监理文件资料的管理：写进公司制度（监理大纲、监理规划也需要！）

收文与登记

1. 所有收文在收文登记表上按监理信息分类分别登记

2. 记录文件 名称、摘要信息、发放单位（部门）、编号、收文日期，必要时注明接收文件的具体时间

3. 项目监理机构负责收文人员签字

4. 监理文件资料有追溯性要求的情况下，核查所填内容是否可追溯

1. 工程材料报审表

1. 注明使用该工程材料的具体工程部位

2. 工程材料质量证明原件的保存处

5. 不同类型的监理文件资料存在相互对照 / 追溯关系

1. 如监理通知单和监理通知回复单

2. 在分类存放的情况下，在文件和记录上注明相关文件资料的编号和存放处

6. 项目监理机构文件资料管理人员检查

1. 监理文件资料的各项内容填写和记录真实完整

2. 签字认可人员为符合相关规定的责任人员

3. 不得以盖章和打印代替手签

4. 存储介质的质量符合要求

5. 符合文件资料归档要求：如用碳素墨水填写或打印生成，满足长期保存的要求

7. 工程照片和声像资料

1. 注明拍摄日期

2. 所反映的工程部位等摘要信息

8. 收文登记后应交给项目总监 / 其授权的监理工程师进行处理

9. 重要文件内容记录在监理日志中

10. 涉及建设单位指令、设计单位的技术核定单及其他重要文件：

1. 将其复印件公布在项目监理机构专栏中

传阅和登记

1. 由总监 / 其授权的监理工程师确定是否需要传阅

2. 确定传阅人员和范围，在文件传阅纸上注明，随文件资料一起传阅 / 按文件传阅纸样式刻制方形图章，盖在文件资料空白处

3. 传阅人员阅后在文件传阅纸上签名，并注明日期

4. 传阅期限不应超过该文件资料的处理期限

5. 传阅完毕后，原件交还信息管理人员存档

发文与登记

1. 由总监 / 其授权的监理工程师签名，加盖项目监理机构图章

2. 紧急处理的文件，应在文件资料首页标注“急件”字样

3. 所有监理文件资料按要求分类编码，发文登记表上进行登记

1. 登记内容：

1. 文件资料的分类编码

2. 文件名

3. 摘要信息

4. 接收文件的单位（部门）名称

5. 发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体日期）

4. 收件人收到文件后应签名

5. 发文留有底稿，并附文件传阅纸

1. 传阅人员签名 + 注明日期

2. 发文的传阅期限不应超过该文件资料的处理期限

6. 重要文件的发文内容记录在监理日志中

7. 信息管理人员存档并在文件资料目录中予以记录

分类存放

1. 专用柜，专用资料夹

2. 大中型用计算机辅助管理

3. 分类原则根据工程特点，监理与相关服务内容确定

4. 监理单位的技术管理部门明确基本原则，体现监理单位特色

5. 文件资料的分类依据

1. 施工顺序

2. 施工承包体系

3. 单位工程的划分

4. 工程质量验收程序

5. 施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类

6. 监理文件资料存放地点，防止受潮/虫害

7. 资料夹装满，或工程项目某一分部/单位工程结束时，相应的文件资料转存至档案袋，袋面以相同编号予以标识

归档

1. 一般为原件

2. 内容和深度符合国家有关勘查、设计、施工、监理方面的技术规范、标准的要求

3. 资料内容真实、准确，和工程实际相符

4. 采用耐久性强的书写资料

1. 碳素墨水、蓝黑墨水

5. 不得使用易褪色的书写材料

1. 红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔

6. 文件资料字迹清楚，图样清晰，图表整合，签字盖章手续完备

7. 尺寸规格宜为A4（297*120），采用长时间保存的韧力大、耐久性强

8. 微缩制品按国家微缩标准制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）符合标准

9. 照片及声像档案，要求图像清晰、声音清楚，文字说明或内容准确

10. 采用打印样式并采用档案规定用笔，手工签字

11. 不能使用原件时，在复印件 / 抄送件 上加盖公章并注明原件保存处

应用计算机辅助管理

1. 相关文件和记录经负责人签字确定，正式生效，并存入相关资料夹时

2. 信息管理人员将储存在计算机中的相应文件和记录的属性改为“已读”

3. 保存的目录名记录在书面文件上

4. 资料归档前，不得删除计算机保存的有效文件和记录

组卷

1. 按自然形成规律，保持有机联系

2. 多个单位工程组成：按单位工程组卷

3. 按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷

4. 文字材料案卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm

5. 电子文件立卷，和纸质文件在案卷设置上一致，并建立相应的标识关系

6. 不应有重份文件

7. 印刷成册的文件保持原状

8. 排列顺序

1. 卷内文件按表的类别和顺序排列

2. 电子文件的组织和排序按纸质文件

3. 文字材料按事项、专业顺序排列

1. 同一事项的请示和批复，批复在前，请示在后，不分开

2. 同一文件的印本和定稿，印本在前，定稿在后，不分开

3. 统一文件的主件与附件，主件在前，附件在后，不分开

4. 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序

5. 既有文字，又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后