在审计工作中，函证是非常重要，也是最常用的一种审计手段。在实际审计工作，一般使用手工发询证函，更多的是利用WORD发询证函，但大多是手工输入，在输入数据和单位名称等内容时，存在重复劳动，且容易出错。另外容易选取了样本，但在填写询证函时漏掉。在发函数量较少的情况下，影响尚小，在发函数量很大的情况下，工作量很大，这时发函的自动化就显得非常重要了。

利用WORD的邮件合并功能，你可以方便、准确的发函，结合EXCEL电子表格，可以方便的统计发函的金额，并且可以进行进一步的回函情况统计。

下面闲客将以<应收账款询证函>模板为例，制作这样一个利用word的邮件合并功能来实现发函的系统。

应收账款询证函模板

以上是一份普通的询证函模板。接下来，我们需要分析哪些数据是固定的，哪些是变动项目（即需要输入的数据）。

需要输入的主要是被函证单位名称、期末金额，其他基本上固定，可以直接在word模板文件中输入。如果要想这个模板自动化程度更高，可以选择多一些项目作为参数。经过分析，需要输入的主要有“索引号”、“被函证单位名称”、“发函日期”、“截止交易日期”、“应收账款余额”和事务所相关信息。这样，自动化程度更高了。

询证函信息模板

新建一个EXCEL文件，按上表设置。注意：设置表格时要注意不能有合并单元格，项目一定要在最上面一行，否则容易出错。

接下来，开始使用word邮件合并功能了。

邮件合并第一步

第一步：在打开的询证函模板word中，单击<邮件>选项，①选择<开始邮件合并>按钮 ②选择<信函>选项。（此时不会弹出任何窗口，继续第二步操作）

邮件合并第二步

邮件合并第二步-数据源

第二步：单击<选择收件人>选项，选择<使用现有列表>选项。（此时会弹出<选取数据源>窗口，我们选择之前设置的Excel表格并打开，之后还是不会弹出任何窗口，我们继续第三步操作）

邮件合并第三步

第三步：单击<插入合并域>选项，会弹出我们之前设置好的表项名称。现在我们只需要单击这些名称插入模板的相应位置。如下图所示：

邮件合并第三步示例

第四步（最后一步）：我们单击<完成并合并>选项，可以先选择<编辑单个文档>进行再编辑，或者直接选择打印即可。

邮件合并第四步

最终批量填充效果如下图所示：

邮件合并最终效果展示

这样，一个在EXCEL中输入函证清单，在WORD文件中生成询证函打印稿的系统就完成了。函证清单列表在EXCEL中还可继续使用，形成函证的底稿，另外再根据回函情况，就可以编制成一个函证底稿了。（在合并选项中，还可以排序等，在本文就不详述了。）

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