说到“整理”，那些不爱整理的人会觉得没必要，他们通常会说：“整理有什么用，我不整理一样工作，而且整理物品还会浪费时间，我有这个时间可以做更多的工作。”然而，他们不知道的是：在乱七八糟的环境中工作，出错率会居高不下。
试想一下：老板让你交一份材料，你找了半天才找到，不耽误时间吗？大量的文件混在一起，你有可能在和客户谈生意时拿错文件吧？电脑里的文件名没有规律，找资料的时候挨个点击查阅，会影响你的效率吧？生产现场不进行打扫和整理，错误的、不合格的零部件可能被投入生产，会影响产品质量吧？
不懂整理、不爱整理的人，结果常常是浪费时间，中断工作，影响效率。日本丰田公司多年以前就吸取了这些经验和教训，认识到整理、整顿可以大大减少时间浪费，大幅度提高工作效率，特推出丰田“5S”整理法，取得了很好的效果。
5S指的是Seiri（整理）、Seiton（整顿）、Seisou（清扫）、Seiketsu（清洁）、Shitsuke（素质），它是丰田公司在维持和改善工作环境时常用的口号。特别是在整理和整顿这两点上，通过认真执行，可以很好地消除工作中的浪费，提高工作效率。所以在丰田，他们从不认为整理是可有可无的杂活，而是工作本身。
在丰田的一个生产车间，墙边摆满了储物架，储物架上堆放着很多长期不用的物品，有些零件明明只需要一个，但货架上却摆着两三个甚至更多。
有一次，丰田的指导师让员工清理掉不需要的物品，只将用得着的物品摆放在货架上，结果发现，很多货架空了出来，可以挪走不用。更让大家意外的是，当他们挪开货架时，发现货架后面居然有一扇窗户。
通过整理和整顿，可以消除被浪费的时间、空间和物品，只使用最低限度的零件和工具来工作，可以大大提高工作效率。结果，丰田的这家生产车间一年成功削减了300万日元的生产成本，残次品的数量也大幅度减少，产品的质量提升了一个层次。
有些人会对5S整理法存在误解，认为只要看起来干净、整洁就行了，其实他们并未理解5S整理法的精髓。单纯地把东西摆放整齐，只能算整洁，但整洁不是终点，比如，对书架进行整理时，将书本按照大小进行归类，或将资料文件按照纸张的大小和颜色进行归类。这样看上去是很整洁，但实际上对提高工作效率没什么作用，因为不便于寻找和使用，那么，到底该怎样运用5S整理法呢？
（1）办公资料、用品大致分为三类。
所有的办公物品和工具都可以大致分为三类：现在要用的，将来要用的，永远不会用的。
现在要用的东西，就是今天或者明后天要用到的东西，如果是在生产现场，这些东西就相当于产品的零部件，或是必不可少的工具。如果是在办公室，那就是与现在进行的项目密切相关的资料、用品。这些东西应该放在手边，否则，工作无法顺利开展。
环顾你的周围，你会发现这样的东西太多太多，“这个资料可能某天用得着”、“那个文具将来可能有用”，可是这些东西将来真的会用到吗？你最好问一问自己：什么时候能用到？最好能给出确定的期限，比如一周之后、一个月之后、三个月之后，那请按照时间区间对这些东西分类，如果给不出期限，那将这类东西归为一类。到期后，没被用到的东西就可以归为“永远不会用”，并舍弃掉。
应该怎样处理那些“永远不会用到的东西”？很简单，就是无情地舍弃掉。只要遵守这一原则，你就可以告别杂乱，消除浪费，迎接高效。
（2）按照有效的标准叠放资料和文件。
所谓有效的标准，并不是简单地以资料和文件的纸张大小或颜色来分类摆放。要知道，整理是为工作便利服务的，因此，所参考的叠放标准应该是有效的——在将办公资料分为三大类的基础上，再按照资料的重要性、时间性等标准有序叠放，便于寻找和使用，才是有效的整理。比如，把最新的资料放在最上面，把最旧的资料放在最下面，这样找资料时就有明确的依据，就容易快速找出需要的资料。
（3）善用小工具整理物品。
整理离不开工具，比如，文件柜、文件袋、文件夹、装订工具、笔筒、名片夹等等，看似很简单的东西，如果能巧妙利用，就能起到很大的作用。比如，将现在用得到的文件夹在文件夹里，将来可能用到的文件装在文件袋里，将永远不会用的文件丢弃，或暂时放在文件柜里。将各种办公用笔插在笔筒里，将散落在抽屉里、办公桌上的名片，有序地夹在名片夹里。这样一来，整个办公区域会变得整洁干净，当需要某个资料或工具时，直接去相应的地方找，效率会高得多。
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