年末必备：结案卷宗整理规则指引2.0 | iCourt

结案卷宗整理规则指引2.0

作者：郑玮

单位：北京市安理律师事务所

微信公众号：Trialday

微信个人号：lawyerzhengwei

年底，是时候对堆积如山的卷宗做个大清理，清清爽爽迎来新的一年啦。今天的指引分享来自郑玮律师，第一版于2014年12月在他的公号Trialday上刊出，iCourt法秀带给大家的，是一年后新鲜升级的2.0版本。

法秀为法律人带来有价值有温度的阅读。投稿请联络主编微信号：huangln5

1 总则

1.1 结案卷宗是全面反映律师团队对案件工作过程及工作成果的载体。

1.2 在结案后，律师团队应当全面收集案件办理过程中全部材料，对所有团队成员掌握的纸质案卷、电子文档、往来邮件、影音资料等全部材料筛选、整理，并根据内容、重要性、保密要求等制作卷宗、存入档案或销毁。

1.3 整理案卷包括阅卷、整卷、制卷三个步骤。

1.4 诉讼案件结案卷宗，按照本指引进行归档制作卷宗，非诉讼项目，参照本指引。

2 阅卷

2.1 阅卷是整理案卷的基础性工作，是案卷整理的起点，决定了案卷整理水平的上限。

2.2 整理者应当向案件办理团队的全体出庭律师、辅庭律师依次索取案件所有纸质文档，拷贝电子文档，以及收集其他案件材料。

2.3 整理者应当浏览全部资料，并同时建立案件档案整理表，表格应包括以下内容：

2.3.1 材料名称，指该材料准确名称，包括相关文号、版本序号等，以便剔除重复文件；

2.3.2 材料类型，指该材料属于本指引3.2条所列哪个模块，以便后续整卷便利；

2.3.3 材料来源，指在收集材料过程中，该材料来源于哪位律师或律师助理处，以便后续核对或处理需要；

2.3.4 材料形式，指该材料目前的保存形式，纸质版、电子版、影音资料，如一份文件存在多种形式，需仔细核对确认最终稿；

2.3.5 备注，指该材料在后续整卷及制卷中需要特殊注意的事项，如是否原件需要归还当事人、是否需要特殊打印或彩色打印、是否存在其他不宜入卷情形。

2.4 整理者应根据案件档案整理表，对阅卷材料进行初步分类筛选：

2.4.1 剔除重复文件（包括纸质版与电子版的重复），对于同一标题文件，需要注意鉴别是否是同一版本，注意保留最终版本文件；

2.4.2 纸质材料，应初步分类是否属于入卷材料，如遇原件，原则上应复印后入卷，原件归还客户；

2.4.3 电子材料，如原各律师文件夹设置不同，应由整理者重新安排文件夹存放；除核对文件名外，应逐个打开确认文件内容与文件名一致，如文件名不符合本团队命名规范，应予以修改调整。

3 整卷

3.1 整卷是制定案卷目录，并将入卷材料按顺序排列，确定卷宗内容的过程，是整理案卷最核心的部分。

3.2 诉讼案件结案卷宗，基本按以下模块顺序排列：结案报告-终审裁判文书-我方律师工作文件-对方文件-原审材料-其他材料。各模块内容，一般按类别依时间正序排列（如多份工作报告，按出具时间顺序排列）。具体如下：

3.2.1 律师结案报告，详尽回顾描述案件办理过程及案件结果评析。

3.2.2 案件终审裁判文书/律师工作所涉所有裁判文书。如出现多份裁判文书，建议采取按时间顺序排列，如非因本团队工作形成之裁判文书，不列入此部分。

3.2.3 律师工作文件。此部分一般按照律师工作前后顺序或文件重要程度排列，包括案件前期分析意见、诉讼法律文书、案件诉讼图表、日常工作报告、工作往来函件及其他材料。此部分最终顺序，由出庭律师根据案件情况确定。

3.2.4 我方本次诉讼程序或本诉讼阶段所涉证据，包括证据目录及证据文件。

3.2.5 对方本次诉讼程序或本诉讼阶段主要文件，包括对方主要法律意见、对方主要证据、对方诉讼中传递的其他文件等。

3.2.6 原审或其他诉讼程序材料。此部分材料为本阶段案件办理的背景材料，以便阅卷人了解案件来龙去脉。一般按各审判程序或时间倒序排列，各程序或阶段内文件参照前述本阶段文件排列顺序。

3.2.7 其他材料，包括律师授权文件、案件其他应入卷材料等。

3.3 可使用Excel中的“筛选”功能，从案件档案整理表中提取每个模块对应文件，再在模块内安排顺序。

3.4 整理案卷后的未入卷材料，按以下方式处理：

3.4.1 如属涉及客户隐私或商业秘密材料，应由主办律师与客户确认后方可入卷，不便入卷内容材料，应交还主办律师或保密义务人处理；

3.4.2 如属其他应归档资料，如律所内部讨论记录等，应以案件内档形式归档管理；

3.4.3 如属其他非保密资料，本着环保目的，将单面材料处理后重复利用纸张。

3.5 案卷所涉影音资料，如需作为卷宗一部分，应专门建立文件夹统一存放。

3.6 一般单本卷宗厚度不超过300页，如超出厚度，分卷时尽量保持模块完整。

4 制卷

4.1 制卷是将入卷材料装订制作成册的过程，是决定案卷呈现形式的重要阶段。

4.2 为制卷方便，双面打印文件原则上复印为单面文件。

4.3 对于文件上标注，尽量去除，如无法去除原则上应重新打印清洁版入卷。

4.4 入卷图表、照片等需要保留彩色状态的，应单独彩色打印，避免后期制卷过程中复印遗失颜色。对于部分异型图表，应注意入卷折叠方式。

4.5 在打印页码前，应复查全卷，避免出现错页、漏页、倒页等情况，不能夹入文件原件。复查完毕后，交由出庭律师审查，如果文件过多，由出庭律师决定如何分册装订。

4.6 应对全卷进行页码打印或编辑。如直接在PDF文件上附加页码，可利用Adobe Acrobat等PDF编辑软件的“添加页眉和页脚”功能实现。注意在“外观选项”中勾选“缩小文档以避免覆盖文档的文本和图形”。电子插入页码可位于页面中间页脚，可采用“第X页，共X页”格式。如利用打码器，页码一般置于页面右上或右下角。

4.7 根据页码编号，编制卷宗目录。

4.8 制作卷宗首页，包含案卷编号、案号、审理法院、客户名称及联系方式、代理律师、归档时间等信息。在首页下方标注保密提示。

4.9 卷宗交付复印、装订。装订注意采取书脊装订牢固的方式，便于长期保存和翻阅，封面采取精装。卷宗制作份数为客户数 1，我方及各客户各留存一套。

4.10 将全部文件电子版及需附上影音文件刻制光盘或装入空白U盘，置入成品卷宗。

5 其他

本指引仅供团队内部使用。团队成员使用本指引期间，如有任何问题、建议，应及时沟通，根据需要调整本指引内容，确保团队内部文件沟通顺畅。