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明茨伯格:如何管理变化?

管理的行动难题涉及行动平台的管理,一个叫作“行动的模糊性”,一个叫作“变化之谜”。
01
行动的模糊性

如果说管理就是确保任务完成,那么管理者必须果断。他们不能犹犹豫豫,他们只能浅层思考。他们必须采取坚定的立场,制定明确的决策,激发有利的行动,推动组织向前发展。

问题在于大部分行动都要在困难的情况下完成,这些困境充满了模糊性,更不用说目前为止我们讨论过的其他难题了。这又引出另一难题:如何在一个复杂而又微妙的世界中采取果断行动?

1.决策的可疑性


仔细思考一下“决策”二字。“决策”这一用语似乎很果断。决策毕竟是行动的承诺。然而我们是否为了行动而总是承诺(即决策)?你要是这样认为,就找个人敲打一下膝盖,或者上法庭旁听二级谋杀案的庭审——这就是无决策的行动。


组织有时也会需要敲打一下膝盖。几年前有个故事,说的是欧洲一家大型汽车公司的高层管理者,他们想聘请顾问,研究新车型是怎样设计出来的。

我们何时做出行动承诺?承诺是否一旦出口就必然清晰?在加拿大公园,他们就停车场制定了某些决策。祝好运!因为我们承诺,就意味着我们行动。从决策到行动,还有很多事情发生。

英国电信公司的艾伦·惠兰曾决定签署合同,这是否就相当于他自己对高管的承诺?莱恩·赛尔斯在讨论他所谓的一种“矛盾”时说:“管理者需要果断,但何时决策很难知道,许多决策必须经过再三考虑后才能做出。”因此,希尔研究的一位新任管理者谈道:“整天碰到问题和冲突而不能顺利解决,真是让人大失所望、灰心丧气。”

这一难题让我们回到了上一难题上,从某种意义上讲,自信能使管理者行动果断,但面对模糊性事件过于果断就等于自负,特别是当管理者与相关问题脱节时(回到“联络的困惑”)尤其如此。

思考一下那些大型公司考虑欠妥的收购吧,思考一下他们采取明显不计后果的大胆决策吧。或者,思考一下布什总统2003年的开战决策吧!

相反,管理者行动起来犹犹豫豫会使一切都停顿下来。在确实需要行动的情况下,某种程度的决策常比没有决策要好——至少能使人员动起来。但行动过于迅速的管理者,即使在信息通畅的情况下,也有可能迫使自己的组织就当下发生的事件采取不成熟的行动。

当然,事件不断发生,而主要事件通常以不可预测的方式发生。因此诀窍是,知道何时等待,尽管存在延误成本;知道何时行动,尽管存在不可预见的后果。这里没有手册,没有课程,更没有5个简易步骤,只能靠有信息依据的良好判断了。

2.限制决断力


或许,解决这一难题的最佳办法是给决断力设定某些限制。假如“组织只容许一定数量的提议”,那么管理人员必须有所选择地表现其决断力。


另外,如果许多决策到后来非得重新制定的话,为什么不使决策循序渐进地制定,把中间时间留着用于反馈呢?有位管理者认为推迟制定决策的时间,让自己有时间了解问题,组织因此能了解怎样应对这些问题:

如果你肯定情况属实,并有把握采取正确的纠正行动,如果你赞同任何单一的答案,你就死定了。因此……我在'耍杂耍’……我需要的是向发生问题的下层'挤压’问题的时间……这样……系统可以从问题中学习,并自动纠正。而与此同时,我必须让问题保持'假死状态’。”

每个项目和问题下来后,受到一股新能量推动而向上,同时,管理者忙着加以整合。在管理工作中,那些对可测的混沌有好感的人,极有可能会很自然地接受这种杂耍与整合的把戏。

随着时间的推移,管理者对复杂的问题会有所了解,这样不仅有利于管理者减轻“行动的模糊性”,还有利于缓解“肤浅综合征”——当然这得以“分解的迷宫”为代价。

查尔斯·林德布洛姆(美国政治经济学家)将这种行为称为“不连贯的渐进主义”,并将其描述为“典型的连续步骤永不停顿的过程,其中,蚕食替代了鲸吞”。他认为,“分块补救的渐进主义者”看起来也许不“像英雄人物”但“能娴熟、机敏地解决问题。他们非常聪明,深知宇宙之大,因而能从容应对问题”。

02
变化之谜

今天,变化受到大肆宣扬。如果不郑重地宣称一下“我们生活在一个巨变的时代”,管理演说似乎就无法开始。

难道果真如此?我的车用的是福特T型车的基本内燃技术;我们穿戴的许多纺织品跟几十年前用的都一样,甚至跟几年前的款式都基本一样(为什么世界上的男人要戴领带?设想一下,要是现在才开始推销领带,会出现什么样的情形吧)。

