一:引子
小明目前对于系统业务越来越熟悉了,而且每个月根据成本核算,小明都会对系统提出具体的优化方案和改进意见。本月小明汇总了以下几个需要改进的方案。
序号 | 改进及化化业务 | 现存问题 | 改进路径 |
1 | 物料唯一性优化方案 | 系统存在大量重复物料 | 从新增开始控制,逐步清理已有重复物料 |
2 | 报废料优化 | 系统报废未规范 | ERP报废流程规范、线下规范一体化 |
3 | 返修优化管理 | 未区分库存返修和来料返修 | 对库存返修和来料返修分别处理 |
4 | 工序控制流程优化方案 | 工序未在系统中控制 | 工序管理进入系统 |
5 | 下料业务优化方案 | 有大量的替用料 | 严格按投料单下料、领料。 |
6 | 固定资产业务流程优化方案 | 购入固定资产转为固定资产卡片脱节 | 固定资产从购入到开始折旧都在系统中处理 |
对于这些存在的问题,如果涉及其他部门配合的,小明还会以邮件的形式发给各部门,必要的时候也会在相关领导的同意下,开一个跨部门协调会议,针对具体问题展开具体讨论。
在本月的几个方案中,尤其是报废料和返修管理,这一块的业务问题比较多,而且也比较严重,小明想要单独把这一块拿出,找个时间和其他部门商讨具体意见,但是在上会之前,小明必须自己先拿出个意见和方案,所谓“手中有粮,心中不慌”,小明针对返修和报废的问题,先需要写几个方案。
二:故事
在前面刘会计多次和自己说,要解决成本问题,光靠文字是不够的,需要走出办公室,下到仓库和车间,以一线的业务来阐释成本问题,提出解决方案。
所以这次小明再动笔之前,先去仓库了解仓库对于报废料和返修料的管理。顺便这个月仓库还有几笔系统单据又输入错误了,去现场再次提醒下也是必要的。小明知道仓库虽然不归财务管,但是很多问题和财务关系十分紧密。
来到仓库,仓管员正在输入相关系统数据,小明凑上前去,站在其后面看着其如何输入,不时小明说着:“仓位别忘记输了,领料部门是不是和纸质单据不一致,调入调出仓库是不是搞混淆了”,小明也知道这样有点招人讨厌,可是这个仓管每个月这些数据都搞错,要不早点发现,后面非常麻烦。
仓管输完了手上的单据说:“小明,今天找我有事吗”,然后接着说:“这些文字活我们这些粗人哪里干的过来,每天出料入料都忙死了,还请多担待呀”。
小明说:“没事多沟通,遇到不熟悉的多问,相互学习嘛,今天我是向你学习来的”。仓管一脸愕然说:“有什么要求,你们财务尽管提,我们一定配合”。
小明说:“我们仓库报废和返修这块,你这边是如何处理呀”
仓管说:“这个就是他们每个月把报废的,返回仓库,然后品质部门有时候会过来检测一下,然后我这边根据报废多少,给他们补发多少物料呀”
小明很困惑的说:“就这样,没有其他的流程和要求”,仓管说:“也不是每个月他们生产线都把报废的料拿到我这边,因为他们车间有个小仓库呀,有时候可能几个月才拿到我这边”。
看着小明一脸懵的脸色,仓管继续说:“当然了,有时候这块物料可能是来料不良的,需要退回给供应商的,然后采购部会来我这边办理相关手续出库”。
小明说:“对于这块你们有没有专门的制度呀,和规定的流程呢?”
