在报表制作及经营分析工作中,经常需要对数据进行可视化处理,通常我们使用的是Excel常规图表,但图表往往独立于单元格之外,无法与单元格数据进行完美的融合。
而在单元格内进行数据可视化,如数据条、趋势线、饼图,则可以实现单元格数据与微图表的无缝衔接,实现数据与图表的一体化,从而起到报表美化和提升可视化的作用。
本文作者俆军泰,Excel畅销书《左手数据,右手图表》,银行资深研究员,「在行」行家,百度阅读认证个人作者。
1月12日晚8点,他将在TalentGuide分享《一小时从零变成 “微图表”高手》,即可报名:
以下是干货部分,高能预警!!
用条件格式可以为单元格数据设置可视化格式,如数据条、图标,是一种非常实用而简单的可视化技巧。
▼ 录入数据直接显示数据条,怎么做到的?
▼ 答案在这里:提前设置条件格式,仅显示数据条
▼ 一般用法:为一列数据添加数据条
▼学会在条件格式规则管理中设计数据条格式
在条件格式规则中可以设置数据条的颜色、边框、填充、条形方向(左对齐还是右对齐)、最小值、最大值等。
此外,对于负值的处理,10版及以上OFFICE也提供了特别的处理,在「负值和坐标轴」中进行设置即可:负值可选其它色,轴选择单元格中点值。
专业微图表制作:Sparklines
Sparklines是微软开发的单元格可视化插件,相比条件格式,它提供了无与伦比的微图表功能。具体表现在:
1、图表库极为丰富,既能做简单的条形图、折线图、柱状图、饼图,也能实现子弹图、散点图、树形图(Treemap)、热力图(Heatmap)等复杂的微图表。
2、既能对一个单元格数据进行可视化,也能对一组数据可视化,将数据的趋势(Evolution)、对比(Comparison)、构成(Composition)、分布(Distribution)图显示到一个单元格内。
▼ Sparklines作品欣赏(2)
▼ Sparklines作品欣赏(5)
▼ Sparklines的使用
Sparklines的使用非常简单,下载后将插件(Sparklines_2007.xlam)保存于本地任何位置。首先打开要制作微图表的Excel文档,然后双击打开插件,此时会看到Excel界面上方多了一个名为Sparklines的选项卡(如果有提示,点击启用宏)。
这时就可以开始制作微图表了,Sparklines本质上是一个VBA开发的宏插件,内置了很多微图表类型及相应的微图表函数。选中要生成微图表的单元格,点击任意微图表类型,跳出对应的函数参数对话框,设置必要参数即可生成微图表。
对于一列数据,只需给第一个单元格生成微图表,其它单元格使用公式复制即可自动生成。如果你已经熟练掌握各种常用微图表的函数,也可以直接在单元格内写函数。
需要注意的是,不是每一个参数都是必要的,这要根据个人的制作需求来选择性填写。对于简单的微图表,只要知道必要的参数就可以了。比如饼图,只要填写第一个参数就能生成,但如果需要设定微图表的直径大小,则需在DiameterRatio中进行设置。
如果要完成复杂的微图表制作(譬如子弹图),或者想把微图表做得更漂亮、更专业,则需要Sparklines教程和颜色代码的支持。Sparklines教程中提供了所有图表类型及其函数和参数的意义及应用示例,颜色代码表则提供了所有的颜色代码。
▼ 用Sparklines制作微饼图
▼ 用Sparklines制作数据条
▼ 用Sparklines制作柱状图
实用微图表技巧:REPT函数
相比条件格式和Sparklines,更为实用、更易于掌握的是用REPT函数制作单元格可视化。REPT是英文Repetiton(重复)的前四个字母,在函数中意义为把指定的字符重复指定次数。
▼ 先来看一个REPT作品
▼ 用REPT制作数据条(重复竖杠)
▼ 用REPT制作数据条(重复字母G)
▼ 个人总结的4种数据条制作方法
▼ 用REPT制作负值效果
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