每天早上我起来都要扣扣子,就像我们的祖先一样(这些扣子很可能是用“胜家牌”缝纫机缝上的,100年前就已经覆盖全球,丝毫不亚于今天“全球性”企业生产的产品)。其实,很多人所声称的变化本身未曾变化过:

人类发明种种装置,事情得以顺利进行,日常生活得到改善,这全都集中在过去的50年。这一物质文明的进步引人注目,无论是过去还是现在都少有与之媲美的成就。在这个方面这样说并不为过:在我们一生50年的征途中,我们比人类在以往所有时间里做了更多的事情,取得了更丰富、更多产的发现,实现了更伟大的成就。

这段话出现在1986年的《科学美国人》杂志上——“Plus ça change, plus c'est la même chose”(变化越多,不变也越多)。

我的观点是,我们只注意到了变化的事物,没有注意到不变的事物。我们周围大多数的事物都是不变的事物(你有没有问过,在这样一个巨变的时代,为何今天早上你仍在扣扣子?)。事物固然在变,只不过是有些事物、有些时候在变罢了。

当今时代,特别是信息技术和经济的时代,我们都得去应对变化。但我们还不至于盲目得看不见不变的事物,因为我们所有人,特别是管理者,同样必须应对不变的事物。

我们都听说过回避变化会带来很多问题——组织必须适应变化,如果能引领变化当然更好。我们还需要知道,过多的变化会导致种种其他问题,包括让人出现永久性和功能失调性忧虑。


因此,管理者不能只管理变化,那是无政府主义,管理还必须管理连续性。这就引出了“变化之谜”:如何在需要保持连续性的情况下管理变化?诀窍仍然是正确平衡。

引用切斯特·巴纳德(系统组织理论创始人)的话,“行政工作不是关于组织的工作,而是专门保持组织正常运转的工作”。这就是说,保持组织处于轨道上,在组织脱轨时把它拉回轨道,必要时从旁改善轨道,有时修建通向其他地方的新轨道。管理者“尽力……经常小范围地重新调整……行为,以应对持续变化的环境”,同时谋求“稳定,通过经常变化……让偏差保持最小”。

我的同事乔纳森·戈斯林曾就怎样管理变化采访过一些管理者。令他吃惊的是,管理者主要谈论连续性的管理。同样,在29天里,我看到了大量的变化,它们完全与连续性交织在一起。

我看到,红十字会难民营中的阿巴斯·加利特和史蒂芬·奥莫罗在推动变化,为的是确保稳定,而皇家银行的约翰·克莱格霍恩也在支持大大小小的变化(确定标志、收购保险公司)使这家大银行保持在自己的航线上。法碧恩·拉沃伊则开发了新的系统,用于更好地管理护士站。

1.不确定性和灵活性的双重寻找


詹姆斯·大卫·汤普森将这一难题写成“行政的悖论”——“不确定性和灵活性的双重寻找”,主要描述组织如何运作才能“减少不确定性,并将其转变成相应的确定性”,以保护组织的“核心技术”。然而,“行政过程的中心特点是寻找灵活性”。

汤普森认为,从短期看,这一悖论可以通过偏向确定性加以解决——提高经营效率;从长期看,可以通过偏向灵活性加以解决——“脱离承诺的束缚”。当然,问题在于,“长期”永远不会到来(或者用英国经济学家凯恩斯的话说就是,“至少,到那时我们都死了”)。

因此,在短期内,即在他们当前的行为中,管理者不得不面对这一难题,就像面对其他问题一样。

前面已经指出,连续中总有变化,即便是在某些小型科研单位,也是如此。而变化中也总有连续——孤立的小范围的稳定。

正如它本身暗示的那样,组织会经历一些时时刻刻都在变化的时期,也会经历一些相对稳定的时期。西尔特、马奇曾记述过组织中的“顺序处理目标”,在这种情况下,先处理一个目标,然后再处理另一个,循环往复,如此来解决变化与连续这对冲突的需要。在管理中,套用圣经的话说就是,“播种有时,收获也有时”。

在研究中,我们长期跟踪不同组织的战略,清楚地看到了这一点(如“规划的困境”所述)。比如,1939—1975年,加拿大电影局在电影制作方面经历了非常规律的周期,每个周期大约6年:先是相对连贯的时期,继而是大量实验的阶段,然后又反回来。

与机械式组织和某些创业家型组织相比,这在活力型组织中更为常见。活力型组织在变化中成长,而机械式组织和某些创业家型组织似乎更看重长期的相对稳定,只偶尔被短期突发的定量变化打断一下。

来源 | 领教工坊(ID:ClecChina)

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