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Excel 数据可视化的神器--条件格式,这6个案例一定要看…

写在前面


提到EXCEL数据可视化,首先会想到的是图表功能,实际上EXCEL有个能根据数据大小而变化格式的工具,叫条件格式。工作中常用这个工具对数据做提醒和预警功能。


关于条件格式


 命令位置

包含三部分命令组

最常用的突出显示包含数字范围、文本、日期和重复四类条件


以下通过职场中常见的六个案例,来做说明


案例1-标注不合格数据


要求:规定指标数据范围,低于最小值为绿色,高于最大值为红色。

本案例使用了窗体中的数值调节钮,来做指标范围变化的演示。


选取数据范围后,设置数据条件,如果是固定数值可以直接输入,可以用系统格式方案,也可以自定义格式

如果是单元格中的数据,选择对应的单元格


案例2-目标达成可视化

 

要求:根据销售额显示目标完成情况


要用到数据条功能,默认方式是选择范围最大值的数据条填满单元格

本例中需要通过【管理规则】--【编辑规则】,重新设置规则

最大值设置为销售目标所在的单元格即可

这里还可以设置最小值,负值和坐标轴,也可以仅显示数据条,不显示数据。


案例3-销售数据涨红跌绿

 

要求:每种产品,如果五月销售额高于四月数值,标记红色,低于四月数值,标记绿色


选择数据范围 D3:D16,条件范围选择第一个单元格D3对应值C3即可,要注意的是C3不能带固定符号$

自动就会实现每行数据D列和C列比较


案例4-合同到期预警

 

要求:计算合同到期天数

>60天,标记绿灯

30--60天,标记黄灯

<>



需要做好两个前提:

1.根据合同签订日期和期限(月)计算到期日期,要用到函数EDATE

2.计算到期日期离今天的天数,用TODAY(),实现动态变化,如果今天打开还有10天到期,明天打开这个文件自动变成9天。


用到图标集中的红绿灯

同样对图标规则进行设置,修改类型为数字

从2010版本开始,支持图标的自由组合


案例5-订单状态

 

要求:发货日期为空,订单状态为“未发货”,否则为“已发货”


先用IF函数来做判断

A2单元格公式 =IF(D2<>'','已发货','未发货')

可以用突出显示中的【文本包含】,包含“未发货”就变颜色

当发货日期输入内容时,状态变为已发货,取消颜色提醒。


案例6-根据选取内容自动变颜色

 

要求:根据选择的销售人员,对应的数据变颜色,方便查看,并自动计算销售额汇总


这也是一个综合应用,主要用到了删除重复值数据有效性SUMIF条件求和函数

选择范围B2:E23,需要新建公式规则,公式框中输入 =$B2=$G$7需要注意$符号的使用


以上,通过6个实用案例,介绍EXCEL条件格式的用法,你也可以用得上.


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