高效会议
1、我们遇到的困难
精益生产项目运行过程中存在大量的信息沟通和业务协调,会议成为项目有序展开的“必杀技”,通过一定形式的会议能够达成共识、获取方法、快速执行等作用。
例行类会议解析:日例会、周例会、月度例会、培训宣贯类会议等形式是及时捕捉项目信息的平台,能够及时传递项目信息、获取项目异常信息的通道,但是例会召开的比较臃长,效率和效果不佳!
管理改善类会议解析:项目运行过程中我们会发现大量的问题,而这些问题是需要集中团队智慧和资源来改善的,会议提供一个集思广益、共同讨论、团队协作的平台来实现专题业务的提升,但是由于现场的问题责任一般责任方不明确,会议过程经常出现“踢皮球”、“无果而终”的局面!
2、低效会议的表现要素
3、成功会议的三要素
是什么在推动着一次成功的会议?
(1)优秀的主持人
(2)运行流程和方法
①运行方法——PDCA
②运行流程
会议议程表:
主持人要弄清楚为何要召开本次会议;有何目的;何人参加;何时举行;何处召开;如何进行
召开会议——开场白:
让与会者明白开会的目的及流程;
让与会者知道为何请他们来开会;
预先提示避免不相关的主题;
取得与会者对会议进行方式的认可。
召开会议:
组织会议以取得预期结果为目标
按设定议程开会
包括每一个议项、概述各项决定§引导、鼓励与会人员参与
重要的备忘事项和决定需做记录
时间是宝贵的——要掌握时间
控制争议、要有最后决策
召开会议——总结:
会议结束后主持人传达与会者已讨论过的问题;
概述已达成的会议决议:何事、负责人、何时完成、需要与会者何种支持!;
对沟通的内容达成共识并形成书面文件!
会后措施:
自上而下逐级向非与会者传达信息;
制订行动计划以完成分配给您的任务;
确定计划以跟踪会议所作决议的工作进度;
根据需要制订下次会议的议程。
(3)引导良好的参与
与会者的职责是:
——有备而来、投入讨论
——清楚地和积极地提出观点
——切中主题——不要离题
——鼓励差异性的意见
——集中于会议主题
——考虑别人的意见
——提供折衷意见
——避免重复和夸夸其谈
——认真倾听他人的观点!
——协助主持人以取得会议的预期结果!
——支持会议最终达成的意见!
——积极向非与会者传达信息!
2GO-FAST(头脑风暴法)
1、精益生产项目当前的问题
实际问题解决:
——我们发现大量的问题,但是我们找不到方法!
——我们找到方法但是方法不完美!
——我们觉得有很多方法能够解决问题但不能决策!
——讨论问题的时候领导的观点占主导无法拓展!
——没有创造性的方法实现大的突破!
——有效途径:群策群力(GO-FAST)
2、GoFast!研讨会主要课题安排
前期的准备工作:
第一步:集思广益
某些问题如果是跨部门或责任不清的情况下,可召开“智囊团”会议商讨具体方案,可采用集体智慧,也可以采用其他方法!
第二步:选定议题
好的议题应着眼于解决现场存在的问题:
–跨部门又存有争议且责任不清
–需要跨部门投入资源支持才能解决
–集中解决主要业务或客户目标(也即有关生产能力、士气、制造周期、制造质量、生产成本)
–当前最迫切的、具体的、实际的问题
–在研讨小组能控制的范围内
第三步:选定主持人
主持人应是这样的人:
·研讨问题的直接负责主管
·对问题的具体信息了如指掌
·被授予最终决策权
·对该问题充满热忱
·对该议题从选题到实施负全部责任
第四步:GO-FAST研讨
目标:
–经主持人审定问题具备GO-FAST条件
–将问题研讨保持在可控制的范围内并能及时完成
–确定问题研讨相关方成员和课题专家
第五步:决策和执行
快速决策、马上行动——
·挑战决策组成员并能够迅速作出决策、少做无用功
·激励工作组人员用最佳的方案实施计划
·确保行动计划明晰、时间紧迫但却切实可性
·落实明确的责任人并能够执行到位
3、GO-FAST会议常见问题:总结
·表达自己的保留意见或用其他的话题绕开主题
·对某些观点不赞同(“这恐怕不是很新颖…”、“这么乱的想法……”)
·对无辜的人用盘诘的口吻问太多的问题
·自我防卫意识太强,尤其是收到个人攻击时就立刻锋芒比露、以牙还牙
·过多将建议纳入“须进一步深入研究”而拖延
·唯我是尊,忽视其他人的意见
·滥用权利,对糟透了的观点点头称是·对自己无力为之的事情轻易许诺
·重复决策组其他人的意见——作简单扼要的评述
·擅自离开岗位去赴其他会议或接听电话
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