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如何与员工「和平分手」?给管理者的7个建议!
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2024.07.01 广东

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来源丨HR新逻辑 原创首发
作者丨蕾切尔·帕切科


嗨,这里是HR新逻辑-HRLogic

让我们先来谈谈常见的3种分手方式:人间蒸发;给对方发送一条语焉不详的短信;鼓起勇气约对方出来,在咖啡馆之类的地方面对面尬聊,说一句“我们都无法回到从前了”。

公司和员工“分手”也有3种方式:员工主动离职,因为找到了更好的去处;员工业绩不佳(或有其他原因)被解雇;公司精简人员配置(批量裁员)。就像谈恋爱一样,不管是员工被公司“分手”,还是员工主动和公司“分手”,都是一件艰难的事,在这个过程中也总会有人不开心。

管理者会花费大量时间来讨论、担忧、咨询和指导员工离职的问题。你第一次不得不解雇某位员工,会是你管理生涯中的一次里程碑事件。

随着时间的推移,你或许已经可以熟练地应对离职谈话,但只要有人离开,都会让你花费一番心血,就像你第一次解雇某位员工一样。

今天,我们来探讨员工离职的话题:优秀的管理者懂得如何与团队成员“和平分手”。

离职的3种类型


现在我们来聊聊关于离职的细节——我将针对3种不同类型的离职,从现有团队、离职员工和管理者自身3个维度出发,探讨如何与员工和平分手。

类型1:员工主动离职

首先,当一名表现出色的员工主动要求离职时,一定会让你感到很糟糕。

你觉得自己遭到了背叛;你觉得这名员工忘恩负义,你曾经给过他那么多工作机会;或者你觉得自己是不是做得不够好,所以他才会离开。请抑制住这种遭到背叛的想法。

相反,当你的团队诞生了一名明星员工,且他有了更好的新工作时,你应该为此庆祝,这也是你领导力的体现,因为这名员工在你的带领下获得了进步和成长。即使他要去别的地方创造更大的价值,获得新的成长,那也没关系,这是件好事。

原因如下:你带过的优秀员工离开后,去另一家公司扮演更重要的角色,这也在向你的其他成员释放信号:你是一个可以吸引人才的人,你可以为团队成员赋能,让他们变得更加优秀。并且,你也会吸引更多优秀的人加入团队,如此循环往复。

其次,留下的团队成员可能会担心,如此高绩效的员工离开,团队工作会不会因此崩溃?

你可以带领团队成员一次次用事实证明:团队整体的力量一定大于某名优秀员工的个人力量。这不仅会给团队成员吃下定心丸,还会吸引更多人才加入你的团队。

要向留下的团队成员传达这样的信息:我们鼓励优秀员工找到更好的去处。

这会让团队文化变得开放和包容。当有优秀员工主动离职时,要感谢他曾经为公司做出的贡献,并为他举办欢送仪式。

当然,很多员工选择离职不是因为他们的业绩优异到足以跳槽的地步,有可能仅仅是因为他们不喜欢团队文化,或者自己想要寻求突破和改变。尽管如此,管理者依然要尊重他们的决定并祝福他们,在他们离开时同样要欢送。

最后,不要让任何员工的离职导致团队惊慌失措,因为这关系到如何规划团队资源,以及团队未来的业务扩张计划。

为了做到从容地欢送任何团队成员离开,你可以采用“一对一登记法则”:与团队成员建立互信关系,了解每位团队成员的愿望或职业发展规划,记录下来,并经常与团队成员沟通,看看公司是否可以为团队成员的长期发展目标赋能。

这里有个前提,团队成员只有看到你之前以开放的态度对待离职员工,才更有可能对你敞开心扉,不害怕分享他们的个人目标。

类型2:员工业绩不佳(或有其他原因)被解雇

第一,你要明确的是,在决定解雇某个业绩不佳的员工之前,你已经尽力做了所有能够帮助他留下来的事情。员工自己也意识到自己的业务能力无法满足岗位需求,这个决定对他来说不是突发事件。

第二,在和被解雇的员工谈话时,要清楚明确地向对方传达公司的决定。

再次强调,此时被解雇的员工应该不会对这件事感到十分惊讶,之前你所做的一切已经足够让他心中有数。在类似的艰难谈话中,管理者经常会“说得太多”,造成离职员工的困惑,其实这是不必要的。

如果被解雇的员工觉得无须刻意隐瞒此事,你可以和他商量,如何向团队其他成员谈及他的离职原因。通常大多数被解雇的员工会担心同事怎么看待自己,害怕陷入尴尬的境地,想悄悄溜走,但提前商量好对策可以缓解这份焦虑。

第三,要表现出你的同理心和慷慨之情。失业对任何人来说都是件可怕的事,它会打击一个人的自我认知,使人陷入迷茫和崩溃的状态。如果条件允许,可以让员工确定好新工作后再正式离职,你也可以在这个过程中为他提供一些求职资源。

第四,要向团队成员传达离职信息。宣布某人即将离职,并分享他曾经为公司做出的所有贡献和努力。一些团队成员或许知道此人离职的原因是表现不佳,但其他人可能会误以为此人曾非常出色,这时不需要解释。

最后,最重要的是,你要告知团队成员,在与这名离职员工共事的时间里,你是如何帮助他提升业绩的,这样可以让团队成员明白:此次解雇不是突然决定的,它经历了一个清晰合理的过程。这会避免让其他成员陷入焦虑。

