高效会议的八个基本动作（6）

高效会议是指能够帮助团队解决实际问题，达成共识，输出结果以推进后续工作的效能高、效率高的会议。会议负责人要想打造高效会议，首先必须掌握高效会议的8个基本动作。

六、促进会议中的对话

会议中的对话是一种技巧性的、能够推进会议顺利进行，从而提升会议效率的活动。因此，促进会议中的对话有效地进行也是高效会议的基本要素之一。

这里提到的是“有效”，即对话是有效的，能够顺利推进会议得出有价值的会议决议。一些会议之所以出现零效果，很大一部分原因是无效对话所致。

会议中出现无效对话的情况主要有2 种：

一是与会人员缄默不言，对话较少。没有对话就无法充分地分享信息，调动与会人员的积极性。在这种情况下，会议就自然难以顺利推进。

二是与会人员陷入无休止的争论，对话较多且无用。虽然与会人员的积极性比较高，能够参与到议题的讨论中，但是无休止的争论一般很难产出有效的决议，通常只会浪费与会人员的时间和精力，所以是无效的。

会议负责人要想打造高效会议就应当避免会议中出现以上2种情况，或者在出现以上2 种情况的时候能够及时采取一些措施，打破僵局，推进会议按照既定议程顺利地开展。在实践中我们可以通过下面方法进行解决：

(1)打破会议中的沉默

会议中一旦出现沉默的局面，就很容易让会议陷入僵局，无法顺利推进会议，并且还会浪费大量的时间。所以，会议负责人必须掌握打破会议沉默的一些策略和技巧。

1.活跃气氛，感染与会人员。当与会人员缺乏热情、兴趣，不愿意积极地投入到会议中发表任何言论的时候，会议负责人就要采取一定的措施活跃气氛，感染与会人员。例如，可以在会议开场的时候播放一些短视频或者以讲故事的形式开场。

2.抛砖引玉，先发表意见。会议负责人可以先围绕会议议题发表一些自己的意见，提出一些较为简单的解决方案，并鼓励与会人员针对解决方案展开进一步的讨论。在采用这个方法打破沉默的时候，会议负责人即便有比较好的解决方案也不要先提出来，这样才能有效促进与会人员展开对话，达到集思广益的目的。例如：“关于这个议题我觉得应该分为3 个部分展开思考，一是外部市场，二是团队内部，三是个人……大家有什么意见吗？”

3.主动邀请与会人员发言。如果会议现场陷入沉默，没有人愿意发言，那么会议负责人就要主动邀请与会人员发言，以快速打破沉默。这也是较为简单、直接的一种打破沉默的方式。例如：“张光，你对这个事情有什么好的思路吗？”“李丽，你对刚才张光提到的策划一场营销活动的意见有什么更好的建议吗？”

打破沉默的方式或许还有很多，这就要求会议负责人平时要多注意观察，寻找一切可以打破会议沉默的办法。

(2)及时制止无休止的争论

与会人员的性格、受教育程度、成长背景等不同，也决定了他们对同一个问题的看法不同。所以，会议中经常会出现与会人员对同一个问题的看法不同，大家各执己见，且会为了让其他人认同自己的观点而据理力争，最终导致会议陷入无休止的争论中。这种情况同样会阻碍会议顺利推进，使与会人员浪费大量的时间和精力。因此，会议中一旦出现无休止争论的情形，会议负责人就一定要及时制止。

及时制止争论也应讲究方法，否则会容易打击与会人员的自尊心和自信心，导致下次会议中出现与会人员缄默不语，不参与对话的情形。一般来说，会议负责人可以采取以下3 种方式制止无休止的争论：

一是提醒时间：在做好会议时间的分配部分，我们就有提到为了按照既定流程推进会议，会议负责人需要适当提醒与会人员注意每个流程的时间限制。这种方式也可以有效避免会议陷入无休止的争论中。例如：“大家讨论得非常激烈，但是也要注意把握时间还有15分钟会议就该结束了，所以大家一定要挑重点说。”

二是认可与会人员的讨论：当出现无休止的争论时，会议负责人可以利用认可与会人员观点的方式，制止与会人员继续对话。例如：“看来大家对这个问题都有比较深刻的认识，都能够提出一些有价值的想法，现在我们来总结一下。”

三是直接制止：这种方法适用于与会人员出现十分激烈的争论时当这种情况出现时，会议负责人应立即制止对话进行，如“讨论到此为止，我们来进行下一个议程”，这样可避免矛盾激化，让会议顺利推进。

高效会议一般是建立在积极有效的对话基础上的。与会人员既要踊跃发言，又要注意减少无益于会议目标的对话。因此，无论是会议负责人，还是其他与会人员，都必须建立“促进会议中的对话”的意识，积极参与到会议发言中，创造高效的有价值的会议。