高效会议的八个基本动作（4）

高效会议是指能够帮助团队解决实际问题，达成共识，输出结果以推进后续工作的效能高、效率高的会议。会议负责人要想打造高效会议，首先必须掌握高效会议的8个基本动作。

四、使讨论的内容可视化

常见会议讨论内容的呈现形式是会议负责人按照议程口述。这种方式很容易让与会人员对会议内容失去兴趣，产生疲倦感，进而导致会议低效甚至无效。所以使会议讨论的内容可视化也是高效会议的基本要素之一。

这里的可视化是指利用图表、白板、文稿演示工具 (如 PPT)或视频等方式，将讨论的内容呈现出来，让与会人员不仅听得见还看得见。这种更加形象具体的内容呈现方式，能够有效激发与会人员的兴趣，使他们能够更加积极地投入到会议讨论中，进而促进会议高效地进行。

(1)图表呈现

图表是指可以直观地展示会议内容中的信息，能够使与会人员对信息的直观感受更加深刻的图形结构，是使会议讨论的内容可视化的一种工具。通常来说，如果会议内容中涉及以下2 个要素，那么便可以采用图表的形式呈现。

一是数据。以口述的方式表达数据，很难让与会人员记忆和理解，而采用可视化图表展现数据的效果就不一样，它能够让与会人员更加直观地理解数据的信息。

例如：用于显示所统计内容占总量的比例时可以用饼状图；用于表示离散型数据资料，即计数数据时可以使用条形图；用于强调数量随时间而变化的程度时可以使用面积图。

二是内容结构之间存在一定的逻辑关系。内容结构之间可能存在的逻辑关系包括递进关系、演绎关系、并列关系等。

例如，表示阶段、任务或事件的连续序列时，可以使用循环图；用于显示组织中的分层信息或上下级关系时，可以使用层次结构图；用于比较或显示两个观点之间的关系时，可以使用关系图；用于以象限的方式显示部分与整体的关系时，可以使用矩阵图。

(2)白板呈现

在传统会议上，与会人员习惯记录对自己有利或相关的内容。与自己相关度不大的内容，与会人员会自动忽略。这样会导致每人记录的重点内容不一致，以及得出的会议决议不一致。我们利用白板呈现内容则可以有效避免会议中出现类似的问题。

具体来说，白板在呈现会议讨论的内容中主要有以下4 个作用：

一是突出核心内容。会议负责人可以将会议的重点内容、关键词等记录在白板上，如会议的主题。这样才能引导与会人员围绕核心内容、关键词展开讨论，能够有效避免偏离会议方向的问题出现。

二是展示内容的结构关系。前面我们提到可以用图表呈现内容但是图表也需要借助一定的工具呈现，白板就是一个很好的呈现图表的工具。会议负责人可以借助白板呈现图表，使得与会人员可以更加直观地接收信息，提高信息的传递效率。

三是可以实时记录一些有创意的想法。在与会人员讨论的时候会议负责人可以在白板上适时记录他们提出的较有创意的想法。这样做既可以避免遗忘一些有创意的想法，又能够表达对与会人员讨论结果的尊重，还可以进一步激发与会人员讨论的积极性。

四是引导与会人员按照既定的会议议程推进会议。管理者可以将会议议程呈现在白板上，每进行到一个环节就在白板上标记并记录相关信息，这样更有利于按照既定的会议议程推进会议。而且会议结束后，还可以利用白板上记录的议程和相关信息对会议进行回顾、复盘，巩固与会人员对会议内容的印象，突出会议价值。

(3)PPT呈现

越来越多的会议负责人在开会的时候，会使用 PPT 演示会议内容。因为 PPT能够让会议内容更加清晰明了地呈现在与会人员面前，让与会人员能够轻松地了解会议的内容。

会议负责人想制作一份高质量的PPT应掌握以下3个技巧：

一、运用不同的素材。在制作 PPT 时，如果整页都是文字，很容易让与会人员感到索然无味，无法有效接收 PPT 上传递的信息。因此，制作PPT 时要适当减少文字内容，尽量使用图片、图表、动画等方式呈现会议的内容，在增加与会人员兴趣的同时，也能够让 PPT的内容看起来清晰易懂，提高信息的传递效率。

二、控制PPT的篇幅。一些会议负责人在制作PPT 时，为了向与会人员展示自己的能力以及自己对会议内容的深入研究，制作的 PPT篇幅过多。但高质量的 PPT 要求简短而精练。因为如果 PPT的篇幅过多则很容易让与会人员产生疲惫感，不利于传达信息。所以，PPT的篇幅不宜过长，具体篇幅应根据会议性质、会议内容以及会议时长而定。

三、PPT要内容逻辑清晰，紧扣主题。高质量的 PPT 里所呈现的内容一定是逻辑清晰、紧扣主题的。所以，会议负责人在制作 PPT 时应明确会议主题，并围绕主题有逻辑地展开制作。

(4)视频呈现

相比于单一的文字、图片、声音等使内容可视化的方式，视频更加能吸引与会人员，使他们更愿意去了解信息并接收信息。所以会议负责人还应当学会使用视频这种辅助工具让讨论的内容可视化。但是，并不是说会议负责人要通过视频的方式呈现全部的会议内容，这样反而会降低面对面讨论会议的效果，所以只能用视频呈现部分内容。

会议内容可视化的本质其实是通过一些可视化工具，全方面提升与会人员的会议体验。与会人员对会议的体验感越好，他们便越能投入到会议中，积极参与会议的讨论，才有可能激发更加有创意的想法，提出更加有价值的会议决议。

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