西门子股份公司是全球领先的技术型企业，专注于电气化、自动化和数字化领域。1872 年，西门子进入中国。目前，西门子在华员工超过32000 名，设立了20 个研发中心、77 家运营企业。由于人员规模庞大且人员分散，西门子（中国）有限公司通过人力资源信息系统进行人力资源管理，实现人力资源自动化、标准化、集中化、透明化管理。
西门子人力资源信息系统的结构相对简单，主要应用SAP系统中HR OM和HR Payroll 模块进行组织管理和薪资计算。另外，西门子（中国）通过本地系统HRDW 实现绩效管理流程、入职流程、离职流程、内部调转流程线上操作。
西门子在人力资源管理上进行了战略调整，通过统一使用SAP 系统，实现亚太地区人力资源标准化管理。根据业务需要，西门子（中国）内部开发了本地系统，员工能够通过该系统提交加班申请、休假申请，经理可以进行在线审批。审批流程结束后，Nexus系统中的数据会同步到SAP 系统中，进行薪资计算。在SAP 完成算薪后，信息数据又会从后台流转到Nexus 系统，员工能够在前端查看每月的工资单。
西门子成立了人力资源共享服务中心，希望通过人力资源信息系统，实现自动化管理。因此，西门子内部HRIT 项目团队开发设计了一个较完整系统――DOE 系统，将原先在本地系统HRDW 中实现的入、离、调、转的流程在DOE 系统上重新实现。试用后，通过外部服务供应商专业化地开发DOE 系统并由其进行后台运维。
西门子在全球范围内推广使用4Success 云平台，西门子4Success是Success Factors 全球最大的私有云平台。该平台在2011 年以项目的形式在西门子（中国）推广上线，主要实现招聘、绩效管理模块，实现招聘流程和绩效管理流程全球统一。
西门子全球总部建立了西门子全球人员的组织架构模型， 各个国家的员工登入平台后，可以看到西门子整体的框架，包括人员结构、汇报关系。推行该项目，各国西门子的总部需要维护各国的数据，因此，西门子（中国）的HRIT 团队在SAP上设定新的字段要求，并建设了一套新的维护规则和逻辑。另外，西门子在全球范围内推广在线培训系统，提出了一套培训解决方案。
西门子在中国已有20 多家工厂，部分工厂内部已使用考勤系统，部分工厂尚未搭建，主要以手工操作，统计员工考勤信息。手工统计考勤数据一方面工作量巨大，另外很难避免“人情班”的情况出现。西门子（中国）收到工厂考勤自动化的需求后， 对市场上的考勤解决方案做了细致的评估。经审批后，引入了劳动力管理服务供应商Kronos 的考勤解决方案。至今，西门子（中国）已经在三家工厂成功实施并上线。
西门子人力资源信息化建设最大的项目是上线了SAP HANA。从用户角度，该项目实施后，系统的性能显著提高，系统运维的速度明显加快。另外，今年，西门子（中国）在本地人力资源系统上增加了一个功能――智能机器人。智能机器人以一问一答的模式，解答员工提出的问题。
西门子全球总部在人力资源部门和IT 部门都专设岗位，由HRIT 和ITHR 合作开发、维护人力资源信息系统，为企业员工和业务经理搭建人力资源一站式服务平台，帮助HR 提高工作效率，并通过数据读取分析，助力公司高层管理者做决策。
❖ 信息系统架构
西门子搭建人力资源信息系统主要根据特定时期的战略需求。目前，系统的功能已十分全面。SAP 作为核心数据库，与本地的其他系统对接，进行数据往来，也是中国的员工数据和总部的员工数据对接的唯一的电子平台渠道。西门子（中国）主要使用SAP 中人员基础信息管理和薪资管理两大模块。在SAP 系统外围，西门子（中国）定制了多个职能系统，MIS 系统（人员派遣流程管理）、Kronos 的考勤系统、GID（作为识别编码，生成员工编号）、HRDW（绩效计划）、NEXUS （在线工资单、休假和加班的审批流程）、SCD（全球通讯录功能）以及功能强大的DOE 系统。中国地区，多数人力资源线上流程都通过DOE 实现，每天在本地DOE 系统流程中生成的数据会被传到西门子（中国）的SAP 系统中，SAP 中的标准数据（全球统一要求统计的数据， 如姓名、岗位职级、岗位名称）会在每个工作日传到总部SAP 系统中的员工数据模块和组织架构模块中。
❖ DOE 系统具体应用
