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浅议施工企业如何加强内部控制


      
有效的内部控制可以提高企业管理水平、经济效益、经营管理的效率。可以堵塞资产流失的漏洞、可以从源头上遏制风险、可以保证各项制度的有效贯彻执行,保证会计资料的真实、合法、完整,规避经营风险。
       
加入WTO 对于我国的建筑业是机遇也是挑战。在带动建筑市场增量的同时,也使建筑企业面临越来越激烈的市场竞争。建筑业本来就是微利行业,毛利率普遍低于社会平均水平。随着工程量清单报价的执行,综合单价固定,企业风险加大,盈利空间越来越窄甚至亏损;恶性竞标、低价中标、工程让利、回扣、霸王条款、业主指定分包、严重的资金压力等等,给施工企业生存和发展带来巨大的挑战。在外部环境得不到有效改善的情况下,施工企业要想谋求生存和发展,必须挖掘内部潜力,通过加强各项精细化管理,完善内控制度,营造一个良好的内控氛围,才能提高企业管理水平,增强市场竞争力,确保企业可持续发展。施工企业工程点多,分布地域范围广,劳动密集但人员素质参差不齐、施工周期长等特点都要求企业建立一套完善的内部控制体系,由人管人制度管人转变。
      
施工企业目前内部控制现状:
       1
、对加强内控管理的重要性认识不够
        
长期以来,大多数施工企业普遍存在重经营开拓、重施工生产、重技术管理;重施工技术人才,轻经济管理人才的情况,致使专业管理人才干劲不足或流失。
        
有的企业领导认为内部控制只是内部会计控制、只是简单的几份公司内部文件,没有把内控看成是高层次的管理策略。也有部分员工认为管理是浪费时间,敷衍检查。这些观点均直接影响内部控制的有效发挥。
       2
、有内部管理制度但没成体系,存在不合理现象且执行力度不够:
      
大部分施工企业都制订了相应的内部管理制度,如内部会计制度、资金管理、人力资源管理、成本管理等内控制度,但或多或少存在各自独立且管理理念落后的问题,不能适应日益激烈的竞争环境。内控制度不健全,不能形成一个系统完整的控制体系。部分企业内部管理制度下发后,企业员工看都不看,有章不循,执行效果差,内控制度如同虚设。另由于施工企业点多面广,贯彻执行难度大。
       3
、企业治理结构有待完善
        
大多数施工企业还存在家族式的管理模式,企业负责人权利过大,责任过重,一人说了算,一支笔签字,缺乏民主决策机制,不能很好地发挥经营管理权和监督权。有些企业管的过死,无法充分调动项目工作积极性;有些企业放的过宽,项目经理权利过大,道德意识淡薄,项目管理失控。
        4
、内部监督不力
       
主要表现在对内部控制缺乏科学有效的监督评价体系。企业内部审计部门,作为公司的一个职能部门,独立性不强,人员偏少。对查出的问题尤其是领导层存在的问题,不能坚持原则据实反映,无法发挥真正的内部监督作用。且内部审计多以效益审计和离任审计为主,很少对企业管理、各项内控制度的完善和有效落实进行检查和评估。
       5
、奖励不能兑现,内控流于形式
       COSO
报告十分强调人在控制中的重要性。在内控的实施过程中,施工企业由于资金的严重匮乏,业绩考核与奖励制度往往得不到兑现,影响员工参与内部控制的积极性。最终使内控制度流于形式。
       
施工企业如何加强内控:
     
(一)从思想上认识内控的重要性
   
内部控制制度是否能得到有效的完善和规范,首先取决于企业主要负责人的意识及决心。施工企业的主要负责人要在内部控制建设方面扮演核心角色,一方面应从战略的高度认清加强内部控制建设对于企业生存、发展的重要性,亲自组织、指导内控的建立、完善;另一方面在内控执行方面模范地遵照执行,并对其整体实施进行控制,使设计合理的内部控制自上而下得到严格执行,充分发挥其查错防弊的防护性功能和一定的预警管理功能。
      
(二)、企业的几项内控制度

 1 、民主决策及适度授权制度:企业应对三重一大(重大事项、重要干部任免、重要项目安排、大额资金支付),实行集体民主决策制度,执行程序应当制度化、规范化,做到相互监督、相互制约。对有些经济业务进行适度合法的书面授权,如对外地项目管理范围的授权、物资采购授权、对一定范围预算内资金收付的授权严禁越权办理业务。授权管理可以让领导有更多的时间对更重要的工作进行思考,也可以增强员工的使命感、责任心、成就感,使企业和谐发展。
       2
、风险评估制度:
   
