摘要:档案管理是一门完善的、体系严密的科学。档案管理信息化――新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。
关键词:档案管理信息化;档案信息化建设;问题;原则;策略
1究竟什么是档案信息化？
什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
2当前档案信息化管理面临的问题
电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。
2.1 面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。
2.2 面临标准化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。
2.3 技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
2.4 人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。
3档案信息化应遵循的原则
3.1 规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
3.2 安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。
3.3 效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，考虑馆藏档案的利用率。特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。
4 推进档案信息化的建设策略
4.1 建立规范体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。
4.2 完善安全制度。档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
4.3 提高技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆(室)只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。
参考文献
1 档案信息化建设现状
1.1 信息来源分散复杂
档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。
1.2 档案管理模式陈旧滞后
随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。
近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。
1.3 人员心态亟待转变
在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。
2 档案信息化建设的优势
2.1 提高资源利用率和工作效率
档案信息化建设是当今形势的需要，也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐，建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务，都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中，重叠文件、重复资源、需更新信息等等，时刻需要耗费人力进行及时处理，不仅工作量巨大，还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据，引入自动化办公流程，建立电子档案管理机制，能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后，直接通过软件操作进行筛选、整理，档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作，且归档清晰明确，整理方便快捷，大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。
2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升
信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供便利，从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐，往往造成档案使用者的种种不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下，档案使用者可以省却大量中间环节，无须各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，极大的缩减了办事环节。
3 档案信息化管理方法
3.1 健全档案管理机制
档案管理工作机制的健全，是推进档案管理信息化建设的重中之重，决定着档案信息化建设的指导方向。首先，要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时，制定相应的电子管理制度，与其他信息化管理条例共同执行，保障档案管理各个环节的政策落实。同时，档案管理机构应加强各部门的组织配合，形成部门之间的协调联动，积极应对电子档案管理的新形式，主动提出问题、发现问题，共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则，以解决可能出现的各种新情况。最后，有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强，有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例，以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。
3.2 提高管理人员素质
档案管理信息化建设的推进，意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态，夯实档案管理的专业知识。同时，信息化档案系统的建立，意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式，熟练把握新的工作流程；深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试，为信息化建设的不断改革和提高提出建议；对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解，将工作细则落实到切实操作中。
