费用报销制度

发布时间	2018年8月21日
制度名称	费用管理制度	修改时间	2019年12月16日
制度编号	JS-FY20180821002	修改次数	1
起草部门	综合管理部	页    数	10

费用管理制度

第一章 总 则

第一条 费用管理目的 加强公司财务管理，明确费用开支管理的流程以及各环节的职责与权限，合理控制费用支 出。

第二条 费用管理原则 公司费用实行预算管理、标准控制、集中反映、有效监督的管理原则。

第三条 费用管理实施

一、所有费用均按公司要求编制年度预算并分解到月按月实施。

二、公司各部门须在每月25日前根据下月工作计划制定本部门费用开支计划，报财务部 后经审核通过，并总经理批准后，为公司当月的费用开支计划指标。

第四条 计划外费用审批 计划外费用开支，根据实际情况一律报总经理审批后由财务部进行调整下达。

第五条 费用管理职能中心 公司财务部是公司费用管理的职能中心，各职能部门是公司费用的责任中心。即各级审批 领导对各项开支的合理性、真实性负责，财务人员对开支的票据合法性、金额准确性、审批 手续的完备性及资金流向负责，并在预算的范围内控制。

第六条 费用支出的内容 本制度所称费用支出包括：工资、福利费、社保费、工会费、业务招待费、办公费、差 旅费、车辆费、水电费、物业费、租赁费、通讯费、会议费、折旧费、税费、培训费、其他 费用等管理费用及财务费用、销售费用。

第七条 费用报销时间：销售人员及产品技术支持人员每月5日前提交上月出差票据及相关费 用进行贴票报销，公司其他人员出差返回后5个工作日内处理当次出差票据进行报销。 为方便公司人员报销，财务部报销时间安排如下：报销时间为每周二至周五，特殊情况除外， 借款不受时间限制。

第二章 费用审批的一般原则

第一条 授权审批制度 公司费用开支实行授权审批制度，所有费用都必须经财务部领导审核，经总经理（总经 理不在时所指定授权人）批准后，由财务部统筹安排支付。

第二条 公司费用开支审批权限和程序

公司费用开支审批权限和程序详见附表，一般程序为：费用当事人申请一相关部门领导确 认一财务部会计审核一财务总监审核一总经理审批一出纳付款。

第三条 员工费用由总经理（总经理不在时所授权人）行使审批权，总经理费用由董事长审批。第四条 总经理审批制度

费用报销实行总经理审批制度（总经理不在单位由总经理授权人审批后再由总经理补签）， 总经理费用由董事长审批。

第三章 费用报销的一般要求

第一条 费用报销凭证

各职能部门在业务发生时，原则上应取得税务部门认可的合法票据，即应取得正规发票 或非经营性统一收据，发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆 珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能做报销凭证。

第二条 报销发票内容 发票内容要填制齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额要清楚，大、小写要一致， 涂改无效。

第三条 印章齐全 印章要齐全，须有收款单位公章（或发票专用章）及收款人签字（章）。事业单位的收据， 要有财务专用章。事业单位的收据，须是税务中心统一印刷的收据。

第四条 票据遗失 从外单位取得的原始单据（车、船、飞机票等），因保管不善，被盗、遗失，后果自负， 原则上不予报销。但有相关证明，经总经理批准的除外。

第五条 费用说明清单

费用报销时须真实地填写“费用说明清单”（附表1）,以便领导审批。

第六条 费用报销

各类费用原始单据应由经手人（或当事人）分类整理后，整齐地粘贴（一律统一使用原始凭 证粘贴单以左上角对齐横向依次粘贴。对粘贴不整齐、达不到装订凭证及档案管理要求的， 财务有权要求重新粘贴在费用报销单或差旅费报销单后，并注明单据张数和各类费用金额， 准确填列在报销单上，由部门领导审查签字后交财务部审核开支是否有预算、票据是否合法、 金额是否正确，审核无误后由财务部领导核准、总经理签字后方可支付。

第七条 销售方盖章的销售清单

如购置多种办公用品、礼品、材料物资等开具一张发票且未单项列示的，必须同时提供 有销售方盖章的销售清单（税控系统打印清单不是自制清单并要求加盖发票专用章），清单列 示金额与发票一致方可报销。邮资报销应随发票提供寄往目的地的凭证。

第四章 差旅费管理

第一条 出差员工的市内住宿费、伙食补贴费、目的地市内交通费，实行“分项计算、限额扣 除、超支不补”的办法（实报实销人员除外）。报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计 算， 12点之前出发及12 点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。当天往返的不报销住 宿费。

