Hi,我是秋小叶~
1、2、3 的套路,学起来非常容易。可是,当我我们切换一个场景时,很可能就找不着北,依然不知道从哪下手。
为什么?因为,即使是一个非常小的技巧,如果没有经历过大量不同场景的反复练习,根本没有办法熟练运用!
怎么办?唯有练好基本功,在实战中淬炼,才能得心应手。
就拿最简单的输入连续序号来说。之前我写过两篇文章,总结了 10 个批量输入大量序号的套路(点击回顾):
即便你看过,但真要碰到工作中的表格,结构不一样时,如果不懂得变通,也难有用武之地。来看一个案例吧。
一位建筑设计师,为了将工程用料打印出来让工人能够都看得到,设计了下面的表格。
这份表格总共有上千行,中间穿插了很多空的小计行。他需要在序号一列输入 1、2、3、4、5…… 这样的连续序号。
可问题是:如何跳过这些空行,批量输入连续的序号?
❶ 选中标题行区域
❷ 开启筛选按钮
❸ 按代号筛选,取消掉「空白」
Max函数法
最大值函数,可以借助前面已经输入的序号中最大那个,再加 1,这样就会自动忽略空单元格。
❶ 先输入起始序号 1
❷ 选中剩余区域
❸ 输入公式:=MAX($A$4:A4)+1
❹ 按【Ctrl+Enter】键批量填充公式到当前选中的所有单元格
再多行,也是几秒钟就能搞定。序号从 101 开始怎么办?直接把其实序号 1 改成 101,全部序号自动更新。
RIGHT函数法
用 RIGHT 函数更简单易懂,借力打力。因为旁边的代号列中最右边的两个字符恰好是连续的数字,可以提取出来当做序号。
❶ 选中输入区域
❷ 输入公式:=RIGHT(B4,2)*1
公式含义为,提取B4单元格中右边的两个字符,乘以1强制转换成数值格式(消0)
❸ 【Ctrl+Enter】批量输入公式到所有选中的单元格
以上两种方法,在操作时都必须先选中要输入的区域,再输入公式。而不管哪一种方法,生成序号以后,取消筛选就能看到最终的结果:
通过这篇文章,你应该 Get 到 Excel 应用的 3 个关键技巧:
通过筛选,过滤掉空单元格、空行,再批量处理
利用绝对引用符号$可以单独锁定引用区域的起点,从而让公式填充时自动获得动态扩展的区域
观察表格中的原始数据,说不定有利用的数据,借力打力会更加简单
好啦,思路和技巧都分享完毕。可是,你知道吗?这种表格的做法不是最聪明的。
实际上,在此之前,这位设计已经手工制作了 16 张几百行的工作表,每一个工作表的小计行都是一页一页手工插入的,每一个表格相同的表头,每一页都要重复打印,每一个表格都要设置表格边框等格式。
填写数据没有办法,不管怎么做都少不了。但是花费了大量的时间在重复做表上。很多时候,我们做 Excel 表格,之所以要用很多复杂的技巧,根本原因是表格结构设计不好,用法不对。
只有从根本上解决表格结构设计问题,才能有效避免无用功。
你知道怎么做才能更加省时、省事吗?可以在留言区说说你的想法。我们下一期再详细分解。
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作者:King
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