讲者丨陈力勇
复旦大学硕士、高校秘书系教师，曾在上海市机关单位工作多年。
逃不掉的基本功
前面六讲中我们提了很多要求，比如要先理解工作本身，写出来的公文要能让不了解这项工作的人看懂，要列全要素找逻辑，要从上级文件中找依据，从实践工作中找事例，要积累和掌握“类型化表达”，要主打短平快。但在做到这些要求之前，有一个更基本的要求，可以说是公文写作基本功，是我们最起码要掌握的，那就是要非常熟悉各个文种的特点和写作程式，这些特点和程式要烂熟于心。下达一个写作任务，立刻就知道应该选用哪个文种，这个文种一般要写哪几个部分的内容、怎么写，格式是怎样的，有哪些注意事项，立刻就能够非常清晰地呈现在脑子里，能做到这样，才能算是写作基本功比较扎实，才能去谈进一步在写作技巧上精进，写出自己的特色和风格。
比如说像请示、报告、通知等文种，其实都有相对固定、不会出错的写作模式和基本框架。我们怎么学习、掌握呢？很简单，其实就是多去看中办国办发的成熟公文，跟最规范的案例学写作。
在实际工作中，大家很多时候会直接卡在选用文种这一步上。写公文，如果文种从一开始就直接选错了，那写得再好也是白费。这其实是一个比较普遍的难题，这就是为什么我在《公文写作十六讲》里会单拎出一章来讲“如何选用文种”。书里我们分享了五种方法。
一是根据行文目的确定文种。就是选最有利于你表达和实现行文目的的文种。比如说，如果某单位行文的目的是向上级机关汇报工作，那就必须选用“报告”，而不能用行文目的是请求上级机关给予指示、批准的“请示”。
第二个方法是根据和发文对象的关系来确定文种。比如：向上级机关行文，多用“请示”“报告”；向下级机关行文，多用“批复”“决定”“通知”；向平级单位或没有隶属关系的单位行文，一般只能选用商洽性的平行文种，比如“函”。
第三，可以根据发文机关的权限来确定文种。比如我们看《党政机关公文处理工作条例》，它里边所列出的15个文种的适用范围就告诉我们，有些文种对使用者的权限有明确的规定，不具备法定使用权限的单位不能使用。比如说，“公告”虽然属于告知性的文种，但《条例》明确规定它的适用范围是“向国内外宣布重要事项或者法定事项”。所以，现实生活中我们常常看到的报社的“征订公告”、学校的“招生公告”、商场的“开业公告”等等，其实都并不合规，因为这些单位根本不具备发布“公告”的权限。
第四，我们还可以根据公文内容的差异确定文种。比如，与会议直接有关的文种有“决议”和“纪要”。《党政机关公文处理工作条例》规定，“决议”适用于会议讨论通过的重大决策事项，“纪要”适用于记载会议主要情况和议定事项。你看，它们记的内容并不相同。所以，比较大的会议召开以后，如果要根据会议报告写文件，那一般就是用决议；一些会议召开后，只是记载一下开会的情况，那一般就用纪要。
如果这四种办法都不行，那第五个办法就是四个字：约定俗成。看看以往类似的情况，大家习惯选用哪个文种。有时候确实不大好判断，比如说，某党政机关要表彰某些集体和个人，根据《条例》规定，“决定”“通报”“命令（令）”都可以用于表彰、嘉奖，那具体选哪个，就要具体去看表彰的性质、种类、级别、公示范围、社会影响度。同时，还可以结合所在的机关、系统长期以来的文种使用习惯来定。
在选用文种的问题上，除了要学会一定的方法外，我们先了解一下各种常见的错误类型，也可以有效避免自己犯同样的错误。
常见错误有以下几种。
一是叠用文种。我们一定要明确，一篇公文只能使用一个文种，所以如果你看到一篇公文标题里出现两个文种，那一定用错了。这类错误比较常见的就是把“请示”和“报告”叠用，比如《关于什么什么的请示报告》。
第二种常见错误是滥用文种。这个我们刚刚提到过，不具备发布“公告”的主体，发布“公告”，那么这就是滥用文种。