第二条 出差审批规定

一、  出差审批权限及报销手续的规定：员工出差均须经部门领导批准，部门领导以上人员 出差由总经理批准，出差人返回单位一周内凭批准后的《出差申请表》和发票办理报销手续。

二、  部门领导应根据工作需要确定出差人数、地点和时间，严格控制差旅费用，非本公司 业务需要的会议、学习等，审批人不得批准出差。

三、  出差借支差旅费审批按资金开支程序执行，其流程如下：

出差人申请一部门领导审核一财务部会计审核一财务部领导审核一总经理审批一出纳付 款。

第三条 差旅费用报销规定

一、  员工的出差费用，按规定凭单据报销，实际费用超过标准的费用部分的需自理。

二、  员工连续乘坐车船8 小时以上，考虑到乘坐车船在途期间伙食费用较高等原因，在途

期间凭车、船票按规定的住宿限额标准的50%计发伙食补贴（不另计发当日伙食补助）。

三、  出差人员住在亲友家，无住宿费依据的，按标准的30%计发住宿补贴。因工作需要长 期在家住地出差，并在家住宿的，不报销住宿费补贴，但按标准发给伙食补贴。

第四条 出差交通费管理办法

长途交通费实行凭票据实报销的原则，具体规定如下：

一、  员工乘坐火车，从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜4个小时以上的，或连续 乘坐火车超过 12个小时的，必须购买卧铺车票。

二、  出差路程超过200公里以上的，可乘高速公路豪华客车。乘坐高铁超过8个小时的， 可优先选择火车卧铺，卧铺、高铁行程均超过24个小时的方可选择飞机。

三、  双人（同性）出差住宿费按 1个人的标准限额加上双人交通费、伙食补贴计算费用， 按差旅费用报销原则凭票报销。

四、  两人以上同行出差时，低级别员工可随其中享受高标准的一同乘坐交通工具和住宿 （因工作需要必须同住）。一人单独出差携带重要资料的，经总经理批准可按本人报销标准的 1.5倍报销住宿费用。副总以上领导可以住单间。

五、 夜间乘坐轮船超过4小时的，须坐二等以上舱位。

第五条 住宿费、伙食补助及市内交通费标准

员工长途出差，标准如下（国内）：

	住宿费（元/天）	补贴（元/天）	市内交通费（元/天）	合计（元/天）
北京、上海、广 州、深圳	350	100	50	500
省会城市	250	100	50	400
其他	200	80	30	310

注：销售人员当月出差补贴上限1500元，市内交通费补贴750元

员工长途出差，标准如下（国际）：

	住宿费（美元/天）	补贴（美元/天）	合计（美元/天）
香港、澳门	75	15	90
台湾	75	15	90
韩国、俄罗斯	75	25	100
加拿大、英国、法国、 德国、新加坡、美国、 日本	80	30	100

未包含地区参照此标准

第六条 差旅费报销注意事项

一、员工趁出差或调动工作之便，事先经单位领导批准后就近回家探亲办事，其绕道车、 船票，扣除出差直线单程车、船费，多开支的部分由个人自理。扣除标准：火车按快车（包 括特快）票价计算，符合乘坐硬席卧铺条件的，按硬席中铺计算。轮船按三等舱位票价计算。 符合乘坐二等舱位的，按二等舱位票价计算。如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时， 应凭车、船票按实报销，不发给绕道和在家期间的出差伙食费、住宿费，并不予报销绕道期 间的市内交通费。

二、  员工参加在外地召开的各类会议，由主办单位统一安排食宿的，凭票实报实销，不再 计发食宿补贴，交通费凭票在限额内报销。凡会议主办单位出具食宿费自理证明的，回单位 按按差旅费用报销原则凭票报销。

三、  员工出差进行特别商务活动，住宿费需超过规定标准以及需异地租车的，须向总经理 请示和财务部备案才可开支，由总经理审批后据实报销，但租车后扣除租车当日的市内交通 补贴。