类型3:公司精简人员配置(批量裁员)

受市场波动影响,公司战略发生变化,公司会优化自己的人员配置,批量裁员。此时公司的人事和法务部门会出面,制定详细的解雇方案。

首先,管理者向离职员工表现出慷慨和同理心是非常重要的。或许你无法改变公司的决策,但你仍然可以尽可能地为被解雇的团队成员提供帮助,替他们发声,为他们提供人脉资源。

批量裁员对那些留下来的团队成员来说也是一件可怕的事情:他们不知道自己会不会是下一个要离开的人,也会担心公司目前的经营状况。如果管理层决定裁员,裁员幅度可以比必要的大。

但是哪怕裁得多,也请确保近期内批量裁员只发生一次。第一个月裁掉10人,第二个月裁掉5人,第三个月再裁掉5人……这是最糟糕的做法。团队成员会因此处于持续性焦虑状态,这种不确定性会严重影响他们的工作进度。所以,哪怕裁得多,也要确保一次性完成裁员。

其次,与留下的团队成员沟通时,重点应放在公司的稳定性和接下来的战略规划上。

因此,要告知团队成员公司将会采取哪些措施应对市场变化(比如,公司是否要削减部分开支或差旅费),或者在战略上做出了哪些改变,以及员工们怎样做才能和公司一起共渡难关。在震荡面前,给团队成员一些抓手,他们就不会感到那么无助了。

批量裁员也是重组团队的好时期,你可以抓住机会制定新的规则,组建一个能够适应新局面的团队。

应对离职问题的
7个通用建议


讨论离职总是会让人不愉快,但作为管理者,这会是你日常工作的一部分。以下是管理者应对离职问题的7个通用建议,对任何一种类型的离职都适用。

第一,制订一份详细的过渡计划。列出离职员工原本的职责,写清楚接下来将由谁接管,包括离职员工的直接下属。有时一名员工离职后,其他团队成员才会意识到他曾经承担着如此重要的工作。

第二,确定所有细节后,才可以将员工离职的信息告知其他团队成员。因为团队成员需要确定此人何时离开,他之前负责了哪些工作,是否有人能接替。你在公布离职信息的同时就应该把这些信息告诉他们。

第三,不要隐瞒人员离职的信息,也不要自欺欺人,以为大家不会注意到。你应该敞开心扉,鼓励其余团队成员提出疑问。有些问题如果不好回答,你可以直接说“我不知道”或者“这件事不太好说”。一名员工要走,其他人总是会留意到的,管理者要以开诚布公的心态对待员工离职。

第四,仔细考虑沟通的顺序。在某些情况下,如果你在告诉整个团队之前先向某些人传达离职信息,会对接下来的工作大有帮助。例如,如果一位管理人员要离职,首先应该告诉他的直接下属,然后再告诉团队的其他成员。

第五,越快越好。我们有时会想“拖住”离职员工,比如让他用3个月左右的时间完成工作交接。或者对于一些业绩不佳的员工,我们允许他再做两个月,作为他找到下一份工作的过渡期。

当然,从财务角度来看,应当适当支持离职员工。但是对离职员工本身或者其他团队成员来说,明智的做法是让员工尽快离职。当一个人心不在焉时,工作效率是无法得到保证的。决定离开和真正离开之间的时间拉锯越长,给团队造成的负面影响就越大。

第六,让员工离职成为改善团队的机会。如果可能,那么请与离职员工进行一次面谈。你可以提出具体的问题,也可以是开放式的聊天。但要给员工提供一个反馈的机会,让他们说说自己对公司的意见或者担忧。这些反馈很可能会是改进团队的契机。

第七,前路漫漫,谁都有可能是你的人脉。在员工离职的整个过程中,请你展示出自己的友善和同理心。这句话听起来非常简单,但遇到情绪化的关口,我担心你会忘记一切。你可以建立一个离职员工的“校友群”,与他们保持联络。尤其是你带过的下属,要关注他们离开后的动向,尽可能地给予支持。

曾经在一个团队中,我们最喜欢的一位名叫帕沙的成员因业绩不佳被公司解雇了。但这其实是一件好事,我们帮他找到了一份更符合他能力模型的工作,他在过渡期内也几乎得到了团队所有成员的帮助。

在帕沙离职那天,我们举行了一场香槟酒会。他说,这是自己经历过的最好的一次离职,然后他的眼泪夺眶而出。

还有一个故事来自我曾经负责的另一个团队的成员,她叫柯尔斯滕。那次我们团队在开会,柯尔斯滕突然离开办公室,等到会议结束,她已经走了。空荡荡的工位上只留下一张纸条,通知大家她已经离职。我完全能理解她的心情。但此前我们一直努力帮助她改进绩效、融入团队,我们真的尽力了。

不管你有多少管理经验,人员离职总是一件棘手的事。你将花费大量时间冥思苦想:

是否该解雇一个业绩不佳的员工,如何处理某名优秀员工跳槽后留下的工作,如何设计每一次离职谈话的要点,如何与其他团队成员传达有人离职的消息。

不管你多么经验丰富,未来都可能会遇到一些灾难性的离职情况。本文中的建议或许会让你的工作稍微顺利一点,祝你好运。
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