关于会议组织中的一些细节

组织好会议，精细的方案是基础，严格的执行是保障，细节的把握是关键。

一、会议前期的准备

1.会议主题。

需要了解会议召开的背景、主要内容、需解决的问题或推进哪项工作最终确定会标。

2.参会范围。

与交待会议的领导进一步沟通，确定与会的领导和参会人员，确定具体的参会人数，便于安排会场。

3.会议时间和地点。

①会议的时间需要跟领导随时沟通，关注参会的主要领导是否有其他活动。

②根据参会人数，选择合适的会场，坐得下是基本要求，但不能太大，会场太空也会影响效果。

4.会议涉及材料。

①需说明，涉及材料包括领导的发言和相关文件。

②会议上所有需要发言领导的发言稿，特别是布置具体工作、总结性讲话等有类似内容的必须提前沟通，避免内容“撞车”。

③如果材料较多，是否装袋分发。特别是给领导发放的材料要逐份、逐页检查，看是否少件、是否缺页、是否存在印刷质量问题。

5.会议通知的起草与下发。

时间、地点、会议名称、参会人员、注意事项。记得新闻媒体！

※参会领导是否集体乘车，车辆提前安排。

需要注意的是会议通知方面，若是时间紧或在节假日，尽量用电话通知；若时间宽裕，可用明电通知，但要注意收集掌握明电的查收情况以及参会人员反馈的信息，及时向交待会议的领导（不能参会的人员需要有书面情况报告，告知不能参会的原因，向领导请假）和布置会场人员通报相关情况。

6.会场的布置。

①主席台及台下领导座次。领导坐席桌凳的摆放、牢固、桌布的平整度等要考虑到，也要考虑到领导相互间距离要“沟通、出入”两方便。

※关于领导的座次（桌签的摆放）遵循先中间后两侧、先左后右、先前排再后排的原则。

②会标的悬挂、会场的整洁。

③会场内音响、灯光、投影等一些必要仪器的调试。

※主席台的话筒（麦克风）要注意需要发言的领导前尽量都有，避免出现递话筒的尴尬局面。

④别忘了领导的休息室，会场和领导休息室的温度也应该考虑，提前打开冷气或暖气。

7.会议议程中必要环节的准备。

①若有表态发言、颁奖或递交责任书环节，做好相关物品（证书、奖牌、责任书等）的收集工作。

②提前做好礼仪小姐（引导人员）的培训，演练颁奖（或递交责任书等）仪式。

③确定颁奖时的音乐。

二、会议期间的执行

1.签到（位置引导）。

建议由新、老同志搭配做此项工作，避免新同志对来参会的领导不熟悉。位置引导工作要熟悉会场布置，便于引导。

2.材料分发。

3.会场纪律。

①按位置坐、手机关机或调成震动状态、劝阻吸烟。

②如参会范围较广、参会单位和人数较多，会场外停车、交通秩序也需要维护。

4.如有表态发言、颁奖或递交责任书环节。

①此环节需要的物品（证书、奖状等）的准备。

②将此环节参与单位安排在方便进出的位置。

③安排工作人员做好引导（哪个领导对哪个单位）。

④此环节的影像资料。

三、会议后续工作（反馈）

1.会议记录（文字、影响资料）的搜集。

2.相关资料的后续。

如因时间关系没来得及收发的目标责任书、奖品、证书等。

3.会议中交办任务的督查。

XX市  会议筹备方案

为做好  工作，经市委、市政府研究，定于 年 月 日 时（星期 ）召开XX市  会议，特制订本方案。

一、总体安排：

（一）会议时间： 年 月 日 点 分，会期 天。

（二）会议地点：

（三）会  标：

（四）参会人员：（约 人）

1.市领导            ；（ 人）

2.各乡镇、街道、管委会   ;（ 人）

3.市直各单位;（ 人）

4.工作人员、新闻记者、政府网站人员。（ 人）

（五）会议议程：

会议由  主持，会议议程共分 项。

1.

2.

3.

……

二、责任分工

（一）综合协调组（组长：  成员：  ）

1.负责与各工作组的协调联络，保证会务工作有条不紊进行。（责任人：    ）

2.负责起草会议筹备方案，并组织召开筹备会。（责任人：    ）

3.负责起草会议通知，于 月 日 时前下发至各参会单位，并收集各参会单位参会情况的反馈。（责任人：    ）

4.负责提前安排车辆，通知并组织领导集体乘车前往会场。（责任人：    ）

（二）会场组（组长：  成员：  ）

1.负责与  （会场所在地）联系，提前安排会议室和领导休息室。（责任人：    ）

2.负责会场的布置工作。会标的制作和悬挂；会场内桌签的摆放；主席台背景的布置，领导桌椅、台布的布置，花草的摆放。（责任人：    ）

3.负责会场的卫生整洁，会场内必要设施的调试工作。（责任人：    ）

4.负责组织会议签到（  前签到完毕），材料发放，引导其到指定位置就坐，维持会场内纪律。（责任人：    ）

5.负责会议中必要环节的提前演练、安排。（责任人：    ）

（三）材料组（组长：  成员：  ）

1.负责起草会议主持词及有关领导的讲话，提前交领导把关。（责任人：    ）

2.负责审核把关会议相关文件。（责任人：    ）

3.负责有关单位表态发言材料的把关工作。（责任人：    ）

4.负责收集会议中需下发文件，并装袋。（责任人：    ）

（四）安全保障组（组长：  成员：  ）

1.负责做好会场内外的安全保卫工作，清理会场四周闲杂人员，消除各类隐患。（责任人：    ）

2.负责做好信访接待，排查不稳定因素，会场门口要有专人负责信访接待。（责任人：    ）

3.负责做好到会场道路的交通疏导，并指挥与会单位车辆的停放。（责任人：    ）

4.安排消防车辆停放于会场外。（责任人：    ）