纸质的成文信息的空白表格的设计

保留纸质的成文信息的空白表格样式，传统的称为质量记录表式(Form) ， 它属于质量管理体系文件的组成部分。

在质量管理体系运行过程中，成文信息的表式记载了各种有关的实际情况和数据之后，就形成了质量记录(Record) 。由于记录是一种特殊类型的形成文件信息，因此，应按标准的要求对保留的形成文件信息实施不同于文件控制的管理。

纸质的成文信息的空白表格的设计有以下要求：

(1)与程序文件和岗位文件的编制同步进行

纸质的形成文件信息的空白表格往往是程序文文件和岗位文件的附录。也就是求和自身质量管理的需要确定应有哪些质量记录，同时对记录的内容应加以系统考虑。

(2)具有可追溯性

纸质的成文信息的空白表格应具有唯一性的标识。为便于归档和检索，应具有分类号和流水号。在质量记录中，必须标明合同(或生产令)号、产品型号(或图号)、时间、地点、记录人。只有达到以上要求，质量记录才具有完全的可追溯性。

(3)栏目设置合理

纸质的成文信息的空白表格中的栏目，既要满足质量管理的要求，做到适用，又要力求简化，以降低成本。这就需要仔细琢磨，做到栏目不多不少。栏目还应适用于多种情况，以减少表格数量。

(4)标准化、规范化

纸质的成文信息的空白表格宜标准化，这样便于实施规范化的管理，既便于填写，又便于统计和分析。在使用计算机管理时，还应考虑怎样便于识别各种信息，如调查表的设计，就不宜在方框内打“√”或“×”，而宜采用涂黑或空白。这样做就为利用计算机进行信息管理打下了基础。

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