加强管理人员的思想教育，提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。?魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设，在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻，纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理，档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识，加强自身思想水平的提高，培养主动热情的服务精神。
3.3 加快数字化建设进程
档案管理工作的数字化建设是保障档案信息建设的基础。只有加快档案管理的数字化程度，彩能够实现档案信息化建设所要求的档案资源共享和档案资料电子化。首先，应当提高档案数字化建设的重视程度，为具体工作的开展制定相应的计划方案，同时建立相关监督监管制度。其次，对纸质档案资料的有效录入和数据上传效率应有所提升，保障数字化建设进程。同时对相关电子管理系统予以升级优化，在后台管理和用户使用上使其更加友好便捷。将纸质档案的管理与电子档案管理并重，完善二者结合管理、相互保障的相关机制。最后，在资源共享上加大力度，各档案管理部分相互配合实施联动，在严格遵守国家相关制度的基础，共同建立数字化档案资源与管理系统，为档案信息化建设做出应有贡献。
关键词：档案信息化工程档案图标竣工图
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：
一、档案信息化
档案信息化的实质是档案信息资源进行整合，利用现代信息技术为用户提供档案信息服务。它包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形成融合形式的更广泛更有价值的信息。档案信息化不仅可以使档案机构由实体保管职能向提供信息服务职能转变，而且能够实现信息资源的合理配置和科学管理，让档案在信息社会里担负起自己的重要角色。
档案信息化可以依托计算机技术，实现档案信息资源及时获取更便捷的服务。传统信息环境下，档案信息提供服务的方式包括利用者进馆查看和借阅等形式。而在现代信息技术下，档案信息通过档案信息管理系统平台，可以浏览与下载，从而打破传统的信息思维模式，进入到广域的档案信息化思维中。
一个现代化城市的可持续发展，必须具有安全保障，特别是面对突发事件和灾害，要能够快速做出正确决策和有效响应。档案信息化通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有纸质载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置。进行信息化有效开发和利用，信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案信息的核心内容。为确保城建档案的建设和正常运行，必须建立统一的规范标准，包括城建档案的数字化规范、建设工程电子文件元数据标准，数据存储标准、数据安全策略及数据使用规范等。
二、对于工程档案管理提出的几点建议
档案工作人员中档案信息化建设的基本力量，其能动性事关信息化建设的成败。档案工作人员在思想上要树立档案信息意识，认识到档案信息化建设的重要性，才会具有强烈的使命感和责任心，认真做好信息化过程中的各项工作。
（一）确立工程档案发展的方向：工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程，从工程立项开始，直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是在不同单位或部门来实施所形成的文字资料，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。信息管理是提高工程档案管理效率与效益的最好方法。首先，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专业资料员负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任。其次，加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。确定工程基础建设前期的主要工作人员，明确每个人的工作职责，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。
（二）现实存在问题：工程档案中每个环节产生的文件都很重要，都能充分说明工程的质量、进度和监理情况。图纸是整个工程最有说服力的部分。所以从审图开始都要有每个责任都的签名，施工图纸上必须有施工单位加盖的竣工图章。竣工图章内的内容不得空白。施工中需要修改的部分不得在原图上修改，必须出修改图，图纸可由建设单位绘图或设计单位绘制，并加盖出图章、审核章。施工单位负责在新的图纸上加盖竣工图章，才可作为竣工图。有一点很重要，笔者在工作中发现有的竣工图章盖在竣工图图标上，压住了图标上的说明，导致图标上的内容看不清楚，所以需要档案资料员认真对待重要的工程竣工图的这一部分，注意将竣工图章盖在图标的空白处并认真填写内容。图纸的存档要求是将图纸折叠成为A4纸一样，如果大于A4时，在图纸存放档案盒时，图纸会与盒子产生磨擦，长期的使用，会使图纸折叠部分磨开、断裂看不清楚，使图纸失去利用的价值。
三、档案资源开发利用的重要性
档案利用是城建档案信息资源，是现代化城市高速发展的必然要求，现代化城市的发展不是盲目的，而是有计划、有步骤的稳步发展，是层层推进、踏踏实实稳步发展。
（一）档案是开发利用工作的基础，存储城建档案材料的数量越多，质量要求也会更高，存储的类别信息资源也越来越丰富。要做到对每一项城建工程档案都要积极主动进行收集，档案管理人员要积极走进工程施工现场，做到材料业务上的指导，及时纠正工程档案的不足之处，资料员要认真对待现场资料，要做到真实与工程进度同步。对于重点建设的工程，采用全程跟踪的方式进行现场资料的收集，以做到在第一时间收集原始材料。
（二）具备档案专业知识，档案工作者必须系统学习和掌握档案学知识，具备全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案工作者要了解和掌握档案专业知识：一方面，档案是一种知识载体，档案工作者要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识；另一方面，档案工作者在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案工作者只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。
