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项目经理最稀缺的能力:管人

什么是管人的能力?

如今,项目经理手握多个项目同时进行已是常态,项目越多、越大,团队成员越复杂。严格来说,项目经理面对的是整个项目和完成项目所配备的人员。面临这种既是同事又是合作伙伴,如何“管人”就成了项目经理最头疼的问题。

“管人”二字的字面含义很简单,但实际工作中很容易被人曲解成“控制”。如果我们真以“控制或命令”的方式去管理团队,最终得到的效果势必是“不得人心”。因为人性太过复杂,没有人喜欢被控制、被命令,无论是来自父母、老师,还是上级,当他们用命令的语气要求我们去做事,就算不当面反抗,也难免出现不情愿的情绪。

项目最大的特征就是具有临时性,团队成员也是为完成特定目标,而聚集在一起的“临时搭档”。项目经理作为临时团队的负责人,既要处理好项目中的大小事务,也要保证项目目标不偏离航线。那么,作为项目经理首先要懂得“管人”的目的,希望通过集体的力量,完成集体想做的事。

管人的这些技巧要掌握

现代管人已经告别了过去的”领导与被领导,管理与被管理“的关系,已经进步到了“合作伙伴”的关系,而”尊重“才是合作伙伴间的首要基础。正是基于这种变化,管人的能力更准确的表述应该是引导、影响他人。如何达到影响或引导他人的目的呢?大家可以从以下三方面努力。

1

硬技能

项目经理是一个项目的总指挥,工作任务同时涵盖项目团队和项目管理两方面,既要对项目成本、进度、质量等进行监督与把控,同时也要负责团队组织与协调等工作。

从工作流程看,似乎只要按项目管理标准执行就能做得不错,但项目本身具有独特性和不确定性,没有完全一样的成熟经验、成熟方案可以照搬,也就决定了项目经理必须要成为一个通才,不仅需要具备多方面的技能,而且技能过硬才能管好项目。那么,项目经理的“硬技能”到底包含哪些方面呢?

“硬技能”这里指能为团队做出贡献的、个人独立的工作能力。结合项目管理工作的特性,我们可以将“硬技能”理解为业务能力和学习能力。

业务能力。我们从项目管理成功的标准来看,完成交付是项目成功的标志,不仅考验管理能力,同时也考验技术能力;既追求产能和效率,又考核产品质量的高低。这就要求项目经理不仅需要扎实的基础理论知识、游刃有余的专业能力,也需要八面玲珑的沟通协调能力。从项目风险把控、预防,进度控制再到团队管理,这些“硬技能”始终贯穿于项目各环节。

学习能力。放在时间长线里看,理论知识和技术方法始终都是在进步的,在未来某天它一定会被前沿模式所迭代。对于项目经理来说,光满足于现在所拥有的“硬技能”,并不足以应对将来的变化。因此,较强的学习能力也是项目经理必备的一项“硬技能”。

2

能预判

为什么说项目经理要能预判?风险伴随项目始终,从项目目标确定和制订计划开始,项目经理就需要寻找或借鉴其他项目发生过的问题,去预判风险是否会产生,预测影响有多大;再根据项目铁三角“成本、质量、进度”相互制约的特性,去推测哪方面的偏重会导致风险系数上升,比如,范围蔓延,会导致工期延长、成本增加;预判风险后,针对不利因素做分析、规避和应对之策。从项目管理工作层面来说,预判能力是对整个项目的谋划能力。

从团队管理层面上来说,预判也是“知人善用”的整合能力,就像斗地主,有时牌好不一定能比得上牌顺,只要会组合就有机会打赢对手。同理,项目团队成员各有其优缺点,但知道各个团队成员的长处,能预测这些技能的搭配与组合,能达到何种效果,那么成功率将大大提升。

3

会影响

从引导注意力和思维方式的角度来说,用“说教”的方式来改变大家的行为是绝对不可能达到目的地。所以,“影响”在这里,不是让大家去说教、去讲大道理,也不是去强行改变一个人的观念、态度或体验,而是去改变当事人头脑中的“工作重点”。

用项目管理的工作模式简单做一下梳理,比如,计划30天内上线一个小程序,想达到这个目标,单靠一个人的力量是远远不够的,需要跟技术、测试等相关人员合作,由项目经理牵头,将多方力量汇集在一起,最后通过临时团队让小程序顺利上线。

项目经理需要首先明确项目目标、计划、资源、期限及项目所需要的人员配备等要素;然后,再跟团队成员敲定工作内容、进度、上线标准及时间;最后,大家各司其职,做好自己的工作。

团队合作就跟演电影一样,虽说剧本不同、扮演的角色不同,但每个角色的设置都有其意义。想做到润物细无声地影响他人,我们可以借鉴下面的三个技巧。

// 提出开放性问题

什么是开放性问题?就是没有选项,没有标准答案,可以展开的问题。反之,只用“ 是否 ”就可以回答的问题,就是开放性问题。

项目经理在没有实权的情况下承担了项目的统筹工作,面对这种“平行的”团队协作关系,为了让大家愿意配合工作,减少抵触、敌对情绪,在整个沟通过程中,需要让团队成员感到“舒服和被尊重”,可以采用开放性的提问方式,引导大家展开思维发散。

例如,同样开会,大家更喜欢听哪种说话方式?封闭式 A:明天下午2点开会,并分配工作任务。开放式 B:对任务的分工,大家怎么看?明天下午我们花30分钟讨论一下,大家几点方便?

这种开放性的提问方式,既让人感觉被尊重,又能提升参与感,交流结果自然容易被认可。

// 和别人分享你的想法

面临问题,当你有比较好的解决方案时,可以把目前的想法完整地阐述出来,然后鼓励大家加入思考,找到最好的解决思路。和别人分享的目的,不是要将自己的想法强加于人,而是提出一种思考维度,一个相对可行的方案,并不是解决问题的标准答案。

提出自己的想法时,注意这些原则:避免使用命令的语气;提出的问题、建议要具体并且能够直接操作,只有这样才能引起大家的兴趣。

// 做示范行动

简单来说,示范行动就是向大家传递出“我们正在共同努力”的信号,理性地引导大家走出“互相抱怨,甩锅”的负面情绪。行动有时是解释思想和态度的最佳方式,例如,工作出了问题,大家常见的反应是不是有以下几种情况:

1)视而不见,完全事不关己;

2)立马推脱找原因,把自己撇干净;

3)互相指责,怪对方没有做好。

以上三点没有一条是解决问题的。出现问题的第一时间,如果项目经理能够从解决问题出发,带领团队成员分析问题的症结,找出切实可行的解决方案,是不是比追究责任、指责、质疑他人强得多。从团队角度来看,你的行动就代表了你的思想和态度。

成为项目经理后,我们看项目经理的视角,不再是看他工作认不认真,干活能力强不强,考过几个证书,而是看他是否具备管人的能力。

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