地铁工程档案管理至关重要
地铁新线建设和改造工程是北京市重点工程，投资大、专业多、工期紧、任务重，做好重点工程项目工程资料的管理工作，提高工程竣工资料的归档质量，是新时期地铁档案管理工作的一个重点。
北京未来轨道交通网络化运营的发展规划，是北京地铁实现发展目标难得的机遇，也是在“新地铁”的大环境中开创档案事业全新局面的良好契机。地铁新线建设和改造工程是北京市重点工程，投资大、专业多、工期紧、任务重，做好重点工程项目工程资料的管理工作，提高工程竣工资料的归档质量，是新时期地铁档案管理工作的一个重点。
地铁竣工归档关乎工程质量
完善的规章制度，需要参与工程建设的甲方乙方共同遵守，加大监督管理力度，是规章制度得以执行的举措之一。对于地铁的建设工程，涉及的建设单位部门多，监理单位、施工单位多，监管工作的实施是个苦差事，档案工作人员应不辞辛苦，监管全面，监管到位，以确保竣工资料归档质量。
———做好基建文件的监管工作。基建文件是建设单位在工程建设过程中形成的文件。作为工程甲方，应该引起足够重视，必须有专人从始至终负责抓好这项工作，随时进行跟踪归档，尤其要明确原件的保管和归属问题，杜绝为使用方便，长期将有重要价值的文件保存在个人手中的现象。
针对新线建设和改造工程，在《地铁公司工程资料管理办法》中，对前期文件的归档提出了明确要求。对消隐改造和AFC工程产生大量的招投标文件，地铁公司又及时制定了《招投标资料归档管理办法》，进一步明确了招投标文件的归档范围和归档要求，明确了各单位各部门的职责，并且及时下发到公司所属各单位及施工单位。
地铁公司改造工程涉及专业多，包括土建、通信、信号、自动售检票、供电、机电、线路、车辆等专业，有的专业公司将前期文件存放在改造办，有的专业公司将前期文件存放在设备科，甚至存放在个人手中，对前期文件的正副本保管问题及最终归属问题责任不清，工作中造成被动。地铁公司总部为此召开了改造工程专项档案工作会议，并形成会议纪要发放至各单位。会议明确了前期文件的正副本保管问题及最终归属问题，进一步明确了各部室和各专业公司的职责，再次明确前期文件必须由改造办设专人统一收集整理，此人必须明确本专业的工程资料的管理流程，尤其要明确前期文件的管理流程，明白在各个时期应该形成什么文件，这样才能做到主动而不是被动的收集资料。地铁公司在改造工程中既是建设单位又是使用单位，做好基建文件的收集整理工作更是义不容辞，这本身也是在为自己创造和积累财富。
———做好施工资料的监管工作。施工资料是施工单位在施工过程中形成的资料，必须引起施工单位的高度重视。施工资料的收集整理要与工程施工同步进行,并且如实反映工程施工的全过程和结果。施工单位必须设立专职资料员，有专人全过程的负责工程资料的收集整理，并保证专职资料员的稳定性，确保资料整理的连贯性，确保资料制作的如期完成。
———做好施工资料的归档工作。必须符合技术操作规范。首先，规范文字资料的签字盖章程序，变更的资料要及时更新，手续齐全，严禁漏签及代签，严禁擅自修改、仿造或补造，确保真实可靠，只有这样才能责任明确，具有法律追溯性；其次，资料形成过程中必须使用档案专业用笔。
做好施工资料的归档工作。必须将跟踪检查和业务指导落到实处。依据规章制度严格规范检查指导程序，从源头抓起，从始至终用规范化、标准化手段严格要求，从而加强各阶段归档工作的有序管理，确保归档资料的完整、系统、准确。
做好竣工图的监管工作。竣工图制作的真实度和质量的高低，直接影响到今后档案提供利用的准确度，竣工图与实物不符，不仅为日后工作查考埋下隐患，甚至会给单位带来巨大的经济损失。因此，竣工图必须真实反映工程建设项目的施工结果，只有监理单位和技术部门双重把关，才能保证竣工图的质量。
在施工过程中不可避免地要产生变更和洽商，而如何把全部的变更和洽商真正体现在竣工图上，是制作竣工图的重点，也是对竣工图进行检查验收的重点。首先必须保证变更和洽商的有效和完整，有时一张变更或洽商要体现在多张图纸上。
