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做好文字工作的个人体会(讲座提纲)
蔡 主 任(2011年3月26日)
今天，按照领导要求和会议安排，我来讲讲文字工作。接到这个任务，确实不安，一是感到自己在这么多领导面前有点“班门弄斧”，多好都是我的领导、老师。二是自己感到水平不能讲，因为现在自己还有好多没做好，就材料方面与领导的要求还有差距。原考虑是不是请人讲，但领导考虑熟悉情况方面，还是我讲。不是工作安排，不愿听，可以不听。
一、文字能力的重要性
(一)文字能力是立身之本。去年，李忠秘书长讲文字工作是办公室人员基本功、看家本领。今年李忠秘书长在全市党委办公室、政研室工作会议上明确提出:要坚持以文立室，提高参谋辅政能力。
一是文字能力已经成为机关干部的基本技能。已由职业变成技能。如开车、操作电脑等。所以文字能力是每个机关工作人员必备的能力。
二是文字能力已经成为机关工作的主要手段。无论是决策能力、决策能力、办事能力最终都要通过文字来体现。
三是文字工作已经成为个人水平的最好反映。现在，特别对于年轻人来说，主要看你会不会写。
(二)文字能力是工作之首。
一是对上汇报工作需要文字。相对于口头汇报，文字汇报面更宽。
二是对外交流工作需要文字。一位领导说过“比工作就是比材料”，虽然可能有点片面，但细细品味，确有道理。
三是对下部署工作需要文字。开会讲话、下发文件等。
可以夸大一点说，现在没有文字工作机关就不能正常运转。
(三)文字能力是进步之基。
文字秘书是领导的“摇篮”。大家可以看看现在走上领导岗位的绝大多数是从事过文字工作的。如我区;就我们身边来看，近年进步快、能力强、有前景的，正是那些文字功底相对好、理论水平高的同志。如乡镇组宣干部。要想当领导必须要写材料，或者说要想当更高层次的领导更是这样。当然不是会写材料，就能当好领导，如我自己。
一是文字工作能培养深厚的思维功底。领导是出思路、指方向的人，思路从哪来，只有从深厚的思维能力来。而文字工作就是逼着你在思考一些问题，如我区目标、任务、战略等，有我们秘书的思考。
二是文字工作能涵养道德、磨练意志。领导是需要有献身献身事业的高尚精神，需要有克服困难的意志能力，需要有宠辱不惊的平和心态。而文字工作是一项十分辛苦的工作，正可以磨练这样的意志。说到文字工作辛苦，四句话:1、没饥没饱，没完没了，没昏没晓，没老没小。2、镜子上的红人，工作上的忙人，经济上的穷人，家庭里的罪人。3、人生三件苦:剃头、杀猪、当秘书。4、人生四大罪:挖菜窑、蹲小号、戴绿帽、写材料。如此大苦大难，什么样的道德、意志磨练不出来。
三是文字工作能激发潜能。机关文字工作总的来说是被动的，不同于写小说、诗、散文。熟悉的材料要写，不熟悉的材料也要写，不写不行，逼着你学、写。
二、怎样做好文字工作。
主要侧重于个人态度层面讲。
(一)要敢于面对。存在两种现象，一是好汉不愿干，好多同志不愿写材料;二是赖汉子干不了，确实写不好。“不怕你不会，就怕你不写”。但是不写材料又不行，必须要勇敢面对，要能坐下来，沉住气，静下心，勇于面对材料，敢于接受任务，只要坚持，相信会一篇比一篇写得好的，坚持下去必见成效。
(二)要勤于学习。
一是虚心向范文学习。对于别人的材料一定要学习，切忌“文人相轻”，自以为是，要像对待师长一样怀着诚恳之心去品其文、揣其意、悟其真，要以解剖一只麻雀的态度从文章的脉络、结构、观点、词句、语气等方面加以学习和研究，从而获得写作技巧。如我会议纪要都摩仿。
二是虚心向同行学习。特别是向老同事学习，俗话说“姜是老的辣”，那些资历较深的老文字工作者往往有着异常丰富的公文写作技巧和高超的写作技能。要不断向他们请教，看他们修改过的、体会改动之处。要多看他们写的成功的材料，吸取可供借鉴的写作技巧。
三是虚心向领导学习。要学会聆听每一位领导的教诲，吸取领导超前而清晰的思路，领会他们直接而准确的文风，体味他们晓白而风趣的语言。特别要注意领导讲话中的亮光点。
(三)要善于积累。
“天下文章一大抄，看你会抄不抄”，是有一定道理的。因为公文必须要上符合政策精神，下符合工作实际。这样就必有借鉴，借鉴就必有积累，积累别人的为我所用。会抄是水平、是能力、是技巧。要抄的象自己的，所以收集材料至关重要。
一是注意层面性。要有针对性的收集，这样才能避免出现写材料凭感觉、讲错话的现象。
二是掌握灵活性。要想收集到全面、有价值的素材，必有运用多种方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、归纳和整理。对报刊、杂志上看到的名篇佳句、新颖观点，可以复印、剪贴下来，列出条目、标出出处，以备参考。
三是注重针对性。尤其要细心留意，仔细观察本行业、本单位的发展情况、重大决策和重大事项的信息动态。要做日常工作的有心人，利用各种机会、各种场合，收集有关信息。
(四)要精于构思。写材料五步:
第一步:接受任务。消除畏难心理，不胆怯、不畏惧，不管是接触过的还是没有接触过的，要相信自己，所有任务都是“纸老虎”。
第二步:准备酝酿。搜集材料、去伪存真、潜心思考。我的写材料习惯一般是要用50%时间去构思，20%的时间去撰写，然后用30%时间去修改、提练，去诵读、推敲。
第三步:组织起草。主要把握三点:对路。材料不对路，是一大毛病。求新。结构要出奇，材料要出新，语言要出彩。老话新说。准确。可以创新，但要准确。
第四步:修改完善。好材料是写出来的，也是改出来的。同样，好材料是改出来的，也是读出来的。
第五步:校对定稿。校对无小事。如:12月30日《人民日报
(五)要乐于投入。
一是用情去写。“公文不是无情物”。要怀着对工作的感情、对单位的感情、对发展的感情。实现“感情、热情、激情”的有机结合。如计生讲话稿。
二是用心去写。绝对不是投机取巧能写出来的，唯有用心勤学、苦练。实现“思想、思维、思考”的有机结合。
三是用力去写。实现“实干、能干、巧干”的有机结合。
同时，虽说文字秘书工作辛苦，但我认为苦中有乐。每当出自自己笔下的文字材料得到领导肯定的时候，不亚于在战场上打了一场胜仗。这不仅是领导对自己脑力劳动成果的肯定，也是对自己素质和能力的一次检阅。
三、几种常见材料的写法。
先了解一下文种。