目前西门子在华所有合资公司、全资公司都应用DOE 系统的各模块进行日常人力资源管理。2010 年，DOE 系统正式上线后，系统管理团队根据业务需求在功能上不断进行完善，目前已有60-70 个功能模块。除了入、离、调、转流程外，还有晋升管理模块、Visa 申请模块、员工档案管理模块、自助服务模块、在线报告功能等。
◆ 新员工入职流程：
员工通过面试后，会收到系统生成的录用通知邮件，邮件中有一个链接，员工点击链接，通过输入身份证号和系统发送的密码口令， 就能登录DOE 系统的信息平台上。由于对系统流程进行了划分授权， 并设计了各流程的逻辑关系确保流程进行或者回退的逻辑合理，保证新员工进入平台后，只能打开与个人相关的流程平台进行操作。员工入职流程包括在线填写“员工入职信息表”、提交“入职信息材料”、完成“体检”等。如果没有完成前面的步骤，便无法进行后续操作。而针对入职体检，新员工在体检前，能够在平台上查看体检流程介绍。为了提高员工体验，西门子制作了不同城市的入职体检指南，员工通过扫描平台中的二维码，还能在手机端查看体检流程介绍及进行预约。
完成体检后，新员工能够在线查看体检结果。当员工试用期结束时， 系统会自动给相应的经理发邮件，提醒经理进行在线评估。如果评估结果为通过，整个入职流程便结束了。如果员工没有通过试用期，系统会自动生成一条HR 待处理的任务记录，提醒HR 后续跟进。
◆ 员工自助服务模块：
西门子信息安全管控机制十分严格，员工需要插入员工卡、再通过验证码进行身份验证后才能登录入人力资源信息平台。除了查询个人信息和提交日常申请外，员工还能在平台上查阅年度报税的流程、年度体检流程等。
年度报税：国家要求年收入超过12 万的个人，自行申报个人所得税。西门子为了帮助员工顺利完成报税工作，在前端汇总呈现了员工前一年的总收入和交税情况，员工能够在每年三月份期间，进入平台查看。另外，通过在线平台设有报税流程说明，指引员工将数据填写在税务网站中相应的位置。
年度体检：西门子在全国多个地区设有全资公司和合资公司，每个地区，都有合作的体检机构。为了给员工提供更好的人力资源服务体验，西门子通过在线平台，呈现体检机构照片、联系方式、开放时间等。员工体检完后，能够在线评价体检机构的服务，这些评价为西门子寻找后续合作的体检机构提供参考。
人力资源信息化建设的一大目的是提高人力资源从业者的工作效率，西门子（中国）在信息化前，员工的档案以纸质文档形式存档， 由于人员规模大，查找员工历史档案是件费时、费力的事，这是人力资源管理上的痛点。
❖ 员工档案电子化管理：西门子开展了一个项目，实行了电子档案管理机制，将原先所有线下的员工档案扫描，定义好文件名称后，存入DOE 系统。当拥有查询权限的HR 或者管理人员需要查看员工档案时，只需在平台上输入员工的姓名或者工号，就能读取档案信息。当需要提取原件时，也可以在线上提交申请，审核通过后，可以借阅相关资料，借阅信息和归还信息都会在系统中留下记录。虽然实行档案电子化管理是一个大项目，但为后续人力资源管理工作提供了便利， 同时也避免了档案丢失、损坏的情况。
人力资源信息化建设的另一大目的是为组织决策提供支持。通过数据信息助力决策，提高企业管理水平。而达成这一目标的前提是保证数据质量。如果人力资源信息数据存在问题，后续进行薪资计算、社保缴纳时都容易有风险，因此西门子对数据的质量检查十分严格， 将数据分为“标准数据”和“非标数据”。标准数据指全球统一检查的字段，非标数据是指除全球管控的字段之外，西门子（中国）需要维护的字段。
❖ 标准数据由全球总部把控。全球总部会在每周对标准数据进行质量检查，并提出，标准数据的错误率需低于0.1%。除了数据出错外， 数据空缺也被报错，比如一位经理离职，部分员工信息中对应的经理字段就会空缺，这时系统也会报错。因此，西门子（中国）向全球总部传送数据的时，都以质量为前提，前期，会对数据进行维护。总部会根据各字段间的逻辑进行正确性校验，如果数据存在问题，会对出错率进行统计后，发送出错误报告，如果出错率高，后续仍会进行监控， 保证数据提交者对错误数据进行修改。
