为了新城邦的组织与管理，亚历山大采用希腊殖民地的模式。至于在新征服区域安置士兵、分配土地，亚历山大和他的后继者可能是遵循了既存的马其顿制度。
当你正值25岁左右，一直以来受训治理一个不到10天便能横越的王国，却突然面临统治以巴尔干半岛为始，东至伊朗、南至埃及的帝国，你会怎么做呢？假设成功并未蒙蔽你的常识，你便会采用自己认为恰当的行政体制，只有在绝对必要时才做出改变。
可是，如果你带着一群不熟悉当地制度与传统的人们前往新征服的区域，你又会怎么做呢？你会将他们的制度引入征服的疆域，或是会要求初来乍到的居民适应新环境现存的结构？
而这正是亚历山大大帝一抵达埃及便面临的两大挑战。
当他在高加米拉击败大流士三世，并坐上波斯阿契美尼德王朝的王位后，这些挑战变得更加严峻。当亚历山大在远东地区作战期间，要在新征服地区安顿除役老兵时，也面临同样的挑战。
为对付第一项挑战，亚历山大遵循一般常识，利用既存的基础建设。长达两世纪，阿契美尼德王朝统治他们的帝国时，都是利用行省系统，加上国王及其朝廷的中央集权专制统治，但在属于某些特定任务上去中央化，如在地征召部队、征收贡金，则采地方分权。亚历山大无法忽视的另一项传统权威是神职人员，在埃及尤其如此。
不过，要安顿在希腊城邦的政治、社会与文化传统下成长的除役老兵，在埃及和亚历山大其余的广袤帝国都是头一遭。为了新城邦的组织与管理，亚历山大采用希腊殖民地的模式。至于在新征服区域安置士兵、分配土地，亚历山大和他的后继者可能是遵循了既存的马其顿制度。
因此，希腊化王国的组织及其行政管理体制都能在许多不同的背景找到根源，包括希腊和马其顿的制度，以及在地传统；不过也总是留有创新的空间。
亚历山大在他能够处理治理帝国日复一日的行政事务之前便已辞世。可是他的继业者无法逃避这项挑战，他们必须立即处理行政工作。到了公元前300年，行政制度尽管存在许多重大差异，希腊化王国在国王职位、君主政治型态和行政体制方面具有相同的特征，主要的工作包含领土防御、财政问题与贡金征收、司法行政与圣所维护。
国王身边围绕着高阶官员，组成其朝廷。特别是在早期，官员往往不是在任职的王国地区出生，而是来自希腊城市，因各式各样的因素升迁至朝廷高位。
具影响力与人脉关系的家族后裔能够在宫廷谋得一职，但能干的人（尤其是军官）也能凭借功绩与忠诚步步高升。他们效忠的对象是国王个人，而非王国或“国家”。因此，国王若无法处理行政问题或吃下败仗，便可能扰乱国王与官员间的信任关系，致使官员寻觅另一位雇主。
朝廷成员及高官与国王有着直接密切的关系，他们是他的“友伴”。
在托勒密王国，公元前2世纪早期便已正式订定这些头衔，高官和朝廷成员被称作“近身护卫官”、“追随者”、“友伴”、“首席近身护卫官”、“挚友”、“亲属”，接着是“与亲属享有同等荣耀者”及“与挚友享有同等荣耀者”。
塞琉古王国也有类似的称号：“友伴”、“荣誉友伴”、“挚友”及“高贵挚友”。
“友伴”是希腊化王国内最重要的行政与军事喉舌之一。他们是重要军队单位的指挥官、区域和行省总督、使节与顾问。随着时间过去，国王的“友伴”职位代代相传，形成世袭贵族阶级，但能干或狡诈的新手也有机会成为朝廷的一员。
国王在哪里，朝廷就在那里，而当国王不在沙场上时，便会坐镇首都，如果不只一个首都的话，则会待在其中一座。对托勒密家族而言，首都是亚历山大，这座城市在希腊化时期进程中成长为首要的都会中心，居民大约有100万人，是货真价实的古代巨型城市。
邻近王室陵墓的王宫毫无疑问是权力中心。宫殿与学术中心和图书馆博物院相连。塞琉古王国有3个首都：奥隆特斯河畔的安条克和阿帕米亚（Apameia），以及底格里斯河岸的塞琉西亚。阿塔罗斯王朝的首都帕加马在公元前三世纪期间，发展成大型都会中心。在马其顿，无论是传统首都艾盖和佩拉，或德米特里阿斯的次首都，皆无法达到新兴王国首都的规模。
