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初学EXCEL时，最容易在记录数据的时候给自己挖坑让自己跳下又爬不起来。其实，规范自己的操作记录方式，会给自己以后整理数据带来方便。小熙在下面给你盘点几个初学者最容易跳的坑。
1、手工添加汇总行
在实际统计整理数据时，为了让工作表呈现更多的汇总内容，有很多人会喜欢选择在表格中手工添加汇总行。就象如下图的例子，手动添加小计与总计。
看似没毛病，其实这样做，浪费时间，而且对数据的排名，排序等操作带来影响。如果在表格中添加或者删除内容，就需要重新调整表格结构，重新进行计算。
在表格中只要输入规范的数据，使用分类汇总功能，就可以快速实现按类别汇总的啦：
方法：选中所有数据，单击数据——分类汇总。分类字段选择“股室”，汇总方式选择“求和”，汇总项点选“党费”，”税费“。其它默认。
确定后，就如下图示，各汇总项全自动出现。
这样根本不会改变表格的结构，何乐而不为？
2、喜欢合并单元格
动不动就合并单元格，很多时候非常不容易或者根本无法筛选或者排序，也无法直接汇总，要汇总分析时，需要复杂的公式才能完成。
解决办法：选中合并单元格，点击“取消合并单元格”。
然后按Ctrl+G，打开定位，点击定位条件，选择“空值”。确定。
最后在单元格编辑栏里输入：=A2，然后按Ctrl+Enter。
最后结果如下：
3、同一个记录里的数据有多个属性
看看下表，是不是有点反人类了啊？
这是初学者最常见的坑，给金额加单元比如“万”，”元“等 。有时候记录起来真的方便，别人看着也还行，可是如果要统计汇总计算，就有些麻烦了。所以数据规范真的很重要的哟。
这种情况下怎么办？其实可以采用自定义格式解决。
方法：选中目标单元格，按Ctrl+1或者右键选择”设置单元格格式“。打开对话框后，单击数字——自定义，在类型里，如果是数字单位或者你想显示的数字，就输入：@”元”，@“千克”，等。
如果输入数字单位万亿等。如将数字表示成万为单位：输入：0!.0,万
4、使用空格对齐文本
在录入名单时，为了与三个字的姓名对齐，在输入两个字姓名时，将其中间敲击空格对齐。在EXCEL中，空格也是一个字符，所以 这里的“小诗”与小 诗“会被EXCEL当成不同的内容的。这也会影响最终的数据汇总查询计算的。
正确方法：选中所有姓名列数据。右键选择”设置单元格格式“，点击”对齐“，在”水平对齐“下面的下拉菜单里选择”分散对齐“
确定后，适当调整列宽，可以看到，无论怎么调整，姓名即使字数不一样，也会对齐的。
5、录入不规范日期
这是最容易犯的错啦。正确的日期格式是日期间隔用符号”/“或者”-“。如：1989-08-29或者1989/08/28，其它都是不规范的，如以下操作：
这种有两种解决办法 ：
一是用分列功能，选中这些数据后，单击数据——分列，在默认下一步时，在到达第三步时，选择日期”YMD'，单击“完成”后即可。
第二种方法是直接在单元格上使用“替换”功能。如果有小数点，将小数点替换成“/”即可。
录入 的最基本基础的数据，一定要规范，这样在以后的各项操作中，才会免却很多麻烦，也会大大提高工作效率。
下次见！！！
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