一、第三方物流的操作流程
1、实物流:
⑴到货操作流程
入库管理:关注到货清单,核对品项数量。到货清单会提前以电子邮件或传真方式发给文员和业务,库房提前做好准备。车到后,做好卸车工作,由库管或业务核对到货与到货清单是否符合后方可入库。
库房管理:库房对到货数量及入库过程进行监督、确认,并做好入库交接手续。做好库位设置和摆放设计。务必按照先入先出原则,旧货前置,便于出库易于拿取。接收出库指令:确认订单并组织分拣。依据订单(出库单)进行货物拣选,确保出库货物与单据相符。
出库管理:持票出库。所有涉及到出库必须持有合作方开具的正规的订单(出库单)方可办理出库手续,并做好出库交接手续。根据出库单信息组织车辆准备送货。
⑵配送作业流程
供方选择:选择运输方式,自运还是委托配送,整车业务制作运输协议,零担委托填写货物运单。
委托确认:驾驶员或提货人员确认货物品项和数量无误后签字。有特殊配送需求的要注明,如:送货的时间、返单的时间、签收时的注意事项、等通知送货等。
到达签收:驾驶员抵达配送地点后,将货物送交接货人,等对方确认货物无误后,要求接货人在回单上签字,需按照要求签单,如:本人签字写身份证号、不是本人签字需盖公章或必须本人签字且盖公章等。
2、信息流:
⑴跟踪货物 货物到达地方点上,需提前与接货人联系,确定送货时间,并对送货情况进行跟踪,对突发事件及时解决。
⑵签单返回 签单要求应对送货人员提前交代,接货人员确认签收后,应在规定的时间内返回回单。
3、资金流:回单就是收回款的凭证,所以要注重回单的准确性与回单返回的及时性。
二、岗位职责
物流是供应链的一部分。第三方物流管理遵循项目管理的基本原则。各岗位在项目中的活动和职责可以通过甘特图反映出来,通过活动列表和时间刻度形象地表示出项目的活动顺序与持续时间。
1、业务员
整体认知:对所持项目基本运作的了解;不同运输条件下业务操作流程的执行。
确保准确:入库、出库时对货物品项、数量的准确。
2、客服文员
货物跟踪:发货三日内,确认是否到货、是否收货、是否回单;发货五日内催缴回单。
整理单证:每日单据做到日清;每月25日整理汇总当月回单做好结算准备。
三、总结
1、关注六个电话
供方最高领导、项目主管、客服人员、目的地联络人员、目的地主管、收货方。目的:了解货物动态,回单的及时返回。
2、注重沟通升级
跟对方沟通的升级,内部管理的升级,自我工作的升级,主动解决问题。
3、培育工作思想
工作载体是业务,主体是思想。
4、物流工作要点
到现场、用心做,证据、细节、完整。到现场:了解状况。用心做:思想、阅读、把控。证据:做好交接手续,留下文字性证据。细节:强化细节,做好每个环节。完整:实物流—信息流—财务流。
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