该功能主要是为了更好的控制某些目录或者组下面的文件的一些基本操作（包括目录删除、文件上传、预览、下载、修改和删除），有些用户在使用文档管理系统的时候可能会发现原有的权限系统还不能完全实现对某些特殊文件的控制，比如某些特殊的目录下不允许随便上传文件，比如某些文件必须要通过领导的同意才能预览、下载、修改或者删除等，文档审核流程就解决了这个问题。
在使用文档管理流程的之前，必须为目录或者组设置审核流程，审核流程只能针对单个操作进行，也就是说在一个审核流程中不会掺杂多种操作。但是目录或者组可以拥有多个操作的审核流程，每种操作都可以也只可以有一个流程。审核流程会有继承效果，如果父目录或者组设置了审核流程，那么其子目录和组都会有效，但是如果子目录或子组又设置了同样操作类型的审核流程，那么继承将不再有效。
在给某个目录设置了审核流程以后，用户对该目录下的文件进行相应操作的时候就会自己发起审核流程，流程的详细过程就是为该目录或组设置的流程过程。比如，如果给“测试目录”设置了“文件下载”的审核流程，审核的第一步是由“用户甲”和“用户乙”来共同审核，且设置时必须都同意通过才行，第二步是由“用户丙”和“用户丁”共同审核，但是只要任意一个通过即可，审核未通过时的回退方式是“退回上一步”。该流程设置完成后，如果“用户戊”要下载“测试目录”下的某个文件，这时就会自动发起该审核流程，在审核结束之前，“用户戊”是不能下载该文件的。在流程发起之后，作为该流程第一步审核的审核人“用户甲”和“用户乙”就会收到系统的消息：
点击下面的“未审核文件”就可以看到当前是自己审核的流程信息，在该流程中，必须要“用户甲”和“用户乙”都通过了审核才会进入到下一步，假设“用户甲”和“用户乙”都通过了审核，那么流程就会进入到下一步，这时“用户丙”和“用户丁”就会收到系统的提示消息。这一步是只需要任意一个审核通过了就可以了，如果其中一个通过了审核，那么用户“用户戊”就会收到站内消息，提示可以下载此文件了，这样一个流程就完成了。如果某一步没有通过，由于该流程设置的回退方式是“退回上一步”，那么流程就会退到上一步重新审核，如果退回到第一步的话，流程就会结束，审核将会失败，那么系统也会提示用户，审核没有通过，不能下载文件。
在管理文档界面选择某个目录或者工作组，调出目录操作菜单，选择“审核流程”→“设置审核流程”，就会出现审核流程设置页。选择审核的操作类型和回退方式，设置好审核过程，点击“保存”即可。如果以前该目录或组设置或者继承了同样操作方式的流程，那么一起发起的流程都将会作废。
在管理文档界面选择某个目录或者工作组，调出目录操作菜单，选择“审核流程”→“查看审核流程”，可以查看流程列表。在这里可以对流程进行修改、删除操作，也可以查看流程的详细信息。
在管理文档界面选择某个目录或者工作组，调出目录操作菜单，选择“审核流程”→“我的未审核流程”，就会出现所有需要我审核的流程。也可以在站内消息的提示框中点击“未审核流程”进入。在这里可以直接对流程进行审核，也可以点击“详细”进入流程详细信息页：
在流程详细信息页里，可以查看整个审核流程过程的详细信息，如果是当前审核人，也可以点击“审核”按钮进行审核。
在管理文档界面选择某个目录或者工作组，调出目录操作菜单，选择“审核流程”→“未审核流程”就可以进入到相应界面。
在管理文档界面选择某个文件，调出文件操作菜单，选择“审核流程”→“未审核流程”或者“已审核流程”就可以进入到相应界面。
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