彩云档絮
作者：归旭辉
一颗尘埃有它生命的轨迹一粒星火有它散发的微光一个档案员有她独有的温热
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【08】如何做好项目资料管理前端控制
随着“档案”一词在社会层面的日渐渗透和档案管理市场逐步扩大化的趋势，相信不少企业和档案人都会遇到“如何做好项目（文件）资料管理前端控制” 这个问题。下面，我们来看一个档案同伴在面对这个问题时的思考和行动。
档人甲：
归老师好，您分享在公众号里的文章很实用，我刚接手档案工作，现在还有点理不清头绪，有些问题能否向您请教？
档人乙：
您客气了，感谢信任，互相学习！
档人甲：
我大概捋了一下，公司现存档案有文件类的，销售类的，还有工程类的，其中前面的档案也比较乱，我慢慢理，有个新建项目正在进行中，之前没有做过工程档案，不知道该从何入手。
档人乙：
其实，您已经找到了很好的切入点，刚开始就是要先搞清公司有哪些业务，档案有哪些类别。不管对于文书类，还是工程（科技）类档案，文件资料的前期管控也就是前端控制很有必要。
档人甲：
前端控制？怎样去实现这个前端控制呢？
档人乙：
对于项目工程档案，首先要熟悉制度规范，比如我们要了解和参考的各种标准，其次要熟悉企业的运作流程和资料分布，以及公司现有制度规范，然后采取相应的前端控制措施。可以先看下公司有没有这方面的制度，了解制度里面对于工程档案的管理及操作流程是怎么规定的，再对照一下你关注的这个项目，看是处于哪个阶段，对应有哪些资料需要收集。
档人甲：
公司倒是有制度，但比较空泛，不具有实际指导意义。你那里是否有现成的制度流程或者表格参考一下？
档人乙：
最好的参考就是国标、行标、地方标准，还有就是公司的要求和项目状况。结合公司情况，适合自己的才是最好的。先划定归档范围，然后有目标的进行档案收集和过程把控。
档人甲：
嗯，是个好思路，我尝试一下。还有就是档案表格，请问做个电子台账可以吗？
我做有如上面的电子台账，麻烦归老师给指导一下。
档人乙：
档案管理的表格有多种，根据不同的阶段和需求去设置。比如前期制度标准划定阶段一个重要表格“归档范围表，”档案收集阶段重要表格“档案交接表”，整理归档阶段的重要表格“目录表”，提供利用阶段一个重要表格“借阅登记表”。台账表的作用相当于目录表，但又不同于目录表，台账更偏重于具体业务而不是档案管理。我们做档案是要了解业务、熟悉业务，但不要陷入业务。
档人甲：
哦，明白了。那么怎样进行归档范围划分呢？怎样进行过程把控？比如我现在还不太了解会有哪些资料产生，哪些资料需要收集归档，各个部门又没有专职档案管理人员，这个收集是要去各部门收集，还是让各部门主动移交过来？怎样保证及时又完整的收集到资料？
档人乙：
所以要进行前端控制哦，先把规则建立起来，后面的程序就顺理成章了。如果有已完成项目的资料，便是最好的学习材料，拿来先梳理一遍，再对照一下标准和要求，对于项目资料，基本上就可以心中有数了。
档人甲：
嗯嗯，有道理。我准备先对各个部门现有的资料状况做个现场摸底，以便知道各个部门的职能以及对应产生和管理的资料有哪些。这阵也旁听了一些关于这个项目的会议，了解项目的进度和下一步的安排，以便于跟进资料的收集和管理。
档人乙：
这方法很好呀！听千遍、看万遍，不如自己去做一遍，这样才能深入理解和把握档案管理每个环节的要点和意义。
档人甲：
听了您的建议，我大概了解前端控制其实就是一种事前管理。我打算在各方面的情况都摸清楚了之后，再结合实际情况梳理和优化一下现有制度，使下面的前端控制有理有据。
档人乙：
嗯，是这样的。在优化制度规则框架的同时，建议把人员管理的框架也搭建起来，各个部门指定档案管理对接人，也就是兼职档案管理员，以方便后面工作的开展。毕竟制度规范也好，前端控制措施也好，只是停留在概念的层面，真正做事还要靠人，去把这个概念和措施落到实处。
档人甲：
对，人员管理框架也要搭建起来！从制度框架和人员框架两个方面来推动档案工作的开展！你帮我引入了“项目资料管理前端控制”的概念，并且你的讲解耐心又易懂，我先按你的方法尝试着去做。以后若有遇到不明白的地方，还要麻烦归老师多多指点！
档人乙：
不必客气哦！欢迎随时交流，共同进步！
实践是最好的老师。档案管理，一方面要学，另一方面更是要做，只有投身实践中认真去做事，才能达到“学”和“用”的目的，才能取得档案管理的“真经”。
对话中“档人甲”用心钻研、认真践行的态度，是我们档案人该有的样子！
关于“如何做好项目资料管理前端控制”这个问题，我们试着从以下几个方面总结和分享。1、事前准备①学习和了解各种标准、规范，比如国标、行标，尤其是地方标准，或者该行业上级主管部门的规范要求，有时会以文件通知及其附件的形式出现，对指导我们日常档案收集、整理及最后的验收具有重要意义。②熟悉项目的运作流程和人力分布，搞清楚项目的各个阶段及其所对应的资料范围和内容，以及各环节、各参建方资料经办、收集的对接人。③在参考各规范、标准的基础上，结合企业和项目实际情况，编制切实可行的企业内部操作规范，既兼顾标准、满足检验要求，又保证企业档案收集齐全、管理合规。2、过程跟进①积极关注项目动态，了解项目进度，通过年度计划、项目简报、参与会议等各种渠道，深入了解各阶段资料产生情况及切合度，防止项目进度与资料脱节的情况发生。②及时与相关人员沟通，收交或检查各阶段、各合作方文件资料，并进行阶段性汇总整理，发现问题及时整改，确保过程资料、数据收集准确、无遗漏。③在跟进过程中，若有发现内部规范与现场实际不一致的地方，需适时采取必要措施予以纠偏，以保证项目资料管理工作顺利进行。3、事后复盘①项目资料验收交付后，对整个项目资料管理进行复盘，查优补缺，以便在下一个项目资料管理中扬长避短，更进一步。②根据复盘结果，优化和完善企业档案管理制度，使之更具指导性和参考性。项目资料管理前端控制是一个未雨绸缪的手段和程序，唯有以管好档案为己任、不计得失去践行，才能把这项工作做好、做扎实。
2022年8月27日于郑州
（说明：若有转载，请告知作者，微信号：silence_gh。）
作者简介：
归旭辉，企业档案人，出品【我的小小档案经】系列篇。业余爱好诗歌与随笔，有《狼》、《菊花》、《故乡》等作品发表。系列篇【成长笔记】、【彩云档絮】创作中。脚踏实地，仰望星空！一份耕耘，不问收获！
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