、总结等等。长久之后员工就会养成良好的汇报工作的习惯，就无需管理者在单独的去强调时间管理。

6时间表编辑

时间表是一个智能日程提醒和待办事项管理相结合的平台，并提供多人协作功能，实现相互提醒和安排。

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参考资料

1．时间管理的十一条金律--《党政论坛(干部文摘)》2008年02期．知网空间．2008年 [引用日期2013-07-24] ．

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