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关于时间管理
你是否也有这样的时刻:明明手上一堆工作未完成,但就是静不下心好好开始。有时候感到自己每天很忙,但一天下来效率却不高。

不管是学生党也好,上班族也好,多多少少都会存在拖延症。

而我总是被这个问题所困扰,所以就找了很多有关时间管理的资料和方法进行归纳梳理和总结,最后跟你们分享。

希望能帮助到大家~

概念

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方法

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“只有一件事会使人疲劳,摇摆不定和优柔寡断。而每做一件事,都会使人身心解放,即使把事情办坏了,也比什么都不做强。”

——斯蒂芬·茨威格《人类的群星闪耀时》

茨威格应该也是拖了很久才感悟出了这段话。

十一条金律

1、要和自己的价值观相吻合

自己一定要确立个人的价值观,假如价值观不明确,你就很难知道什么对自己最重要,当你价值观不明确,时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间,而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事,但你永远有时间做对自己来说最重要的事。

2、设立明确的目标

成功等于目标,时间管理的目的是让自己在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把4到10个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定一些详细的计划,你的关键就是依照计划进行。

事分轻重缓急

区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。

 每天管理时间的一种好方法是,早上确定今天要做的紧急事和重要事,睡前回顾一下,这一天有没有做到两者的平衡。

 建议每天对该做的事排好优先次序,并按照这个次序来做。

 在《高效能人士的七个习惯》一书中,作者史蒂芬·柯维提出,“重要事”和“紧急事”的差别是人们浪费时间的最大理由之一。因为人的惯性是先做最紧急的事,但这么做会导致一些重要的事被荒废掉。

 每个人都有许多“紧急事”和“重要事”,想把每件事都做到最好是不切实际的。建议大家把“必须做的事”和“尽量做的事”分开。

必须做的事要做到最好,但尽量做的事尽力而为即可。懂得用良好的态度和宽广的胸怀接受那些暂时不能改变的事情,多关注那些你能够改变的事情。

此外,还要注意生物钟的运行规律,按时作息,劳逸结合,这样才能在学习时有最好的状态。

3、改变自己的想法

美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成,它实在讨厌,所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作,但它必须完成,所以我得马上动手,好让自己能早些摆脱它”。

当你有了动机,迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯,只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后,从明早开始,每天都从你的time list中选出最不想做的事情先做。

4、遵循20比80定律

将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。

生活中肯定会有一些突发和迫不及待要解决的问题,如果你发现自己天天都在处理这些事情,那表示你的时间管理并不理想。

成功者花最多时间在做最重要的事,而不是最紧急的事情上,然而一般人都是做紧急但不重要的事。

5、安排“不被干扰”时间

每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰,把自己关在自己的空间里面思考或者工作,这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至有时侯这一小时比你3天工作的效率还要好。

大多数人在专注时会把事情完成得更快更好,所以尽量一次只做一件事情。可以设定一段时间,在该段时间内专心做一件事情。

在这个过程中,如果大脑中冒出其他未尽事项或一些点子,不妨先写到纸上,继续专注做你手头的事,做完后再找时间处理记录下来的那些事项。

每天的时间不可能安排得满满当当,其中一定会有许多空闲的时间碎片。无论是等车的时间、两个会议之间多出的时间还是等电话的时间,都不可轻易浪费。

你可以随身带一本你想读的书,或者带一张“To Do List(工作备忘)”或“To Think List(思考备忘)”,有时间时,就把它们拿出来。每天如果能挤出20分钟,一年就有7300分钟的多余时间呀!

6、严格规定完成期限

如果一个任务规定一个月完成,人们通常会等到月末才加班加点。如果一个任务没有期限,人们往往会无限期地拖延,直到有一天这个任务确定了完成期限为止。因此,在管理时间的时候,最好能给自己设定一个合理的、略微紧迫的、可以刺激自己不断努力的时间期限。

帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法则》(Parkinsons Law)中,写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”

如果你有一整天的时间可以做某项工作,你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

7、做好时间日志

你花了多少时间在做哪些事情,把它详细地记录下来,早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间,搭车花了多少时间,出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来,你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源,你才有办法改变。

8、理解时间大于金钱

用你的金钱去换取别人的成功经验,一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象,因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起,他花了40年时间成功,你跟10个这样的人交往,你不是就浓缩了400年的经验?

