Excel到底有多厉害？

最近帮朋友设计一套报表，用到了excel的一些新功能，适合处理大量数据。

应用场景大致是这样：

朋友公司有大量设备租赁业务，之前并没有购买专业的设备管理系统，所有设备的租赁台帐和回款管理是基于excel登记的。

因此，他们需要两个报表，一个是设备的台帐，要来记录资产的整体信息，还有一个明细表页，用来登记回款信息。两个产业间的关联则是通过编码，然后借助vlookup函数关联关键信息。

到这，其实都是常规的excel处理，并没有出彩之处。特殊的是设备的类别管理。因为经营的是同类型的设备，设备的品牌、规则比较固定，为了让在excel文件中录入时不因为输入疏忽出错，需要将单元格设置为下拉框选择，而且，后一列规格应该根据前一列选择的品牌来确定下拉列表的值，当然品牌和规格都是需要可以灵活再增加。

这要是在软件系统里，肯定很容易实现，当然在excel中用vba也是可以实现。但是vba终究是比较小众，不是我们今天想讨论的问题，除此之外，还可以借助excel中一个函数来解决这个问题。

excel的下拉框是用数据检验里的序列来实现，这一点相信很多小伙伴都知道。但是，序列里的下拉值通常是直接输入，或者指定到sheet中的一个区域，在sheet中维护下拉值。这样，固定的下拉值满足不了之前说的规格要根据品牌更改下拉值的需求。

为了解决这个问题，这里我们需要用到excel中的变量（或者叫做名称），然后将变量与品牌对应起来，就可以通过变量来定义包含的规格了，用快捷键crtl+f3可以维护一个excel文件的名称变量。

（为了更好理解，用汽车品牌和型号举例，我们可以用下图所示的一个sheet 定义基础数据，以后，若需要增加新的品牌和型号，只需要在这个表页修改，同时更新下名称管理器中的引用位置即可。）

接下来就是要将名称关联到数据校验的序列了，这里需要用到excel中一个非常有用的函数：INDIRECT，它是做什么的呢？标准的解释是，将一个字符串转化为一个地址引用 。有点拗口，很不理解是吧。

结合这个案例来看，现在我们的需求是：C列【型号】的下拉值要根据B列的品牌的变化而变化，在上一步骤中，我们用名称定义了每个品牌包含的型号，那现在需要做的就是，根据B列中选择的品牌，把这个品牌对应的名称作为C列数据校验里的值列表，INDIRECT函数就相当于把B列里填的值'雪铁龙'，转换成了我们之前定义的变量名称'雪铁龙'，相当于告诉数据检验功能，你要用'雪铁龙'这个名字去找系统里定位的名称，然后把这个名称下包含的明显列表显示出来。

这个函数还可以根据单元格的值，去定位到文件或者表页。比如财务数据是分月存放在不同sheet中的，那在汇总的罗列表里，如果月份填1月，就取1月这个表页的数据，类似在Excel中实现了简单的查询功能。 公式大概是这样：=INDIRECT(D2&'!F9') ，这里D2是单元格，用来输入sheet名称，后边的“!F9”字符串则是指定对应sheet 中哪个单元格的值。

因为数据量很到，表页里的数据转换成了excel中的表格存储，会定期保存到access中，也便于后续做筛选和组合查询。

总之，excel 在数据处理方面还是蛮强大的，如果再结合VBA和BI分析工具的话，更是如虎添翼了。