（三）掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的。若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
四、档案宣传工作的重要性
要让大家了解档案对建设者的重要性，定期召开工程基础建设档案工作会议，对工程基础设施档案工作实施实行统一管理，对各个环节的档案工作与项目建设同步进行。“没有规矩，难成方圆”。对于工程档案来说，规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多。所以要想在工程建设档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关制度建设，就成为做好工程基础建设档案管理工作的根本保障。城建档案的自我宣传正是提高档案的利用价值，是档案馆与社会各界建立良好联系的重要桥梁纽带。我们通过图片展示、制定
与城市经济的发展，城市的建筑，传统纸质城建档案的处理方式，现在档案信息化的方法比较，有很多缺点，比如：传统的纸张处理需要巨大的仓库，借贷的链接很耗时间，适当把档案实践处理很多不便。随着现代社会信息化的发展，构建城市建设档案信息化势在必行。与现代计算机相结合，档案文件将数字化，进步的城市将为处理能力建设档案，以加速城市的建设。本文就城市建设档案的建设提出了几点建议。
一、城市建设信息化建设的问题
（一）缺乏整体指导，导致系统标准的发展
摘要20世纪80年代初，我国档案计算机处理技术的应用起步，对许多机构、企事业单位都十分敏感。在20世纪90年代，电子文件大量出现，电子文件变得越来越流行。然而，我国档案馆计算机处理和信息化建设相关标准的起草工作才刚刚起步。虽然标定工作已经开始，但发展缓慢，相关标准已经制定，内容缺乏系统和兼容性。
（二）档案性质的影响
档案的原始记录，其在文件和档案内容上的表现，因为现在是当事人的手稿，如单位印章和领导签名原件都有相关的法律文件。但在现在的档案信息化中，档案主要以数字化、新方式，如電子文档，所有内容在电脑上的变化，造成，因为原始记录性档案的内容不存在。如何判断它是否具有法律凭证的功能，已成为档案工作的新课题，发挥数字化、电子文档的作用，可以转化为档案的关键环节。
（三）档案信息化管理队伍的建设
重点为城建档案管理的信息化进行人才储备，提高城建档案信息化队伍的专业程度和综合素养。
（四）缺少统一标准和相关规范的约束
城市建设档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。然而现状为：计算机的软件开发不具有整体规划性，其相关软件在通用性、实用性等方面存在较为严重的不足；缺乏技术上的支持和相关网络技术作为后盾，这些因素都严重影响着档案信息化建设的进程。
二、城市建设档案管理信息化建设建设性意见
（一）必须以国家战略的指导思想，自上而下地组织对档案信息化的标准制定
我国展开档案信息化建设前后也有20年了，可是整体情况很不理想，档案信息化建设的功用、效果、效益远未充分显现出来。其原因之一就是安排程度低下，缺少有力的统筹、有用的辅导。而事实上，档案信息化建设现已成为许多发达国家的战略办法之一，由国家制定并自上而下地安排施行部级的战略办法。美国国家档案与文件署于1998年起耗时6年致力于对电子文件永久保存的各种功用需求、技术办法及其可能性的全面证明和试验，2005年美国国会拨款3亿多美元建设电子文件档案馆，用于确保联邦政府电子文件档案的永久实在和大众使用；英国将电子文件管理归入国家信息化工作的责任规模，并制定施行《电子政务环境下电子文件管理方针框架》的国家方针办法；澳大利亚已将电子文件管理作为政府绩效查看评价的重要内容与根据。
（二）完善相关准则规范
对档案相关管理进行相应的规范化和规范化建设是现在档案管理工作信息必不可少的环节。档案管理相关部分有必要加速完善相关准则规范的建设，制定相关规范，为档案的信息化管理供给必定的法律根据。
（三）进步管理人员的归纳本质
城市建设档案管理的工作人员是完成信息化管理的重要要素之一，为了全面进步档案信息化管理的水平，应要点加强人员部队的建设，进步档案管理人员的归纳素质。首先，能够针对现有的档案管理工作人员进行系统化的再教育，展开岗位训练和信息化管理技术的训练。其次，要招聘城建档案信息管理专业人才，有计划有步骤地施行人才培养计划。最终，制定合理的鼓励方针，鼓励管理人员为城建档案管理信息化的完成做出奉献，充分调动工作人员的活跃性。
（四）加强电子文件管理
随着办公自动化技术的推广以及城建档案信息化的建设，各类档案简直都是以电子文件的方式来存储的。电子文件尽管存储和传输快捷，但也有着稳定性差、易损坏等缺点，随着计算机信息管理网的建立与开展，越来越多的重要文件被传输上网。因而，为了确保电子文件的安全性，在传输之前应先依照信息管理部分的一致要求进行文件格局的变换，以确保数据的可靠性和通用性。别的，新式文件资料的归档是城建档案管理信息化建设工作中的重要组成部分，做好城建档案归档电子文件的技术处理工作将会成为今后工作的要点，这就要求档案工作者有必要能够对很多电子文件的接纳、处置甚至存储工作有较深的了解和指导，能够了解文件信息重新组合的来龙去脉，维护电子文件的原始信息，然后辨认和维护电子文件的原始结构，确保电子文件的可靠性。
（五）加强遵循施行规范
工作是实践标准化建设中的一个重要环节，除了规范的制定滞后外，还限制了元素的档案信息，引入了规章制度来促进制定符合弱势的规定也很重要。事实上，在1999年，我国先后介绍了相关档案信息的规范，如CAD文件和记录管理、电子文件管理、纸质档案数字化技术规范等国家或行业标准，就其内容而言，处理部门、企事业单位和档案信息化的实践需求强劲，针对性、适应性和可操作性，如果可以广泛，跟进。但查询，在计算机技术中已被用于档案单位的管理，仅以少量的规格，率仅为15%，多达82%的单位已在国家制定和行业标准不懂。
（六）加强安排的领导力
安排建立信息化工作领导小组，在整体职工中活跃推进城市建设档案管理信息化建设，落实各岗位责任，让每个职工清晰各自的工作任务。活跃安排领导大家针对信息化建设中遇到的困难进行逐一处理，进步工作效率，带动信息化各环节的建设工作。
结语
综上所述，为了满足城市建设开展的需求，有必要要对城市建设档案的管理进行信息化建设，加速其档案数字化、电子化，打破传统管理模式，改进如今档案管理信息化的不足之处，更好地对城市建设档案进行相应的归档管理，与如今快速开展的社会接轨，契合现代化开展的需求，保证城市建设档案的管理效率及其质量。
参考文献
[1]李伊欣.城市建设档案管理工作如何与时俱进[J]. 兰台内外. 2016（03）.
