软件项目管理从入门到实践（六）沟通管理

所有的项目都离不开人，有人的地方就有江湖，就需要沟通。做项目更是如此，所有的项目任务工作都需要沟通才能下达，这里的沟通是广义的沟通，包括正式沟通方式和非正式沟通方式。

有人说项目经理百分之八十以上的时间都花在项目沟通上，实际上这个是分项目情况的，在IT项目中，如果是小型项目，项目组人数在5人以下的，沟通成本相对较小，项目经理花在沟通上的时间没这么多（他需要干更多的任务），越是大的项目，沟通成本越高，项目经理花在沟通上的时间越多，因为沟通成本不是随着人数线性增加的，而是成二次指数增加的，沟通渠道的数量与人数的关系如下：通信通道数 = n（n - 1）/ 2，这里的n只项目组需要沟通的人数。

一个好的项目经理，一定是一个善于沟通的人，他的最主要任务之一，就是要充分发挥自己的沟通能力来使项目团队更加高效工作。沟通也是要有规划的，也是讲究方法的。

首先，在项目开始时，我们就要建立项目沟通计划，做好项目的沟通规划。计划的目的是让我们的项目中沟通工作变得有序。我们要始终围绕项目目标开展工作，所有工作都是有效的，降低项目执行中的风险，比如我们项目中经常使用的项目例会（周例会、月例会）方式，通过例会我们会总结一段时间的项目进展和项目中的问题，做好下一段时间的任务计划，让所有参与人员做到心中有数，我们当前项目状态如何，是否需要加班赶工，是否需要节省经费等等。我们在项目重要时间点一般也要通过会议的形式确定项目的里程碑，比如项目启动会、项目需求评审会、设计评审会、项目验收会、项目总结会等都是在项目重大时间点，对项目阶段性成果进行总结，避免出现偏差。

项目沟通计划一要明确沟通对象，是内部管理层、团队成员、项目协作者，还是项目客户。二明确沟通内容，是项目需求、技术问题、团队合作问题、是问题和风险？三要明确沟通频次，是定期还是不定期？如果定期，频次是一周、两周、还是一月？四要明确沟通渠道，是会议、邮件、还是及时通讯工具，是需要正式沟通方式，还是非正式沟通方式？最后也是最重要的一点是明确沟通的结果，我们沟通也是有目的的，要达到沟通的目的，比如开会要会议纪要，邮件要有邮件回复，即使是非正式沟通，比如聚餐谈话，也要有个结果。

其次，在项目进行过程中，我们要根据项目沟通计划进行必要的项目沟通，比如说前面提到里程碑会议，要按时召开，并做好充分准备。其实每次沟通都是要有准备的，不能“兵来将挡水来土掩”，要达到我们的预期效果。以会议为例，如何召开一个高效的会议，也是很考验项目经理的水平的。一般召开一个会议要做好以下工作：

1、明确会议的目的，最好会议议题不要超过3个，否则涉及会议人员多，会占用相关议题不相关人员时间。

2、实现制定会议规则，准备会议议程，并分发给相关人员，尤其是需要讨论的材料，要提前发给相关人员，尽量节省会议时间，会议时间是大家共同的时间，成本非常高。

3、邀请相关人员参加会议，而且使每一个参加会议的人都明白自己的责任，避免无关人员参与，既节省无关人员时间，也容易聚焦。

4、按时开始会议，并且对会议长度制定时间限制，按时结束会议，不开无头会、不开神仙会。在会议上要坚持实现制定议程，避免跑题，尤其是人多的时候，容易跑题，需要会议组织者要控制会议议程。

5、除了解决特定问题之外，还应该使与会者享受团队的气氛，会议不是吵架的，是要解决问题的，有争议是正常的，没有争议可能也没必要开会讨论了，但是要注意一点，针对问题争吵是可以的，但是不能扩大化，不能人身攻击，要对事不对人，我们讨论的是待解决的问题。

6、最后做好会议记录，并在会后及时整理和分发；并督促会议形成结果的执行，比如会议决议里要谁负责执行哪项工作，要进行会后跟踪。

第三，在项目执行过程中，其实存在大量的非正式沟通。毕竟正式沟通成本非常高，开会也好、发邮件、发公文也好，都需要慎重进行，比如邮件，一旦发出我们无法再修改，召开会议，形成会议纪要，我们也无法修改，这样我们就会非常慎重，花较大精力来准备。非正式沟通的好处有很多，一来环境相对宽松，说错话影响不大，大家心理负担小，这也是很多矛盾要在聚餐时解决的原因。二是解决问题快，比如一个问题就涉及两个对接人，就没必要开会讨论，也没必要来回邮件来去，我们可以用及时聊天工具就解决了，可能只是几分钟就解决了。我们也要充分利用这种方式来解决问题。

最后，沟通要注意方式方法，这也是项目经理的必备技能，并且是项目经理水平高低的一大体现。项目涉及人员众多，每个人特点也不一样，采用一刀切的方式可能效果就不好，我们就要针对特定的人、特定的事，采用不同的沟通方式。比如和客户的沟通，涉及项目关键点的事项，比如需求确定，项目验收，这些都要采用正式沟通的方式，并且要留存沟通的结果，最好客户都要签字盖章，这样方便项目范围的确定，项目回款的执行。但是有时和客户也涉及些观点不一致，但又不影响项目大局的情况，这时最好我们能通过非正式沟通方式进行，这样既能照顾客户的面子，我们的问题也能通过沟通将问题解决。

另外有些项目组成员喜欢用邮件沟通，有些人喜欢用即时通工具来沟通，有人喜欢非正式沟通，有人喜欢正式沟通，除非必要，我们可以以对方喜欢的方式和对方沟通，这样效果比较好。我们追求的是完成项目目标，不是纠结于过程，所以我们要以终为始的思路来进行项目沟通。