❖ 非标数据由各国总部进行把控。除了全球总部有一套数据质量把控机制之外，西门子（中国）在2014 年开展了“数据质量维护”项目， 对本地人力资源管理所需的信息数据进行校验。西门子（中国）专门成立了项目组，项目组成员把系统中所有维护的字段提取出来，重点对总部没有进行管控的字段定义校验的规则，进行逻辑校验。比如将身份证号字段和生日字段进行相关校验分析。找出字段校验规则后， 明确规则。同时定义了每个字段的紧要程度。出错会给业务管理带来严重后果的字段定义为高级别，出错对业务发展影响不大的字段定义低级别，高级别字段的错误数据定义为Error，低级别字段的出错定义为Warning。西门子（中国）对工厂提交的数据进行检验时，重点向工厂反馈高级别字段的出错率，这能让工厂的HR 更容易接受数据检查结果并进行更改。
西门子（中国）在DOE 平台上开发了数据质量检验模块，每周会在平台中呈现数据校验结果，生成额、Error report 和Warning report，并对每个工厂的出错率情况进行排名。各工厂的HR 和管理者都能看到排名结果。通过这种方式，让各工厂的HR 积极处理错误数据，也让HR 从被动处理错误数据转变成主动地重视数据质量，形成良性循环。该项目实施后，西门子对每个季度非标数据的错误率进行了统计，第一季度错误率为5%，第二季度为1%，第三季度降为0.1%， 整个项目的成果显著。
当新系统上线或对原先系统进行优化时，初期推广都会有较大的阻力，尤其是在工厂推进人力资源信息化项目。2015 年，西门子（中国） 在合资工厂推考勤信息化项目时，遇到很多问题。工厂HR 和业务经理对电子化、无纸化办公的接受度不一，原先的管理方式已被普遍认可，因此，流程改变十分困难。另外，原先合资工厂的考勤相对灵活， 转变为使用系统进行了标准化管理，记录考勤结果由系统自动生成报告并展示出来，和原先不合规的管理会产生冲突，管理模式的变化让一些业务经理和员工产生抵触情绪。
因此，HRIT 的人员在推行项目时，会先和工厂的高层、人事经理进行沟通，寻求他们对于变革的理解。当获得管理层的支持后，项目推行就会相对容易。另外，也会向HR 介绍系统上线为管理工作带来的便利，从而获得用户的认可。
❖ 推广标准化解决方案
目前，西门子已向三家合资工厂推广考勤系统，后续将在其他工厂推广标准化的解决方案，争取在未来几年，能够在所有的中国的西门子工厂实现考勤标准化管理。
❖ 建立员工自助服务的门户网站
目前西门子为员工提供的自助服务穿插在各个流程中，虽然都由DOE 系统支持，但在用户端，各项自助功能页面风格不一，较为分散，用户体验不理想。因此，未来会将所有流程中的自助服务集成在一起，统一风格，形成门户网站。另外，在员工的门户网站中集成人力资源相关的信息，针对业务问题建立知识库。员工登陆门户网站后， 能够查询与人力资源相关的文档和常见问题的解答。比如员工提出社保相关的问题，由于后台上集成了各个地区社保的政策、工资项的说明，提出问题后，员工能马上搜索到相关信息。未来还将通过在平台中建员工提问的接口，让员工在这个门户上提交的问题，生成数据记录，HR 在后台收到记录，就能实时处理员工每天提交的问题。
❖ 重视企业的人力资源信息化建设
规模较大的企业已经越来越重视人力资源信息化建设，通过信息系统提高人力资源管理水平，使管理科学化、规范化、智能化。发展中的企业，也应有长远的规划，重视人力资源信息化建设。
❖ 明确业务需求
企业在进行人力资源信息化建设时，需要明确人力资源管控体系， 并结合企业现状和发展目标进行规划，明确需求。以需求为原始出发点，搭建系统架构，同时要有前瞻性，不应只着眼于当下，还要结合考虑未来3-5 年的人员规模和企业发展战略，判断系统灵活性、拓展性方面的需求，设计出满足未来需求的功能框架。在实现方式的选择上，要明确人力资源信息系统在企业的定位，如果企业战略目标实现的核心是对“人”的管理，并且个性化的需求很高，定制化的系统会更适合；如果以产品和供应链管理为核心的企业，可以考虑购买企业管理系统对应的人力资源模块。
❖ 文档化管理
企业对人力资源信息系统进行优化与改进时，建议将每个步骤以文档的形式记录下来。讨论需求后，将需求内容文档化；服务供应商提出解决方案后，将解决方案文档化；进行开发与测试时，将过程和测试结果文档化。这些文档将会是未来进行系统优化的保障，也是企业明确信息化发展方向的方法。
来源：智享会《第二届中国人力资源信息化管理调研报告》
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