Excel技巧应用篇：必学 Excel 小技巧！3 步骤设定「格式化条件」，报表重点一眼就懂

同样一份表格数据，该怎么一眼就让老板看见重点？

以前，我都是把自认为重要的那格填入底色、换字体颜色，但总是花了大把时间，尤其当数据笔数一多，自己也会看得眼花。最近，我学会一个 Excel 内建的小功能，可以帮忙找出表格中的重点，直接标注颜色！只要设定好公式，就能立马完成，学会这招后，做报表的效率快了不少。

我用一张简单的支出预算表做为范例：

一秒抓住重点！必学 Excel 功能：设定格式化的条件

如果想知道每月的支出是否有超过预算，以及每个月的存款是否能支应这些开支，过去的做法是肉眼比对，再把超过的金额标注出来。但现在你可以使用「设定格式化的条件」功能，让 Excel 帮你自动比对、注明。

1. 抓出「超过每月预算」的支出

以「房租、水、电」这个项目为例，我们要找出 B 栏里，比每月预算（10000）大的数值，表示已经超支。

• 点击「常用」功能

• 从「样式」中找到「设定格式化的条件」

• 选择「醒目提示单元格规则」

• 因为是要抓数值大于标准的单元格，所以点击「大于」

• 从弹跳出的窗口中，选择要做为标准的单元格，或直接输入标准的数值（此例中设定为 =$B$2，或输入标准为 10000 元）

• 选择想要标注的单元格样式（此例中设定为浅红色填满与深红色文字）

如下图，Excel 就会自动帮你以「浅红色填满与深红色文字」（刚设定的单元格样式）来标注超支的月份。是不是比自己一个个寻找、设定快很多呢！

2. 抓出「少于存款目标」的月份

再用一次「设定格式化的条件」请 Excel 帮你抓数值低于存款目标的单元格。

• 点击「常用」功能

• 从「样式」中找到「设定格式化的条件」

• 选择「醒目提示单元格规则」

• 因为是要抓数值小于标准的单元格，所以点击「小于」

• 从弹跳出的窗口中，选择要做为标准的单元格，或直接输入标准的数值（此例中设定为 =$F$2，或输入标准为 10000 元）

• 选择想要标注的单元格样式（此例中设定为浅绿色填满与深绿色文字）

如下图，Excel 就会以「浅绿色填满与深绿色文字」（刚设定的单元格样式）提醒你没存够钱的月份。

3. 实际数值和目标、预算差多少？用资料横条来看

每月都设定要存10000元，但各个月实际存款到底跟10000元差距多少呢？善用数据横条功能，让你一眼看出大概的差距。

• 点击「常用」功能

• 从「样式」中找到「设定格式化的条件」

• 选择「数据横条」

• 选择想要填满单元格的样式，有渐层填满、实心填满两种呈现方式可以选择（此例中选择的是实心填满）

Excel「格式化条件」功能真的很简单，相信大家看一次就会了。这样就能让平淡的表格数据变得更清楚啦，同样一张支出表，这样设定完后数据更清楚，也更能一眼看出重点。