如何消除组织中的非增值活动？

研究生院的第一年，我有幸在一家财富50强公司找到了实习机会。这是一次很棒的学习经历，为我的职业生涯做好了准备。我实习期间最突出的事件之一是与一位高级管理人员的互动，他被公开认为是下一个首席执行官职位的人选。他是一个非常聪明的人，既受人尊敬又亲切。

我跟他一起会见了团队的其他成员，审查正在推出的开发计划。他的反馈很有帮助，很直接，并为程序修改提供了一些想法。在谈话接近尾声时，当这位高管离开会议室时，他以一种不经意的方式分享了对程序的一些其他可能的调整。对我来说，他似乎在大声思考，没有更多的活动要做。

第二天早上，当我的老板和同事把我叫到一个计划外的会议中，回应高管在会议结束时发表的评论时，我感到很惊讶。在接下来的几周里，我们三个人花了大量时间构建演示文稿并思考实施选项以增加价值，并在下次与高管会面时直接回应这些不经意的评论。事实证明，这个话题再也没有出现过，我们的工作也从未被展示或利用过。

自从那次经历以来，我看到同样的现象在许多不同的公司中上演了无数次。我开始认为这是“以防万一”现象，评论或电子邮件以某种方式被解释，一大堆工作随之而来，没有人确定它是否真的需要或需要。

“以防万一”现象更常发生在领导者希望他们的直接下属能够回答给定会议或演示中可能出现的所有问题的组织中，但它并不仅限于这些环境。在我30多年来合作过的几乎每个组织中，用心良苦（有时非常雄心勃勃）的员工都会投入大量时间，以便做好准备，“以防万一”出现主题或问题。

组织有时会采用“以防万一”现象来实施业务策略。在一个组织中，一个人在每天多次在多个地点进行日常手术时手部受到轻微割伤。以前从来没有人在做这个程序时受到伤害，但这个单一的事件导致了一个新的强制性和耗时的过程，总的来说，工作完成方式显著放缓。我还参加了一个组织，该组织实施了非常繁琐的提交费用流程，因为担心只有极少数员工利用公司。新议定书是一个耗时、非增值的过程，为大多数人做了更多的工作。

做好准备和积极主动是好事。在安全和风险管理领域，通过“以防万一”的场景和制定“以防万一”的政策/流程至关重要。然而，在许多组织中，它走向极端，成本非常高。它导致员工花费大量时间猜测主管想要什么，创建假设的答案，并准备备份信息，以便领导者可以做好准备并控制他们的组织。

通常，“以防万一”现象的结果会导致流程步骤减慢每个人的速度。在某些情况下，由于针对99%劳动力或1%情况的业务策略，1%的劳动力受到阻碍。它降低了战略、组织和个人的敏捷性，并减慢了决策速度。它还加强了微观管理，并极大地促进了员工的脱离。虽然这种情况发生在各种规模的公司中，但领导者可以采取一些措施来避免这种情况。

领导者可以做些什么来避免非增值活动，并确保不必要的时间和精力不会浪费在他们的组织中：

1、在会议之前要清楚人们需要精通什么，以及不需要什么。

2、通过清楚地预先指出这些类型的问题，使人们无法回答不是该主题中心的问题或好奇心。故意说“我不希望你现在知道这个问题的答案，但如果你能调查一下并让我知道，我将不胜感激”，可以在将来节省数小时的非增值时间。

3、明确说明要跟进的内容以及当您有好奇心或次要问题时不要担心的内容。花点时间跟进一个好奇心或次要问题，以澄清你的期望。花时间用一句话来澄清，比如“我还没有要求你调查这个问题，我只是在考虑它。如果我认为它值得进一步探索，我会让你知道“帮助每个人都知道你的期望。

4、小心不要奖励或赞美人们了解一切细节。

5、直接与问题员工打交道，而不是制定对大多数人没有帮助的非增值政策。

6、衡量结果，而不是活动。通过人们所做的工作量而不是他们取得的成果的质量来奖励或认可他们，鼓励员工找到可以奖励的“以防万一”的工作。

在我们的工作中，我们经常被要求帮助公司识别非增值工作。假设大多数非增值工作是流程中不需要的步骤，或者可能是过时的过程或产出。我认为，最常见的非增值活动类型是在许多组织中普遍存在的“以防万一”的工作。