提高竣工图的质量，监理单位、施工单位、建设单位必须各尽其责，狠抓落实，并且在竣工资料的监督指导和验收中作为一项重点工作。
培养档案复合型人才
档案管理是专业性技术性很强的工作，归档质量取决于档案人员对工程专业知识的了解和对档案专业知识的掌握，取决于档案人员的鉴别能力和管理水平。加强工程资料人员及档案人员的专项培训与业务指导工作，有利于促进工程档案管理的规范化、标准化，充分发挥整体优势，全面提高公司档案管理水平。
工程档案管理工作是一项系统工程，它在工程建设中环环相扣，步步相连。为了加强对重点工程各阶段档案工作的有序管理，保证归档资料的完整、准确、系统，公司总部在工程项目开始阶段就加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训，用规范化、标准化来严格要求工程资料归档工作。我公司大部分档案人员以前没有参与重点工程全过程档案管理的机会，缺乏实践工作经验，有些摸不着头绪。为此，我们采取了一系列行之有效的办法，充分调动他们的积极性与主动性，努力培养创新意识。通过对公司专业部室、二级单位及相关单位的专兼职档案人员多次进行专题业务培训，提高他们的业务水平，通过培训，我们及时发现问题并有针对性地解决问题。另外，我们结合各二级单位档案人员所负责专业情况，为他们创造理论与实际相结合的机会，有针对性地带领他们深入施工现场，进行现场指导，使他们具备独立完成对施工单位归档工程资料的检查指导能力，使专兼职档案人员队伍覆盖到工程管理的各个层面，充分发挥他们应有的作用。
提高档案人员自身素质
过去在人们眼中，档案员等同于资料保管员，只会被动地守着库房满足借阅档案的需要。档案工作的性质决定它不可能轰轰烈烈，一向被人们认为默默无闻，要想被人们所认识，档案人员，应该是一专多能，在档案管理上是专家，在工程档案的指导上是内行。在掌握档案专业的同时，应该及时了解重点工程建设项目的计划、规模、性质、工程进展情况等，熟知各个专业的工程程序，掌握各个时期应该形成哪些工程资料，深入领会在工程资料制作中所执行文件和规程的具体含义和操作方法，超前介入，跟踪指导，积极主动和甲方、监理、施工单位进行沟通，有针对性地发现问题并解决问题。
公司对工程档案的归档范围、归档的技术要求及质量要求、分类、档号及案卷题名的编写等都提出了明确的要求，各级档案管理人员应深入领会，加大执行力度，与公司保持一致，并及时收集相关信息，提出合理化建议。
档案管理人员应该树立科学发展观，努力提高自身素质，深入领会国家及北京市有关档案工作的法律法规及管理规程，系统掌握本公司档案管理的各项规章制度、管理标准和管理办法，运用全新的管理理念、创新意识和档案管理的现代化手段，推动工程资料的收集、整理和归档工作，提高案卷质量，促进公司档案管理水平整体发展。
加大档案执法力度
贯彻依法治档原则，将工程档案管理纳入法制化管理的轨道。为加强改造工程中工程资料的监控与收集整理工作，我们对各分公司工程资料的管理工作进行了专项执法检查，宣传档案法律法规，检查各分公司对《地铁公司工程资料管理办法》的执行和落实情况，得到了各级领导的高度重视，为工程资料的收集齐全、整理规范打下了良好基础。我们针对检查中发现的问题，尤其就前期文件的归档工作召开专题会议，按照公司归档要求明确责任单位，通过加大执法检查力度，促进公司档案整体水平的发展。
“十一五”期间是我市轨道交通跨越式发展的重要时期，也是地铁公司锻造国际一流品牌的专业运营商、建设“新地铁”的关键时期。档案工作在工程档案管理中，必须重新定位角色，更新观念，提高管理水平，开创公司工程档案管理的全新局面。
（北京市地铁运营有限公司 柏利军）
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