繁复的行政管理工作让希腊化宫廷的生活比马其顿旧有的君主政治宫廷更加高度发展。宫廷生活最主要的特色仍是宴会，或称会饮宴（symposion）。宴会提供了一个场合，能够商议外交政策和军事策略、与异国贵客和使节交流。
在希腊化宫廷，尤其是在亚历山大，宴会上的文化活动——吟诵新旧文学作品、历史讲座、探讨艺术作品与音乐演奏，经常到达精深高雅的境界。
有种极端情况是像托勒密一世这样的人物，他本身就是一位杰出的历史学家，将他时代的重要学者召集到亚历山大，创立博物院及其图书馆，成为学术中心，或是像皮洛士和安提哥努斯・戈纳塔斯，身旁围绕着众多哲学家。
另一种极端例子则是喜爱展现自己的表演技巧的国王，譬如安条克四世是哑剧舞者，而托勒密十二世是长笛演奏家，但他们遭受同代人批评，认为这样的行为有损君王的威严。
希腊化宫廷一如历史上的任何朝廷，朝臣间影响力、野心、敌意与谋反的竞争风起云涌，国王和朝臣女性亲属间的风流韵事也层出不穷。
在埃及，自法老时期便存在精密的行政体制，以便最妥善利用尼罗河每年的泛滥，进行农耕。托勒密王朝沿用此一体制。重要的工作必须由中央机构协调，再由地方行政官呈报，特别是运河和水坝的兴建维护，以及为尼罗河河水上涨整理农田。
行政管理的核心是亚历山大的朝廷，以“首席行政官”为首，主导财政管理。国土被划分为40个行省或区域，称为“州”。每个行省都由一名“将官”统辖，并身兼治安与司法职务。“州长”主事农业生产，“财务官”则监督财政事务和缴纳给亚历山大王室国库的贡金。他有“王室书记官”辅佐，负责会计工作。这些职务非常重要，因为在托勒密王朝的经济体系中，几乎所有的经济活动都受到王室行政机构的严格管控。
中央行政机构会决定生产的产品种类、地点、生产者和生产数量，以及商品价格和缴纳贡金数量。许多产品都是国家专卖，特别是各式的植物油，政府限制则会收缩与外界的交易。行政机构为运作此一制度，利用的是包税人的效劳，他们会预付某一特定产品的预估贡金，借此获取向一般人民征收贡金的权利。在公元前2世纪，“区域将官”负责掌管比省更大的行政单位，也就是中埃及和上埃及、底比斯和赛普勒斯。
每个行省内划分出多个“分区”，而分区又由“村庄”构成。每个分区和每个村庄都受到地方官员的统辖，分别称为“区长”和“村长”，并有书记辅佐。那里的司法行政机构则是地方法院，希腊人和当地居民有各自的法院，可能犹太人等不同族群也有专属的法院。
除此之外，托勒密家族对当地祭司的权威有一定程度的尊重，认同他们身为人神之间媒介的角色。埃及外部领土也沿用埃及的行政与财政体系，仅小幅修正，如叙利亚南部和巴勒斯坦、小亚细亚和爱琴海地区。这些外部领地也受将官统治，同时由财务官监督财政与经济事务，并担任包税人与皇家司库间的桥梁。
每个行政官都要向更高层的官员呈报，形成阶层严明的指挥链，始于村庄层级，上升至分区、行省，一路来到亚历山大的中央行政机构。至于国安与司法事务，行省将官会直接禀报国王，而财政行政机构则是以首席行政官为首。
王室行政机构有个重要任务，那就是维持军队运作。当时战事交战与长时间围攻时，战略已经变得高度精细与专业化，因为出现了不同种类的军队，采用专门的武器，诸如持长矛的重装方阵、持小圆盾牌的轻装部队、弓箭手和投弹手、围攻机具和抛射装置的操作人员、骑兵与舰队；这些部队都需要特殊的训练。
国王动员的军队有时规模庞大，例如拉菲亚战役就有十四万人参战，且成员组成混杂，包括职业常备军、额外的佣兵、同盟城市与联邦的部队，在某些案例还有自非希腊人口中征召的士兵。
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