仓管说:“制度可太多了,但是你也知道,我们是干活的,那些制度太死板了,制度是死的人是活的,我们的目标是保证生存所需物料第一时间投入到产线,其实什么手续,什么报废,有领导发话,后面补充单据补充签字就可以了”。
小明一听,一口长气一叹,然后抬头看到挂在强上的制度流程图:
这个流程图就是财务部和仓管部门一起制定的,关于盘点差异的流程,现在小明看着明白了,似乎很多制度到了具体部门成为了摆设和墙上的装饰。小明越发觉得成本的核心是管理,而管理的核心是如何将人的惰性思维和习惯思维,纠正到让人感到不舒服,但是会让企业管理更顺畅的路上来。
回到办公室,小明第一件事就是对之前就仓库盘点的问题,以及挂在仓库部门的流程图进行细化。因为小明觉得制度难以落实,一是不是制定制度的方面,没有考虑落地,二是沟通存在问题,或者执行存在难点。所以小明感觉将之前只有孤单单的一个流程图,进行了细化补充,并希望下次就这个事情还要和仓库部门沟通一下。
序号 | 流程描述 | 系统内外 | 部门/职责 | 相关单据 |
10 | 制订全面盘点计划 财务部主导,半年制定开展一次 | 外 | 财务部材料会计 | |
20 | 打印盘点清单 含账面理论数量 | 内 | 财务部材料会计 | 盘点清单 |
30 | 盘点 | 外 | 仓库管理员 | 盘点清单 |
40 | 比较差异 将盘点获得的实际结果与系统理论数量进行比较。如果差异超过容差,则提交给仓库主管和生产、财务部相关领导审批。 如果不同意盘点差异,则要求仓管员复盘。 | 外 | 仓库管理员 | 盘点清单 |
50 | 处理盘点差异 以账户别名接收/发放事务处理类型,处理盘盈盘亏。对于无差异的盘点结果,不进行任何处理。 | 内 | 仓库记账员 | 盘点清单 |
在对盘点差异进行细化后,小明开始对报废料和返修进行思考。小明第一将仓库管理的主要环节进行列表分析如下:
入库 | 库存管理 | 出库 |
采购入库 | 盘点 | 生产领用 |
生产产品入库 | 差异调整 | 委外领用 |
领料退库 | 库存分析 | 采购退货 |
销售退库 | 物料分类 | 生产退料 |
库存转入 | 物品编码 | 研发领用 |
安全库存 | 维修领用 | |
损耗管理 | 返修领用 | |
库存转出 | ||
其他杂项领用 |
第二:小明发现仓库管理目前相关人员对于报废料和返修这块是混乱的,首先是没有一个情绪的流程图。所以小明根据实际业务画了一个流程图。
报废料系统上,其一就是新增报废料单据,其二就是报废料处理,其三就是重新领料。其中报废料处理又分为材料不合格报废和因工报废,重新领料又分为实仓领料和虚仓领料。
这一块小明是想先把系统流畅写出来,然后和生产部进行沟通,希望线下流程和线上流程能够一致,而不是目前全部走其他出库和入库处理,没有对应关系,库存之间关系混乱。
第三:对于返修这块,小明请教了刘会计,然后画出了以下流程图,当然这个是结合系统绘制的。既然系统上线了这部门内容,那么就需要把这部门业务装入系统,而不是对于这些业务全部通过其他出库和入库含糊处理。
库存返修:
库存改机业务主要针对部件或整机完工入库,但未销售,需要进行返工处理的业务情况。具体操作步骤如下:首先,车间业务员在系统中编制生产类型为“返工”的生产任务单,并将任务单进行下达。然后,车间业务员将库存机领出,同时进行补料,在系统中编制生产领料单。最后,将改机完工后的部件或整机进行入库即可,在系统中编制产品入库单。
客户返修业务:
客户返修业务主要针对已经销售给客户,但因质量问题,客户需返回工厂进行修理的情况。返修业务属于售后服务的范畴,如果在产品保修期内的,给予免费修理。反之,则有偿修理。首先,当客户将产品退回至工厂时,市场部业务员在系统中申请返修机型新物料,标准化组对新物料进行维护,并传递至ERP系统中。同时,编制返修机型的BOM;其次,市场部业务员需在系统中编制受托加工入库单,仓库选择返修仓,库管员对受托加工入库单进行审核;第三,生产管理组下达返修生产计划,在系统中编制返修生产任务单;第四,车间领料员将返修机型和修补材料领出,领料员在系统中编制受托加工出库单,将材料领出,封装部库管员审核该单据。第五,当返修机型修理完毕后,封装部生产管理业务员需进行完工汇报、请检、入库操作。最后,市场部业务员将返修机型发送给客户,在系统中编制其他出库单。
三:总结
当然小明写的以上流程图和相关内容,因为还没有上会进行讨论,可能存在问题,所以小明第一时间就和刘会计进行了沟通,因为新能源这块业务不规范,但是公司总部这块可是运作了多年,其系统也是很成熟了,所以小明希望从刘会计那里获取一些经验和意见。
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