东莞市乐其网络科技有限公司 数据分析专家
文 | 地瓜劳斯
引言
“如果我参加的会议少一点的话，我就可以完成更多的'实际’工作了。”
“我们喋喋不休了几个小时，但从来没有解决问题。”
“同一件事反复拿来说个不停; 没有人似乎对此采取任何行动。”
“这些会议通常围绕一些事务进行旷日持久的讨论。”
“高层参加会议后，一些人就开始了表演，其他人就噤若寒蝉了。”
“当你不想干任何事的时 候，开会是必不可少的。”
当今社会越来越追求高效，每个人都恨不得自己每天48个小时。然而我们却观察到绝大多数职场人在花时间在一些旷日持久、却毫无成效的会议上，如何组织一个高效会议应该成为每一个有追求的职场人必备的技能。
根据过往经验回顾，归纳出以下几点潜在问题：
1. 没有专门的会议议程或者议程很差，浪费时间；
2. 信息利用能力差或存在信息差；
3. 主持能力差，无法通过高效行动纲领推动实施
在此，我们分享一些关于如何组织高效会议的纲要及技巧，希望对各位职场人有所帮助。
一图看全文
组织会议的目的是解决具体问题，达成共识，输出结果以推进后续工作。高效会议流程有三大独特阶段，形成简单的框架，即：1. 明确范围以获得成功，2. 主持举行会议，3. 富有成效地实施。
这里的范围不局限于明确会议的目标、会议讨论内容，还包含召集合理范围的相关方参与，以及制定明确的议程。
明确会议目标，使讨论的内容更有针对性；召集合适的人员参加，发表的意见和建议有相关性，能做出决定；准备恰当的信息，让信息验证决定的对错；制定明确的议程，令会议高度系统化和紧凑。
准备充分是使会议圆满成功的关键，作为会议的组织方，我们建议进行如下准备：
在会议的实际进展中，作为会议的组织方，我们要明确与会人员的角色，让与会人员高度参与；主持讨论，让讨论或会议按照理想方向推进；真正解决问题，形成方案与共识；归纳约定和结论，达成一致并按约定进行明确表述。
在与会人员中，每个人都应该就此次会议有自己的角色，并履行自己角色不同的职责。常见的角色类型包含：参与者/引导者、主持人、记录人和决策者。
A.与会者
作为与会者/引导者，其会议中的功能就是参加会议，其职责一般包含：
a. 提供必要的知识和信息；
b. 发表意见和建议；
c. 做到富有建设性和从效果出发；
d. 畅所欲言，否则永远三缄其口!
B. 主持人
作为主持人，有着流程管理的会议功能，其职责一般包含：
a.通过对理想效果的概括作会议的开场白；
b.确保会议举行、严格遵循会议议程，没有被任何人主导；
c.通过对约定行动方案和时间框架的总结宣告会议结束；
d.在具体节点控制讨论，以确保所有有效意见均得到表达；
e.迫使集体拿出高质量的成果；
f.澄清行动内容，确保全体与会人员都认可下一步工作安排。
C.记录人
作为记录人，有着信息管理的会议功能，其一般职责包含：
a.跟踪记录的要点
b.不作任何决定
c.记录行动项目、负责人和时间
d.确保提供信息以支持解决问题
D.决策者
作为决策者，对会议最终能否达成指导后续工作的共识起着至关重要的作用，其一般职责包含：
a.让利益相关方参与决策
b.倾听各方意见，做到耐心细致和善解人意
c.列出决定的标准及局限
d.指导集体作出最佳决策 – 但引导他们得出“正确” 结论
e.明确归纳所作决定以及决策理由
f.必要时解决争议和作出决策
如果你没有在上述领域发 挥积极作用，那就不应该参加会议。
高效会议不是通过个人努力可以达到的，是全体与会人员的的责任。作为与会人员，我们要尽可能做到以下行为：
任何没有结果输出的会议都是在浪费时间。
这要求我们列出行动刚要，恰当定义需要采取的行动，以确保取得理想效果；明确后续执行责任，分配恰当的人员采取行动并推动结果；定义执行行动的预期时间，推动行动节奏以交付成果。
会议纪要以文字的方式记录了会议中所做的决策并对会议达成的协议确认一致的理解。
会议纪要一般要包含三点核心内容，即讨论了什么事情，达成了什么共识以及后续的行动安排。
通过会议纪要进行后续跟踪，通过会议行动方案跟进，才能保证会议有成效地实施。
最后，会议还应环环相扣，以便有恰当问题升级报告程序。
我们建议两种方式来评估会议成效，即通过跟踪行动项目的延误次数以及衡量会议时间。
项目初期进行合理的会议成效反馈，会有利于项目相关方在协同项目中提升自我要求，对后续项目推进大有裨益。
通过跟踪行动项目的延误次数评估会议成效举例：
通过采取衡量时间的量化方法评估会议成效举例：
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