风险控制要求单位树立风险意识,通过风险识别、风险分析,对风险进行防范和控制。如在投标前,考核招标单位立项的真实性及资金来源,避免高额的保证金被骗;在工程量清单报价方式下,对综合单价进行报价分析和评估,规避低价中标带来的效益风险。工程施工前应对项目进行合同技术交底,识别风险点,找出相应应对措施来转嫁风险,把风险总水平控制在企业可接受的范围之内。
    3
、预算管理制度:建立完善的预算管理体系、审核监控体系和预算反馈体系,大力加强财务资金集中管理,推行资金预算管理和费用预算管理,包括预算的科学编制和审定,预算指标的下达以及执行过程的监控;对于预算内支出,缩短管理链条,提高办事效率;对于预算外开支,严格审批调整程序;对预算节余的进行奖励。
    4
、项目内部控制制度:施工企业的效益主要来源于工程项目,项目管理的好坏直接关系到企业的生存和发展。施工项目控制是施工企业内部控制的重点。
     
企业应实行项目经理竞聘制,签订项目目标责任书,明确双方的责权利,建立风险抵押金制度,确定利润分成比例,既一定程度防范风险又充分调动项目积极性;同时,应加强项目管理,进场前,组织编写项目管理策划书、成本管理策划书、编制资金流量表,项目每月编报成本报表,进行成本分析,形成会议纪要,问题早发现早解决。加强对项目的监控,建立项目综合考评制度,对施工现场进行综合评比;项目债权债务锁定后应及时对项目进行奖励兑现。
       5
、物资管理的内部控制:物资采购必须签订经济合同总价金额超过10万元的必须经过严格的招标程序,企业应成立物资招标小组,由主管领导、物资部、成本管理部、项目部、纪检部组成。建立供应商资料档案,与信用好的厂商建立良好的伙伴关系。项目部应根据施工进度周密安排进料计划,报相关部门审核后,由物资部安排物资招标进场。对物资的进场验收,在合同中约定验收人员,对材质和数量进行验收,且强调验收人员不低于两人,对不符合要求的材料坚决不予入库。对各种废旧物资坚持余料回收,废料利用,确实无利用价值的,由企业物资部门统一按规定程序招标变卖。
      6
、工程结算管理:工程结算是贯穿于投标报价、合同签订、施工及竣工结算的一项系统工程,与业主办理好工程结算是为了实现企业经济效益的最大化,全程组织、缜密实施是进行工程结算的前提;工程索赔是获取结算效益的重要手段;首先在投标报价时注意报价技巧,为合理最大化结算埋下伏笔;施工过程中及时办理洽商变更,增强索赔意识,同时注意经济签证、往来函件等原始资料的收集;结算阶段进行结算策划,定专人,定时间节点,并采用适当的奖励机制。
      
结算审核论证,引入成本核算方式,掌握结算数额底线。对重点事项采取预结额度和实际成本对比的方法。
       7
、财务管理的内部控制:它包括设置独立的财务机构,制定人员岗位职责制,建立一套适合企业实际的合法的统一的内部会计管理制度,统一的会计核算原则、核算口径、资金管理办法、费用报销程序;加强资产管理清查制度,严格固定资产的购买、报废审批手续;定期编制财务报告、进行财务评价,加强会计档案制度管理。
       8
、回避制度、不相容职务分离制度、牵制制度:
       
回避制度如企业负责人的家属不得担任财务部门负责人、财务部门负责人与出纳不得有亲属关系;不相容职务分离控制。其实质是在组织上对可能会发生错误或舞弊的岗位进行分拆,从而形成相互制衡、相互监督的机制。企业内部有五种职务应实行分离:授权批准职务与经办业务职务分离;经办业务职务与监督审核职务分离;经办业务职务与会计记录职务分离;财产保管职务与会计记录职务分离;经办业务职务与财产保管职务分离。如出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务帐目的登记工作;物资采购员不得进行物资验收、保管。牵制制度指一项完整的经济业务活动,必须分配给具有相互制约关系的两个或者两个以上的职位分别完成,如在物资管理中强调必须2 人以上验收。分离不等于分家,各职能部门或人员应相互配合。充分发挥内部牵制作用,能够直接实现内部控制的目标。

(三)、加快信息化建设,提高企业内部控制效果
      
企业应建立项目管理集成应用平台,实现工程建设项目全过程管理和工程项目动态管理系统。建筑施工企业多是集团性大企业,分支机构多,项目分散。应本着统一规划,分布实施的原则,构建企业内部统一的网络平台,统一的财务系统操作平台和资源共享平台,增强企业内控效率。
      
(四)、健全内部审计制度,加强内部监督
      
企业应成立相对独立、权威的审计部门,配备专业能力较强的内审人员。审计人员要建立有效的以为主的监督防线,深入项目一线,定期检查工程项目的收支、效益情况及内控制度的执行情况,并提出管理建议书和审计报告,进行客观、公正的评价;及时发现内部控制制度实施过程中存在的薄弱环节,并通过分析问题产生的原因,找出对策,及时向管理层提出建议,弥补漏洞。由于外地项目远离总部,监控难度大,应实行会计委派制度。
    

 

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