[2]高原.城市建设档案管理的困境与建议[J]. 档案管理. 2016（02）.
【关键词】城建档案；信息化；管理；建设
从计算机问世以来，越来越多的领域开始借助计算机的便捷和强大功能得到发展，现代档案管理工作也开始普及使用计算机，这对于城建档案管理来说是一个很大的改变。
一、城建档案管理信息化建设的必然趋势
我国城市化水平逐年在增长，这也使得城建档案的利用率随之加大，这也需要我们用更多的努力去完成档案管理方面的工作。过去的纸质档案管理模式在日益加快的节奏当中显得力不从心，工作效率低下，出错率高等等不良的因素都制约了档案管理工作，跟不上时代的步伐就注定被时代淘汰，所以先进技术的引进，计算机技术的使用就成为了必然的需要，这是时代进步的体现，也是社会信息化的体现。所以我们要从新对城建档案管理作出认识：
1.城建档案信息化建设的重要性
城建档案信息资源是我们行使城市建设管理职能的主要依托，作为城市建设的管理者，城建管理部门唯有及时掌握城建档案信息，确保权属信息的真实安全，才能真正行使好人民赋予的重责。因此，加速推进城建档案信息化建设工作，建立起一套立足实际、完善、安全、快速的城建档案信息系统，已成为提高城市建设管理水平的重要手段。
2.城建档案信息化建设的紧迫性
近几年来，城建管理部门在城市建设和发展中的地位越来越突出，责任也越来越重大。我们优化城市建设管理软环境，创新为民服务机制，加强与提高城建现代化管理水平，更需要下大气力突破档案信息动态沟通缺乏的瓶颈，加快推进城建档案信息化工作。
3.城建档案信息化建设的长期性
档案信息化看似简单的几个字但是其包含的内容却不简单，档案信息化不是说通过使用软件来对档案进行录入和查询，其还有相关方面的一系列规章制度，包括其档案的整理流程，以及从档案延展开的一系列服务理念。档案信息化的完成也不是一朝一夕和一个阶段就可以实现的，需要长期的投入和大量努力去完成，路是一步一步走出来的，档案信息化也是一步一步逐渐建立起来的，通过实践总结和归纳来对这一系统进行不断的完善。
二、着力抓好城建档案管理信息化平台建设
信息时代虽然给人们带来了便利，但是同样的也需要人们掌握的东西更多，要求也更高，信息化的档案管理是时代进步到一定阶段的必然结果。城建档案只有通过信息化管理，才能够将工作上升到一个新的高度，打破各种束缚，对信息资源进行有效的管理和科学的使用，为社会提供更多优质的服务。要建设信息化管理需要从观念上进行革新，做好城建档案管理信息化工作，以信息化三个平台为阵地，提升档案管理档次。
1.完善城建档案信息采集平台建设，实现档案信息数字化
档案信息化管理的首要任务就是做好档案信息采集平台，档案从最初的生成阶段就开始实行信息化，开发出能充分体现城建档案原貌的数据采集整理、扫描录人系统，工作人员将档案的信息内容和数据进行录入，将档案卷宗用专用仪器进行扫描，那些不能扫描的年代久远的资料就用数码相机进行拍照，这样形成的数据都是数字化的，能够储存在计算机当中。从根本上将这些资料信息转变成为数字信息，这样档案的信息化工作初步得到实现。
2.稳步推进城建档案信息存储处理平台建设，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化
要实现档案信息化建设，必须要加强数据库建设，因为数据库乃档案信息化建设的重要组成部分，是信息资源之所在。城建档案信息数据库涵于城市规划、建设与管理各个方面的管理系统内。现行系统服务器运行平台大多为Windows2000Server，采用SQl Server2000数据库，终端机管理程序采用powerbuilderiff言编程，win981winXp4win2000运行平台，子菜单及业务处理窗口，实行数据库和运行策略五部分组成，开放式体系结构，采用C/S应用模式，真正的32位程序，支持多任务、多用户，同时又兼具易用性、技术先进性和可推广性。
档案信息数据库充分利用powerbuilder强大软件管理平台，设有档案录入、档案查询、档案修改、档案人档、打印档案索引、查档证明、查封解封等通过该系统，把档案管理所有业务全部纳入了微机管理。系统采用简洁的单窗口方式，人性化设计的人机交互界面；避免用户纠缠在多窗口中，易于档案工作人员更能轻松地掌握和维护，使我们的档案信息化万统软件应用得心应手，充分发挥出管理数据库的强大功能。
3.严密布局城建档案信息传输平台建设，实现档案信息网络化
