每周一是“禅境习惯”博客的“高效&整理日”。
你收取信息有多少不同方式？电子邮箱，文字信息，语音信息，纸质文档，定期邮件，博客文章，来自不同社交网站的信息... 这份列表可以一直延续下去，你对各种信息的处理也将没完没了。这个过程无穷无尽，但它并非一定要如此令人精疲力竭或压力重重。
只需简单几步，你就能让个人信息的管理进入压力更小，更易掌控的水平。请继续往下读，你定会大有收获。
第一阶段：最少化收件箱。你必须查看信息，或接收信息的每个地方，就是一个收件箱。你有的收件箱越多，管理所有事情就越困难。请把收件箱数量，减少到自己有可能实现的最小数量。下面就是具体做法：
1. 列出你接收信息的所有方式。你最初可能会忘了一些，但当你想起新的方式，请把它们添加到列表上。这份列表应当包括数字和模拟信息 — 电脑和纸张上的内容。
2. 评估每个收件箱，看它能否给你任何价值。有时我们会持续查看某个收件箱，即使在它没有添加任何价值的情况下也一直如此。这只会带来更多需要查看的东西。你有了手机后是否还保留着寻呼机？也许那个寻呼机对你早已没有任何用处。
3. 找到合并或消除收件箱的方法。如果某件事物并未给你任何价值，请考虑从生活中把它清除。看你能否在没有它的情况下过好一周生活。对于其他收件箱，请看自己能否把多条信息流合并成一个收件箱。例如，你家里有多少地方放着接收的各种纸张？请在一个收件箱里放入所有邮件，工作纸张，学校纸张，电话笔记，打印文件，日程表格等更多物品。你有四个电子邮箱？请看自己能否把它们全都转发到一个邮箱里。还有不同的语音信箱？也请将它们转发到一个信箱中，或用网络服务把信息传送到你的电子邮箱。在工作场所，请为所有收到的纸张准备一个收件箱。你喜欢阅读大量博客？请把它们全部放进一个阅读器里，在单个文章流里查看，而非要去25个不同网站阅读。你有的收件箱越少，效果越好。若有可能，请只保留4-7个收件箱。
第二阶段：掌控收件箱。对于我的长期读者来说，这一阶段听起来相当熟悉，但我在此要重新说明：请别允许你的收件箱过满。这会制造大量积压工作，令人不堪重负。相反，请主动掌控你的所有收件箱。以下是具体做法：
1. 每天查看并处理收件箱一次。对于某些收件箱，你可能需要查看不止一次（我会每小时查看一次电子邮件），但请勿频繁过度地查看。那样只会浪费时间，侵蚀你的工作效率和真实生活。但也别少于每天查看一次，不然收件箱里的东西便会堆积起来。堆积物是我们的大敌。
2. 从上向下处理收件箱，做出快速即时的决定。请从收件箱里的顶部事项开始处理，立刻做出决定。不要跳过这个决定，将它推迟或延后。这些就是你的选择：删除，委派给他人，马上做完（假如做完那件事只需不到2分钟），或安排到晚点再处理（将它添加到待做事项列表）。无论如何都别把事项留在收件箱里。直接删除或存档。一路清理所有事项，直到收件箱全部清空。请注意：如果收件箱里有数百事项，也许把它们全都扔到一个文件夹晚点再处理，会是好做法（另外安排一两个小时单独处理），之后再开始处理新接收到的事项。
3. 重复这个过程，让收件箱保持清空状态。若你已对收件箱做过最少化清理，重复此事应当不会太难。当收件箱彻底清空时，请好好庆祝！那种感觉棒极了。请记住：不要全天都查看各种收件箱 — 请安排好固定处理时间 — 一定别用即时通知功能。
Leo Babauta（里奥·巴伯塔）
2007.04.03
联系客服
