秘书的工作说明

工作内容

 

  接待工作——日常、专门、团组

  收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件

  文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件

  时间管理——自己、上司

  会议组织——会前、会中、会后

  信息管理——存、管、取

  旅行安排——吃、住、行

  对外公关——联络（外事）、参与活动

  商务活动——营销、市场、税务、法律-----

  指派工作——上司安排

 

工作要求

 

1.     像心理学家一样善于观察和理解他人

2.     像政治家一样有灵敏的头脑

3.     像外交官一样有潇洒的风度

4.     有处理各种棘手问题的丰富经验

5.     有良好的写作能力和文字功夫

6.     熟练运用各种办公自动化设备

7.     熟识商务往来的法律、金融和税务知识

8.    迅速对文件、信息归类、整理和查询

 

秘书一天的工作

 

1、 开门前后：

a、取邮件报纸    

  b、开门，定格观看办公室（有，无）

  c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器

 

 2、常规工作：（迅速按优先顺序排列）

A、查阅日志（准备、提醒-----）

B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----）

C、聆听上司指示（笔记----）

D、接打电话、收发传真、电子邮件

E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订）

F、接待访客  

G、安排会议、约会

H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）

 

3、日志项目：（当日必完成）

A、为上司——外出，会议，会客等（准备，参与--结束）

B、为自己——外出，会议，会客等（准备，参与--结束）

 

4、新增内容：

       （立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱）

A、新加工作—— 

B、应急工作—— 

C、突发事件——

 

5、关门前后：

A、查看日志（提醒上司，自己清晰）

B、回顾当日（是否结束，加班否）

C、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机器，切断电源，保密检查，柜屉上锁，关窗关门）