9、学会列清单

把自己要做的每一件事情都写下来,这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住,而当你看到自己长长的list时,也会产生紧迫感。

10、同一类的事情最好一次把它做完

假如你在做纸上作业,那段时间都做纸上作业;假如你是在思考,用一段时间只作思考;打电话的话,最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。

11、每1分钟每1秒做最有效率的事情

你必须思考一下要做好一份工作,到底哪几件事情是对你最有效率的,列下来,分配时间把它做好。(始终直瞄靶心一绩效(晋升)

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扎克伯格高效的11个秘密

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扎克伯格说:“我当CEO期间,我尝试过很多不同的方式来提高工作效率,以下11个高效方法是我的经验之谈,希望其中一些做法对你有帮助。”

Tip 1:消除噪声,关掉手机、电脑的通知功能。关掉通知功能,你的注意力会更加集中。我们不能同时处理多项任务。你可能会觉得自己能行,但实际上,你的大脑在不同任务之间切换的时候,每次都要关闭和重启,这样做事效率很低。

Tip 2:把所有东西都写下来。努力让大脑尽量保持空白,努力不要去记任何东西。当你的脑海中有各种想法、主意和任务在纷飞的时候,你很难全神贯注在一件事情上。每当扎克伯格有一个想法时,他就把它记录在手机的便签应用上,然后把它放到一边。

Tip 3:减少工具的数量。要弄明白如何使用一种新工具或者切换工具,这是需要花费时间的。扎克伯格日常90%的工作都用以下4种工具来完成:Chrome浏览器、TextEdit(Mac OS下的文本编辑器)、Trello(清单管理系统)和谷歌文档。

Tip 4:给任务归类。为了减少不断切换任务导致的低效率,扎克伯格留出整块的时间来做相似的事情。他在日历中创建了例行任务活动,专门花1~3个小时来做这些任务。把任务列举在一起,有助于保持大脑的全神贯注,让你做到事半功倍。

Tip 5:用简单的任务帮你进入状态。任务列表上的第一个任务看起来如果很艰难,你就会感到心很累。克服这个问题的好方法之一,就是把每天的前几项任务安排得比较简单,你很快就能顺利完成它们,精神也为之一振。

Tip 6:把重要事情安排在上午。什么才是最重要的任务?你要在头一天晚上思考一下,如果你第二天只能做一件事,那么做哪件事才会给你带来最大的成就感?你就把那件事安排在第二天上午。

Tip 7:限制工作时长。效率最高的人以90分钟为单位开展工作,限制工作的时长可以帮助你保持注意力集中。扎克伯格利用一个定时器,把一个“时间段”设为1~1.5小时,时间框架缩短了,就必须集中注意力。

Tip 8:你没有必要每天都锻炼身体,但是要动起来。任何一个姿势保持太长时间,都会不利于我们的血液循环。运动则会马上改善这种情况,这是让你“换换脑筋”的机会。

Tip 9:与那些能让你快乐的人来往。他们会让我们感觉良好,而如果我们感觉良好,那我们的工作效率就会更高。

Tip 10:准备方便食用又有营养的食物。吃得好可以让你更加高效地工作。如果你喜欢在做饭上花时间,那就去做吧。如果你没有做饭的时间,那就可以准备一些方便食用又有营养的食物。

Tip 11:用音乐来提神。如果你要做那种重复性的任务,比如回复邮件,就可以听你自己喜欢的歌。但如果你需要做比较复杂的任务,需要集中注意力,你就听那些没有歌词的歌,让你保持入神状态。

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列待办或完成事项清单

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GTD(Getting Things Done)时间管理法

管理时间也可以使用一些管理方法,比如,有名的GTD(Getting Things Done)时间管理法:

那么要怎么列完成事项清单呢?

