ERP系统档案编码小技巧

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ERP系统里面有很多的档案，比如往来单位档案、人员档案、部门档案、存货档案、合同档案、项目档案等。

如何给档案设置编码规则最好？

如果没有特殊要求，建议使用固定字母+流水号的方式。

比如：

往来档案档案用D0000001、D0000002、......

人员档案用P0000001、P0000002、......

合同档案用H0000001、H0000002、......

......

原因：

1、编码前面加字母，可以防止档案导出成为EXCEL后，流水号前面的0消失；

2、编码前面加固定的字母，可以便于系统设置自动编码。一般的系统都有自动增加流水号的功能，但是很少有能够判断前面设置不固定字母的功能。比如想要根据档案名称的第一个字的拼音自动设置字母的功能。如果每次都让人工来判断第一个字母是什么，就又要人工去查询最后一位流水号是什么，就会导致添加档案的时候非常不方便。