文章來源：Career職場情報誌 | 發表時間：2010/03/03 | 推薦數：158 | 回應數：37
撰文◎李翠卿
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你經常在找東西嗎？你的辦公空間是井井有條，還是一團混亂？根據《華爾街日報》調查，47％美國白領自認辦公桌混亂，每年浪費在混亂辦公空間找頭緒的時間，高達200小時以上，若以每日8小時工作時間計，等於每年要花25個工作天在找東西。
雖然辦公桌混亂，未必等於生產率不彰，但可能會給人缺乏紀律的印象。萬一你的老闆是那種會以「桌」取人的類型，你可能在不知不覺中，就已經被貼上標籤。
要懂得「丟」跟「分類」
想讓終結混亂，需把握兩大原則：
（一） 要懂得「丟」
辦公空間雜亂的主因之一，就是堆放了太多根本用不著的東西。
即使是情報資訊，也必須定期淘汰。財訊文化執行長謝金河有閱讀、蒐集大量情報的習慣，但他有個原則：每隔一段時間就會把用不著的舊資料清掉，避免過多蔓蕪的資訊分散心力。
（二） 要懂得「分類」
分類的用意是方便索引，可以快速找到自己要的東西。文件或檔案可以用不同的顏色、標籤或資料夾來區分；文具則按照不同功能歸類收納，就不會發生臨時需要某物件時卻苦尋不著的狀況。
「統一」，是讓空間井井有條的重要原則。日本知名創意人板戶健司在《整理達人》一書中指出，在規劃或擺放物品時，可掌握以下要點，就能讓空間看起來賞心悅目：1 外觀整齊、2 顏色統一、3 形式一致、4 尺寸相同。
讓辦公空間成為工作站
板戶健司認為，辦公桌面的空間設計是為了要使工作保持順暢，也就是建立所謂的「工作站」。如果你是右手慣用者，電話應放在左側，方便接聽電話時，右手可以記錄。每天都要用到的物品可以放在桌面伸手可及之處，比較不常用的則盡量收到抽屜裡，物品應該都要有固定的放置點，才不會看起來凌亂。
適度裝飾或許可以提振工作精神，但放置過多的裝飾品或與工作無關的私人物品，則可能會干擾工作效率，甚至給部分老闆「此人工作空間雜亂」的壞印象。
名片歸檔也是門學問。除了用名片簿或名片盒整理以外，利用電腦歸檔整理名片，更是有效率，需要聯絡時，可以快速找到對方資訊。許多頂尖業務員甚至會將客戶的生日、習慣等資訊跟聯絡資訊一起建檔，將名片管理變成客戶關係管理的一環。
建立適於工作的空間，也是規劃力的一部分，別再拿「混亂＝創意」當作藉口了，開始整理吧！ －－更多精采文章請見406期Career職場情報誌
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