计算机除了能够通过互联网进行连接，还可以通过组建局域网的形式进行连接，城建档案工作单位组建自己的局域网，各科室之间能够通过局域网进行数据的传输，这样整个城建档案部门都连接在了一起，业务和信息的交流也更加直接快速，而且能够做到信息资源共享。对档案进行编目、标引，建立一个自动检索系统，这样借助计算机的强大功能能够快速的进行信息的收集、整理和利用。局域网的建立还需要对网速、安全性、稳定性和便捷性进行考虑，不能够因为安全问题造成信息资源的泄露，对于使用局域网的人员要有明确的限制以及权限设置，这是对于信息资源的一种安全保护。
三、依托城建档案信息化建设，切实做好城市建设管理工作
1 城建档案管理信息化概述
城建档案是记载城市的规划、建设和管理过程中形成的资料和信息，包括一些文字、影像、图片等内容，是城市的发展“日记”（1）。对城建档案进行信息化的建设，主要是包括现有档案的数字化，并收集与整理各方面的电子文档，并将其统一的纳入到信息的数据库中。
2 城建档案信息化建设的必要性
1.使工作效率得到提升。建立一种信息化的档案管理模式，为工作人员的档案建立与查询提供了极大的方面。现阶段纸质档案的建设，使得管理人员工作任务十分的繁重，导致他们工作压力相对加大，极易出现差错。计算机技术在档案管理中的应用，能够帮助工作人员效率的提升，做到轻松处理的效果，同时也节省了档案储存的占地空间。
2.使城建档案管理的服务更加全面。城建档案管理中计算机技术的广泛应用使得档案管理的服务质量更加的优化，同时对档案机构中的人员设置也有了一定的影响，这在整体上更加的完善了档案管理工作的服务性能和操作效果。以计算机技术作为依托的档案管理能?蛉糜没?通过软件单独进行操作，达到资源的最有效整合。档案信息的条理化储存，能够更加的方便用户进行信息查询与操作。
3.操作效率较高。传统的城建档案管理需要在设备维护上投入大量的人力和经费，这对政府来说，是一项重要的支出成本，由于档案的管理人员素质高低不一，也对档案的管理带来了一种潜在的危害，加之部分城市的档案管理制度不够完善，也会导致城建档案管理的危险性。但是计算机技术的使用，能够在很大程度上减少了档案管理的人力工作量，能够直观有效的提高档案的管理和服务水平，同时也优化了资源的高效配置，使得档案的管理更加系统化。
4.持续性更好。传统的城建档案储存和管理方式是将纸质的答案放在固定地点存放，一旦发生意外事件如火灾、水灾等，就会对档案带来毁灭性的损失，这很容易对城建档案带来阻碍，难以保证档案存储的完整性。计算机信息化的档案管理方式是给网络云技术的储存方式来进行管理的，这样就能够保证档案被分类的保存在计算机的服务器中，避免了因为灾害事件造成的档案资料损失，使得档案的保存持续性更加的好。
3 城建档案信息化建设的策略
1.提高对档案进行信息化管理的意识。为了能够保证城建档案的管理问题更好解决，档案组织管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部门的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理（2），这就要求档案馆需要对服务进行相关转变，以适应社会的需求，让管理人员明白城建档案的归档和管理都是他们应该完成的工作，打破思想上的局限，更好的为社会服务。
2.建立城建档案信息的数据库。城建档案是记载城市的规划、建设和管理过程中形成的资料和信息，包括一些文字、影像、图片等内容。城建资料原件是档案管理的最原始资料（3），有着不可替代的作用，这种原始资料是建立档案数据库的最重要来源。因此城建档案的管理必须施行多元化、全方位的模式，建立网站是一种沟通政府和民众的重要桥梁。发挥我国政府的主导作用，将城建档案中的重要信息公布到网络上，供相关人员和用户根据实际需要查询（4）。在网站上设置沟通平台，用户可以将自己不明白的问题通过网站来咨询相关人员，方便管理人员及时的了解用户的需要，并通过问题的回答来提高自己的服务质量，做好档案的管理工作，方便群众。
3.提高管理人员的专业素质。城建档案管理的相关人员是连接政府和社会的重要纽带，而档案的管理人员专业素质和服务质量的高低也是影响档案利用效率的直接因素，管理人员的服务影响着政府相关部门在民众心目中的形象。因此，为了能够保证管理人员专业素质的合格，就要加强对档案管理人员的专业素质培训，提高和充实人员的知识体系，更好的为档案管理工作贡献力量。
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