杜绝每天瞎忙，如何掌控高效工作节奏？

很多人看上去非常忙，手里有好多在做的项目文档，浏览器开着几十个任务标签。领导时不时的还要在微信上去布置任务，补充新的要求。

这时候，脑子就会很混乱，不知道从什么地方下手，看上去任务量大，但是工作效率不高。好像什么都在做，但是好像什么都没做成，导致了任务进展很困难，达不到预期想要的结果。

这个问题的本质在于没有工作流程。让百分之八十的精力都消耗在了没有意义的细节，在返工和重复工作上导致了效率低下，这时候不如用百分之二十的时间来规划一个清晰而简洁的工作流程。

1.统筹信息,统一任务的入口

有的人会用很多软件来工作，比如印象笔记，word文档，滴答清单等，看上去很专业并且每个单独使用的时候都会很高效。但是分散在各个平台上的资源和材料会让我们的信息非常分散，在寻找资料的时候要同时打开很多应用。

这个时候我们可以建立一个统一的任务清单，让任务的入口单一化。比如这些资料有的是图片，有的是文字，有的是ppt或者网页记录等。比如我们可以使用onenote或者印象笔记将我们的资料或者文档进行归类总结，以便于我们以后的查找。

在我们制作清单时可以根据备忘录、工作资源、问题和思路以及项目记录的四个方面进行分类。

备忘录：作为待办事项进行记录，比如一些时间节点，上司交代的事情等做一个记录，并进行统一的时间分配。 

工作资源：可以将我们在网页上搜集的内容，论文，可用模版，重要数据等都可以分类放在这里，并且可以直接使用超链接的方式，避免使用过多的时间进行文件的整理。

问题和思路：在工作中突然产生的思路灵感，或者有什么需要想到的问题，但是不需要立刻解决的可以记录在这里。在手上的工作完成后，来看一下清单中需要解决的问题，在安排计划进行解决，可以避免因为突然接到工作或者忘记什么工作而产生的焦虑

项目进展记录：对现在手中项目的进度进行记录，比如时间节点，交付情况，甲方需要修改的细节问题等。

2.整体规划

任务拆分：把一些大任务拆分成一份一份的小任务，这样可以避免找不到头绪，能够明确做完这一步后，下一步需要做什么。同时要对总体任务和小任务中需要花费的时间做一个总体的把握，这样可以避免在一些不重要的小事情上进行反复确认而耽误总体的任务时间。

在任务拆分中需要遵循一个心法原则，就是将任务最小化原则。所谓最小化原则要确定：第一，任务的时间是准确的，第二，任务的结果是可见的。

甘特图

甘特图的左侧作出任务安排，时间节点及任务的负责人等，在日历区标注任务进行所花费的时间。当我们某一部分花费的时间过多时，我们可以考虑一下，为什么这个任务需要这么多时间，花费这么多时间是否是有价值的，是否可以进行压缩等。制作甘特图的工具可以使用Excel等工具。

3.快速行动

根据任务规划快速地采取行动，比如我们这一个小时是用来做ppt的某一部分的页面，这个时候任何不重要不紧急的工作都不要占用这个时间，一旦有什么想法或者思路打断了工作，先把这个思路记下来，然后继续进行ppt的制作，在这个任务完成之后，再回过头来审视自己记录下来的这个思路或者想法。