物业管理电子档案归档编号方法

根据物业现存档案情况，电子档案归档编号方法如下：

一、对应纸质档案进行电子档案归档

（一）业主物业信息

按照每个业主的物业信息，对应纸质档案进行电子档案归档编号。

1．形成时即有电子版的，直接归档，单份文件名称与纸质档案单份名称相同。电子档案按照纸质档案分类和装袋方法，设置文件夹。文件夹标明业主姓名（如“张三”）、房号（如“3-201#”）等主要信息。

2. 形成时没有电子版的，根据档案的重要程度和利用频次，对重点纸质档案进行扫描或拍照，形成电子版。电子版按照纸质档案分类方法，设置文件夹或放置到相应文件夹中。文件夹标明业主姓名、房号等主要信息，单份文件对应纸质文件命名。

（二）日常管理档案

日常管理电子档案，实行“平时收集，与纸质文件同步归档”原则。纸质文件形成的同时，电子版交给档案管理员保存，第二年上半年由档案员与纸质文件一起整理归档。

二、档案员为电子档案收集、整理、归档和保管人

档案员为电子档案收集、整理、归档和保管人。在纸质档案收集、整理同时，将电子档案同步进行收集、整理。

电子档案可使用U盘物理归档，或利用OA、企业微信在线归档，按照有关要求做好备份和保密。

三、编制电子档案目录

在已经编制的档案管理目录中，加上一项“电子档案号”，使纸质档案和电子档案能够“互见”。

1. 业主物业信息“电子档案号”， 可在电子文件夹名称前，加DZ-，代表“电子”两字。如：DZ-张三-3-201#。即电子档案王张三3单元201室。

2. 日常管理档案“电子档案号”为： DZ-文件形成年度-案卷（文件）顺序号。DZ-，代表“电子”两字。如：DZ-2020-10。即电子档案2020年第10卷。

四、资料管理

作为资料管理的物业管理文件材料，不要求有电子档案。但为了工作方便，可以形成电子档案，但不要求归档。