四、  因工作原因需在出差地请客的或随请的，请客一次当天伙食补贴按50%计发，请客两 次当天不发给伙食补贴。作需要派驻外地的常驻人员，另行规定。

五、  员工出差期间，要提高警惕性，保管好车票、单据，如发生遗失，需有相关证明人或 担供有效证据，并经部门领导，财务部审批，经总经理批准后，方能报销。

六、  公司员工随同高级别人员一同出差，其出差标准可按高级别人员相应标准执行。

七、各部门领导对差旅费借支应根据出差地点、时间、本人差费标准等因素控制借支额度，

出差员工必须在返回公司后一周内到财务部报账并退回余款，无故拖延不报的，财务部有权 从本人当月工资中扣回借款，在尚未扣清之前不得重复借款。

第五章 业务招待费用管理

第一条 报销业务招待费时所附发票必须是开有日期的正式发票，当月报销的发票不能为已 过开票日期一个月以上的票据，并且原则上实行谁开支谁报销的原则。

第二条 原则上杜绝无票费用开支。如工作业务需要开支无票费用（如娱乐费、洗理费等），1000 元以上需事前先请示总经理同意后再执行。对此类无票费用，需提供相关联的有效证明， 才可报销。每月开支的无票费用，需以文字报告的形式报总经理审批后，方可进行相应账务 处理。

第三条 对外付款原则上采取转账方式或银联刷卡结算，招待费不得现金支出，报销时必须 提供银联刷卡记录单，特殊情况需总经理同意。

第七条 专程陪客旅游：经总经理批准，经办人在总经理批准的定额内掌握使用。

第八条 部门领导以下员工不经批准不能进行应酬、接待活动，接待对象、地点及规格需事 先征得部门领导同意，先斩后奏一律不予报销。

第九条 公司内部因加班而开支误餐费，由综合管理部统一安排；

第十条发票开具“礼品”“化妆品”“服饰”不允许报销； 第十一条 报销应填列费用说明清单。

第六章其他费用

第一条 市内交通费用严格按照公司标准范围内报销。报销票据须为当月票据，必须有票号， 不得用连号或隔号连号票，更不得用互相交换连号票、过期票据及市外客车票据报销，违者 取消当月交通费的报销。

第二条 办公固定电话及员工手机通讯补助由综合管理部每月统一购买冲值卡，统一填写费用 报销单。

第三条 车辆费用的报销，综合管理部和财务人员应严格按照公司的规定审核各项费用（包括 维修费、汽油费、养路费、保险费、过路费、过桥费等），如未遵守公司的车辆费用管理规定 进行审核，一律按照违纪行为给予处罚。

第四条 广告宣传费费用发生时，由市场管理部提出计划并申报，财务部进行相应审核，如果 属于月度计划内项目，财务部审核并报总经理批准后，可以安排支付。如果属于计划外项目， 根据营销战略应该开支的，报总经理批准并完成追加预算程序后，方可安排支付。

第五条：会议费报销，必须提供会议邀请函、会议议程等资料，报财务部审核。

第六条：员工非工作日加班4小时及以上，实行补助15元餐补的形式，报销方式为以部门为 单位贴票，附部门人员打卡明细；

第七条：员工晚上加班至20： 45后可以月为单位贴票报销打车费，每周二、四可优先选择乘 坐班车，抵达离家最便捷的换乘地点后选择打车。报销标准为50元/人/次。

第七章 费用控制

第一条 公司各部门均要建立预算执行统计台账，部门领导随时掌控预算执行情况，实施预算 控制；

第二条 财务部对费用进行审核时，在填列费用时应说明清单上预算使用情况栏目，在票据

传递过程中，预算责任人就能清楚地了解每次费用发生时当月费用使用情况及尚可使用余额， 以利预算双向控制。

第三条 不同性质的费用类别间不能调剂使用，同类费用间经总经理同意可调剂使用，但工 资项目等公司有明确规定的除外。

第四条 财务部每月 10日前会就各职能部门上月预算执行情况反馈各部门，各部门按照执行 情况分析偏差原因，提出改进措施，不断提高各部门预算编制能力。

第五条由于个人原因导致的票据丢失，报销时说明具体原因由部门领导签字确认后，按照 实际发生金额的 80%报销。

第八章 罚 则

第一条 未按审批程序办理费用报销的，对责任人罚款100元/次。

第二条 越权审批费用开支，未造成损失的，对审批责任人罚款100元/次；造成损失的，由 审批责任人全额承担。

第三条 各部门费用必须在预算额度内开支，未经审批超额度开支的，按超出金额100%的罚 款。

第四条 费用开支弄虚作假，除收回弄虚作假金额外，另对相关责任人处以违纪金额3-5倍的 罚款。

第五条 财务人员未按规定的报销程序支付费用的罚款200元/次。

第六条 财务人员未按预算管理限额费用的报销严格把关，致使责任人超计划开支，对相关 财务人员罚款100元/次。

第七条审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销 的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。

附件一《费用报销单》

附件二《出差申请表》

附件三《票据规范示例》