《中国共产党机关公文处理条例》党的机关公文种类有14种:
1、决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2、决定用于对重要事项作出决策和安排。
3、指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
4、意见用于对重要问题提出见解和处理办法。
5、通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
6、通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
7、公报用于公开发布重要决定或者重大事件。
8、报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
9、请示用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复用于答复下级机关的请示。
11、条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
12、规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
13、函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
14、会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。
《国家行政机关公文处理办法》公文的种类主要有以下13种:
1、命令(令)适用于公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性措施;嘉奖有关单位和人员。
2、决定适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级机关不适当的决定事项.
3、公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项.
4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项.
5、通知用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员.
6、报用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
7、议案各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
8、报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
9、请示用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复答复下级机关的请示事项。
11、意见对重要问题提出见解和处理办法。
12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
目前区委公文版头形式主要三种:《中共潘集区委员会》潘[ ]号、《中共潘集区委文件》潘发[ ] 号、《中共潘集区委办公室文件》潘办发[ ] 号。
提醒:部门不得向下级党委、政府行文。
(一)“信息”的写作。
主要搞清信息的种类:1、综合性信息。主要反映取得的崭新成绩、开展的创新做法、进行的有益探索。2、动态性信息。突发性事件、重大事件的反响等，上报要及时，主要把事件的来龙去脉说清，注意语气的运用。3、调研性信息。总结现状、找出问题、剖析原因、提出建议。
(二)“汇报材料”的写作。
一要全面反映工作，二要反映工作亮点，三在充分展示成绩。
(三)领导讲话稿的写作。
一是站在领导角度。二是站在听从角度。
(四)“报告”的写作。
1、“报告”的分类。 按行文目的与作用不同，分为工作报告、情况报告、呈转性报告、检讨(检查)报告、例行报告、回复性报告、送文送物报告。 按涉及的内容不同
分为综合性报告、专题性报告。
2、写作要领。 把握规则，选择写法。“三段式”是报告的基本写法，如情况一做法一问题(意见);情况(做法)一问题一今后意见;情况一问题一今后意见;情况一原因(责任)一下步做法;情况一原因一责任及处理意见;情况一问题一建议等。但也有“情况一做法”的“两段式”等。 注重时效，情况真实。 语言简洁，篇幅短小。
(五)“请示”的写作。
1、“请示”的分类。 直请性的请示。 批转性的请示。
2、写作要领。 要准确理解“请示”的行文对象。必须是自己的上级机关。 要把握“请示”的内在逻辑。“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。 “香烧一股，敬佛一尊”。即一文一事;不能多头请示。
(六)“函”的写作。
1、“函”的类型。 从内容作用上看，包括申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函。 从行文方向上看，有来函、复函之分。
2、写作要领。 叙事清楚，说理有节。 入木三分，用语平和。 短小精悍，注意技法。 不可将“函”遗忘。把“函”从被“通知”“请示”与“批复”的“淹没”中解放出来。
(七)通知”的写作。
l、“通知”的分类。 发布性通知。 指示性通知。 批转或转发性通知。
2、写作要领。 要讲究实效，切忌滥发通知。 要把握内涵，切忌越俎代疱。 要明确无疑，切忌阻滞含混。
(八)“通报”的写作。
1、“通报”的分类。 表彰性通报。 批评性通报。 情况性通报。
2、写作要领。 要注意典型的真实性。 要向深处挖掘。 要注意表达手法。
(九)“会议纪要”的写作。
1、“会议纪要”的分类。 指示型会议纪要。 通知型会议纪要。
2、写作要领。 巧设布局，多彩多姿。 明确宗旨，突出中心。 讲究用语，注意条理。 忠实会议，做好记录。 行文方式，单、复结合。
最后，两句话结束:立足文字、展示自己，珍惜现在、积累未来。
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