可以参考以下步骤:

第一组,认真回忆并记录今天都做了什么,并注明花费的时间。

第二组,先坚持一个星期,每晚记录时间开销,再往后坚持。

第三组,每周或每个月总结这段时间做了什么,进行反思。

可以根据个人时间和需要选择不同的记录时间段。

在记录过程中或记录完之后,看着这些内容,你就知道时间都去哪儿了。这样,你会知道如何更有效地管理时间。

当大脑疲于工作的时候,对着任务就开始犯困,于是拖拖拉拉地做着,也不一定做得了多少。这个时候反而不如放松或者稍微休息一下。可以参照番茄工作法进行调整:

图|番茄工作法

想要有效率,可以在身体和精神两方面做好准备:

1. 提高体力

有没有发现动脑子的时候饿的快?脑力工作也是相当耗体力的哦。所以体力是大脑与身体能持续高效工作多久的基础。腾出时间,去健身房吧。运动运动,工作起来你会更有效率。

2. 做事专注

大多数人在专注时会把事情完成得更快更好,所以尽量一次只做一件事情。可以设定一段时间,在该段时间内专心做一件事情。在这个过程中,如果大脑中冒出其他未尽事项或一些点子,不妨先写到纸上,继续专注做你手头的事,做完后再找时间处理记录下来的那些事项。

每天的时间不可能安排得满满当当,其中一定会有许多空闲的时间碎片。无论是等车的时间、两个会议之间多出的时间还是等电话的时间,都不可轻易浪费。你可以随身带一本你想读的书,或者带一张“To Do List(工作备忘)”或“To Think List(思考备忘)”,有时间时,就把它们拿出来。每天如果能挤出20分钟,一年就有7300分钟的多余时间呀!

我们无法管理时间,能管理的只有我们自己。——《和时间做朋友》

时间是线性的,'人不可能两次踏进同一条河流'。时间的存量是既定的,时间的管理,本质上是管理自己利用时间的效率和质量,最后落实到的地方,是自身习惯的重塑。

当然,时间管理不是把自己当作机器,不分轻重缓急、脚不沾地地按照计划表去和时间赛跑,甚至成为时间的奴隶,更不是为了时间的减少或增加而焦虑。

时间管理是为了让自己活的更自由,时间管理的好处既在于表面上的效果,如提高工作、学习和生活的效率,更在于把控自己的人生,不依靠deadline来催促自己,更有的放矢地利用自己的时间,为未来做准备。

时间就是选择,时间总是有的,没有时间等于不重要。

在作时间管理的时候,我们应该清楚的一件事是,不存在没有时间的说法。时间就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。鲁迅先生这句名言说的就是这个道理。很多时候,我们利用时间的态度,不单单是拖延症这种非理性的行为。更理性的认知应该是,没有时间做某事代表这件事不重要。

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59个国家成功人士,都用这5个高效法则

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《纽约时报》畅销书作家布兰登·伯查德作为高效能教练,他的客户包括来自世界上59个国家的企业及管理者,他发现成功者都拥有一些高效率达成目标的习惯。

每个人都会面临困境和挫折,但成功者总能很快地爬起来,克服惰性和其他束缚,持续地鞭策自己,在他的新书中有成功者的5个高效法则。

Tip 1:独立思考洞察的能力。布兰登·伯查德建议,平常可以自我练习,要求自己在一分钟内讲完要点;如果能转化成文字更好,可以帮助你调整内容的逻辑。

另外,不等上级通知,自己主动思考与检讨每一个决策与表现,问问自己能为客户、公司提供什么服务和技能,再进行调整修正,这将会让你更具有优势。

Tip 2:掌握工作和休息的频率,维持活力。在每45分钟或1个小时后快速充电休息,释放上一个任务的紧张和焦虑,然后蓄势待发进行下一项任务。

Tip 3:持续地关注你的目标。布兰登·伯查德建议,要随时问问自己是为何而做、为谁而做,从中获得心理认同感和使命愿景,确保行为与目标一致,才能拥有更卓越的表现。

Tip 4:专注重点,提高工作效能。每个人的时间都是有限的,因此要找出最重要的东西,并时刻把它放在第一位。

Tip 5:适当地表现出勇气。成功人士面对高风险、困境和未知的恐惧时,他们更愿意去说出实话,为他人出一份力。他们也不怕争斗角力,毕竟成功就是要翻越高墙,才能磨练出自己的专业能力。

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end

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来自美国和加拿大的学者认为,不同的工作特性和个体不同的习惯等因素,或许可以解释为什么同样的时间管理方法放在不同人身上会得出不同的结果。

工作究竟是侧重沟通还是操作、团队还是个人作业、习惯于一次只做一件事还是多线并行等等差异,都意味着成功人士的时间管理恐怕无法完全复制。

成功人士可能就成功在,他们肯为自己专注的领域花费时间。

如果罗志祥肯抓住这个机会,卖卖时间管理大师的人设,那他的秘籍总结起来可能只有一句话:

我是真的不睡觉。

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