第三种常见错误是错用文种。比如说，某区教育局向区财政局申请资金，向区住建局请示项目建设事宜，都使用了“请示”，这就属于错用文种。为什么呢？因为区教育局和区财政局、区住建局是平级的，平级机关之间行文，不能使用上行文。这种情况一般只能选用平行文“函”。
第四种常见错误是生造文种。比如说，有的单位会把“总结报告”直接标为公文的文种，有的作者甚至把“批转”“转发”也当作文种来使用，这些文种都是不存在的。再比如说你可能会看到《××市经委关于深化企业内部改革的思路》《××公司关于要求减免部分工商税的请求》，这些“思路”“请求”都属于生造文种。
消灭硬伤是底线
公文的底线应该是没有硬伤，也就是说，没有政治导向错误、没有事实或知识性错误，这两个方面通过仔细查阅资料，一般可以解决。但其实还有一个很重要的方面，就是消除语言文字应用上的硬伤，这些硬伤包括什么呢？主要是错别字和病句。
错别字理论上来说是比较容易解决的，勤查字典就可以了。但问题就出在，有时候我们可能不觉得这个字需要查。解决问题的前提，得是能发现问题。
很多输入法都有在线联想功能，有时候我们在电脑上输入一个词，最前面跳出来的可能是全网最常用错的写法，简直让人防不胜防。所以说，对错别字我们万不可掉以轻心，但凡不是完全确定，就一定要随手拿起字典、翻开《现代汉语词典》，查一查。有些不好确定的专有名词写法，我们可以参照在线版的《辞海》。
除此以外，还有一个比较大的问题是病句。我们在这里给大家讲三大类常见问题：成分残缺、搭配不当、歧义。
先说成分残缺。最典型的就是用“解决”的时候后边不跟“问题”，经常就是“解决……安全”，但“安全”没法“解决”，解决的得是“安全问题”。这就是典型的缺少中心语。
再看搭配不当。比较典型的是两面对一面，比如，……能否怎么样，决定了……。再比如，说什么什么“有宽广的内涵”。但实际上“宽广”要么指面积大、要么指范围大，或者还可以指心胸开阔、见识广博。这个词和“内涵”是没办法搭配的，我们可以说丰富的内涵。还有更高频出错的是关联词。比如现在我问大家，“不只是”搭配的关联词应该是什么？是“而是”吗？“不只是，而是”？这其实是不对的，但是这个错误出现得非常频繁。其实，“不只是”不是一种转折关系，而是递进关系，因为它不是“不是”，而是“不只是”，那就说明“还有”，所以它搭配的应该是“而且是”，或者“而且更是”。因为“不只”其实就相当于“不仅”，如果“不仅……，而且……”你会的话，那么“不只是，而且是”就很好理解了。不好判断的时候，我们要善用替换代入法，把“不只”换成“不仅”，再做判断，因为“不仅而且”的搭配深入人心，大家一般不会错。
还有一个问题其实也属于病句的范畴，那就是歧义。我在《公文写作十六讲》里讲到一个例子，就是“我们要严厉打击少数犯罪分子”。这个表述为什么说它有歧义呢？我们看，起草者的本意可能是想说犯罪分子相对于人民群众来说是“少数”，但是这句话也可以理解成“打击的只是'犯罪分子中的少数’”，这就和原意大相径庭，有违写这句话的初衷。这种把好事变坏事的表达方式也是我们格外需要注意的。
说了这么多，我们怎么解决这个问题呢？如果你的公文中总是出现不少属于病句范畴的错误，那选择一本系统讲解病句的书来学习，可能是比较好的选择。仔细读一遍，看看哪些地方容易出错，然后你平时再写作的时候，写到“解决”就会下意识地去找我后边写没写“问题”，写了“能否决定”，就能有意识地提醒自己，后边也必须有“能否”，必须是两面对两面。这样把功夫下在平时，把坑避在前头，公文中的病句就会越来越少了。
（未完待续）
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