时间利用的艺术

hanyufen 发表于 2005-09-02

这是一组关于时间利用艺术与技巧的文章，相信同学们看了会有启发。同样来自亚商秘书。

时间利用中的通病

秘书办公管理不当

秘书工作要有计划，办公室管理要得当。

没有计划的秘书经常被日常的文书工作搞得晕头转向。他自己觉得很忙，其实不然。一个个不速之客，把他一天的时间搞得支离破碎，留给他的一点时间，很难干成什么大事。

如果你努力使办公室有一个良好的秩序，建立起一套切实可行的制度并坚持下去，你就会发现，你的时间并不比别人少。

秘书工作任务的延期

拖拉，就是把应该马上做的事情一贯地往后拖。

当我们在谈论任务延期这个问题时，你不应该马上怀疑自己的过去，其实当信息不够全面、条件不够成熟时，推迟决策或行动是明智的。但决不能总是把希望寄托到明天，因为明是未知的。

工作目标不明确

如果你不清楚自己的行为目标，那么，要想有效地管理你的时间是十分困难的。许多组织和单位不知道他们的使命是什么，更不要说具体的目标和任务了，而只有明确了这些目标和任务以后，每天工作起来才有责任感。

安排新的工作任务

时间评定过程能够让管理人员了解空闲时间在哪里。新的工作任务不管是来自哪里--来自项目需求也好、来自操作需求也好、来自小组需求也好，哪怕它就是一个特殊的项目也好--都能够得到很好的安排。时间评定过程的不断反复能够让员工更好的预计工作时间，真正能够按照工期完成任务。在需要的情况下，某些任务的工期可以重新规划。项目任务、操作任务和小组任务的时间预计将变的更为实际。企业的项目计划也将得到改进。在此基础之上，很多时间管理问题都能够被避免。

秘书分配工作任务要合理

时间管理流程的另外一个好处就是能够使IT管理人员的工作分配得到改进。这有助于他们帮助员工更好的完成工作任务。还有一个好处就是管理人员能够很清楚的找到适合每项工作任务的最佳人选。

从员工会议上获取更大的价值

员工会议应该定期举行，但是这些会议对时间的浪费有时会令人觉得难以置信。时间评定通常能够使这种状况得到改善。

对所有的小组任务、分配情况、起/止时间、预计工期、实际工期以及备注的随时记录可以为员工会议的准备和管理提供一个非常有效的工具。通常，要指定专人对会议内容进行记录，适当更新小组工作计划，并且在下一次会议召开之前将所有的有关材料发送到所有的与会者手中。这能够使员工们及时纠正问题，及时对工作计划进行更新，并且为接下来的会议做好准备。

已经完成的工作任务可以从主要计划当中转移出来，转移到一个独立的区域当中。计划主要是列出现在正在进行的工作任务，作为小组时间管理的工具。同时，计划还能够提供那些极为有益的已经完成的项目的详细资料。

我曾经遇到过无数次这样的情况--上级领导要求了解同小组工作成就有关的信息，或是我自己需要了解一些细节问题。出于多种多样的原因，你需要对小组的工作成就有所记录，如果没有这种记录的话，想要收集你需要的信息将会是一项要花费大量的时间的任务。最后，这样处理员工会议能够使时间的利用和知识的传递更为有效，从而使小组工作任务的完结得到极大的改善。

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时间是常数，只要运用得当，便能产生巨大的财富。为了使时间使用更趋合理，使用时间也应定期“盘点”。有些秘书工作人员经过探索，最终找到合理的运用时间的方法。

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时间管理是艺术与实践的完美结合，它的核心是你必须用最合理的时间来完成最合理的项目，达到最有效率的管理目的。

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